基金会印鉴管理制度

基金会印鉴管理制度一、总则1.目的为加强基金会印鉴管理，确保印鉴使用的安全性、规范性和严肃性，维护基金会的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于基金会各类印鉴的管理与使用，包括但不限于公章、法人章、财务专用章、合同专用章等。3.管理原则印鉴管理遵循“专人负责、审批严格、使用规范、安全保管”的原则。二、印鉴的种类及用途1.公章代表基金会的法定印章，用于以基金会名义出具的各类文件、信函、证明、报表等，以及签署合同、协议等重要法律文件。2.法人章代表基金会法定代表人的个人印章，主要用于办理银行结算、支票背书等财务相关业务，以及在特定文件上作为法定代表人的签署标识。3.财务专用章专门用于基金会财务核算、资金收付等财务业务，如开具发票、支票、汇票等，是财务工作的重要印鉴。4.合同专用章用于签署各类经济合同、合作协议等具有法律效力的文件，明确基金会与外部机构或个人之间的权利义务关系。三、印鉴的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制印鉴时，由相关部门填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、刻制原因等，并经部门负责人签字确认后，报基金会秘书长审批。2.审批流程秘书长对《印鉴刻制申请表》进行审核，重点审查申请理由的合理性、必要性以及与基金会业务的关联性。审核通过后，报基金会理事长批准。3.刻制要求印鉴刻制必须选择具有资质、信誉良好的正规印章制作单位，确保印鉴的质量和安全性。刻制的印鉴应符合国家法律法规和相关行业标准，字体、规格、材质等应与规定要求一致。4.启用登记印鉴刻制完成后，由办公室负责办理启用登记手续。登记内容包括印鉴名称、启用日期、印模、保管人等信息，并将印鉴的相关资料存档备案。同时，在基金会内部发布印鉴启用通知，明确印鉴的使用范围和管理要求。四、印鉴的保管1.保管人员职责设立专门的印鉴保管岗位，指定专人负责印鉴的保管工作。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印鉴管理规定。保管人员应妥善保管印鉴，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗、损坏或擅自交予他人使用。对印鉴的使用情况进行详细登记，记录使用时间、用途、批准人、使用人等信息，定期将印鉴使用登记表交办公室存档。如发现印鉴有异常情况，应及时向办公室报告，并采取相应的措施进行处理。2.保管方式公章、法人章、财务专用章应分别存放在保险柜或专门的印章保管箱内，钥匙由保管人员专人负责保管，不得随意交予他人。合同专用章在不使用时，也应妥善保管在保险柜或专门的存放地点，确保安全。印鉴保管地点应选择安全可靠的场所，具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，以保证印鉴的完好无损。3.保管人员变更印鉴保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印鉴交接手续。交接双方应在办公室的监督下，对印鉴的数量、规格、使用情况等进行详细核对，并填写《印鉴交接登记表》，双方签字确认。交接完成后，原保管人员应将印鉴及相关资料移交给新的保管人员，并将交接情况报告办公室备案。五、印鉴的使用1.使用流程申请：使用印鉴时，使用人应填写《印鉴使用申请表》，详细注明使用印鉴的文件名称、文号、用途、使用日期、份数等信息，并签字确认。审批：一般性文件、信函等使用印鉴，由部门负责人审核签字后，报办公室主任审批。涉及重要合同、协议、财务文件等使用印鉴，需经部门负责人审核、秘书长审批后，报基金会理事长批准。如遇紧急情况，无法事先履行审批手续的，使用人应电话请示相关领导同意后先行使用印鉴，但事后必须及时补办审批手续。用印：保管人员在收到经批准的《印鉴使用申请表》后，应对申请表内容进行认真核对，确保使用事项与审批意见一致。核对无误后，方可在规定的文件或材料上加盖印鉴，并在印鉴使用登记表上记录相关信息。盖章要求：盖章时应确保印鉴清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重叠。同时，应注意印章的使用范围和位置，不得超出规定的盖章区域。2.禁止使用情况未经批准，任何部门和个人不得擅自使用基金会印鉴。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印鉴。严禁将印鉴用于与基金会业务无关的事项或违法违规活动。3.特殊情况处理如因工作需要，需携带印鉴外出使用时，必须经基金会秘书长批准，并由保管人员陪同前往。使用完毕后，应立即将印鉴带回妥善保管。若印鉴不慎丢失，保管人员应立即向办公室报告，并采取紧急措施，如登报声明作废、向公安机关报案等，同时协助相关部门进行调查处理。六、印鉴的停用与销毁1.停用条件因基金会机构变更、名称变更、业务调整等原因，导致原印鉴不再使用的，应及时办理印鉴停用手续。印鉴因磨损、损坏等原因无法正常使用的，应予以停用。2.停用程序由办公室填写《印鉴停用申请表》，详细说明印鉴停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报基金会秘书长审批。审批通过后，发布印鉴停用通知，告知基金会内部各部门及相关外部单位。3.销毁程序对于停用的印鉴，由办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印鉴销毁申请表》，注明印鉴名称、停用日期、销毁原因等，并经部门负责人、秘书长、理事长签字批准。销毁印鉴时，必须有两名以上工作人员在场监督，确保印鉴被彻底销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等，并由监督人员和销毁人员签字确认。销毁完成后，将《印鉴销毁申请表》及销毁记录存档备案，作为印鉴管理的重要资料保存。七、监督与检查1.内部监督办公室负责定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印鉴存放是否安全、使用登记是否完整、审批手续是否齐全等。基金会内部审计部门应不定期对印鉴管理情况进行审计监督，重点审查印鉴管理制度的执行情况、印鉴使用的合规性等，发现问题及时提出整改意见。2.违规处理对于违反印鉴管理制度的行为，如擅自使用印鉴、未按规定审批用印、保管不善导致印鉴丢失或损坏等，将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印鉴给基金会造成经济损失或不良影响的，违规人员