文件级安全管理制度

文件级安全管理制度一、总则（一）目的为了确保公司文件的安全性、完整性和保密性，规范文件的管理流程，防止文件信息泄露、篡改或丢失，特制定本文件级安全管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及文件的创建、使用、存储、传输、共享、销毁等环节，包括但不限于纸质文件、电子文件、邮件、数据库记录等。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护公司文件中的敏感信息，防止未经授权的访问、披露。2.完整性原则：确保文件内容在整个生命周期内不被篡改，保持其原始真实性。3.可用性原则：保证文件在需要时能够及时、准确地被授权人员获取和使用。4.合规性原则：遵守国家法律法规以及公司内部相关规定，合法管理文件。二、文件分类与标识（一）文件分类1.行政文件：包括公司规章制度、会议纪要、通知、报告等行政事务相关文件。2.业务文件：与公司具体业务活动相关的文件，如项目文档、业务合同、市场调研报告等。3.财务文件：涉及公司财务收支、预算、审计等方面的文件。4.人事文件：员工档案、考勤记录、绩效评估、培训资料等人事相关文件。5.技术文件：公司的技术研发文档、产品设计图纸、技术标准等。（二）文件标识1.对于纸质文件，在文件首页右上角加盖文件类别章，注明文件所属类别。2.电子文件以文件名前缀或后缀的方式进行标识，如“[行政]_年度工作总结报告.docx”。3.重要文件应标注密级，密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密文件表示最重要且极度敏感的信息，泄露会对公司造成重大损失；机密文件涉及重要业务信息，泄露会带来较大危害；秘密文件包含一般敏感信息，需适当保护。密级标识应在文件首页显著位置注明。三、文件创建与审批（一）创建流程1.各部门根据工作需要确定文件的创建需求，由指定人员负责起草文件内容。2.起草人应确保文件内容准确、清晰、完整，符合公司相关政策和格式要求。3.对于涉及多个部门协作的文件，起草人应与相关部门沟通协调，确保各方意见得到充分考虑。（二）审批流程1.一般文件由部门负责人审批，审批通过后即可发布。2.重要文件、涉及公司重大决策或资金使用等文件需经分管领导审批。3.绝密级文件必须经过公司最高管理层审批。4.文件审批人应认真审核文件内容，对文件的准确性、合规性和必要性负责。如发现问题应及时反馈起草人进行修改，直至审批通过。四、文件存储与保管（一）纸质文件存储1.设立专门的文件档案室，用于存放纸质文件。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.文件应按照类别、年度、月份等进行分类存放，建立清晰的索引目录，便于查找。3.定期对纸质文件进行整理和归档，清理过期或无用文件，确保档案室文件的有序性。（二）电子文件存储1.公司应建立电子文件存储服务器，划分不同的存储区域用于存放各类电子文件。2.电子文件应按照分类进行文件夹结构存储，文件名应规范统一，便于识别和管理。3.对重要电子文件应进行备份，备份方式可采用磁带备份、磁盘阵列备份或云存储备份等多种方式，确保数据的安全性和可恢复性。备份数据应定期进行检查和测试，确保备份数据的完整性。4.限制对电子文件存储服务器的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的存储区域。五、文件访问与使用（一）访问权限设置1.根据文件的密级和使用范围，为不同人员设置相应的访问权限。2.绝密文件仅限公司高层管理人员和极少数特定人员访问；机密文件仅限相关业务部门负责人及经授权的人员访问；秘密文件根据工作需要，由部门负责人确定可访问人员范围。3.对于共享文件，应明确共享范围和访问权限，确保共享文件的安全性。（二）使用规范1.授权人员在访问和使用文件时，应严格遵守文件的保密要求，不得擅自将文件内容泄露给无关人员。2.在使用电子文件时，应注意防止病毒感染和数据丢失，不得随意修改文件内容。如需对文件进行编辑，应先进行备份，编辑完成后经审核确认无误后再覆盖原文件。3.纸质文件的借阅应办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。借阅人应妥善保管文件，不得转借他人，不得在文件上随意涂改、标记。借阅期满后应及时归还文件档案室。六、文件传输与共享（一）传输安全1.公司内部文件传输应尽量通过公司内部网络进行，避免使用外部公共网络传输敏感文件。2.如需通过外部网络传输文件，应采用加密传输方式，如使用加密软件对文件进行加密后再传输。3.在接收外部文件时，应先进行病毒查杀和安全检查，确保文件的安全性。（二）文件共享1.公司内部文件共享应通过公司指定的文件共享平台进行，禁止通过个人邮箱、即时通讯工具等随意共享文件。2.在文件共享平台上共享文件时，应设置合理的共享权限，确保共享文件的安全性。3.对于共享文件的更新和维护，应由文件所有者负责，确保共享文件的及时性和准确性。七、文件保密措施（一）人员管理1.对涉及文件管理和使用的人员进行背景审查和保密培训，提高其保密意识和责任感。2.与接触重要文件的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。3.定期对员工的保密工作进行检查和评估，对违反保密规定的行为进行严肃处理。（二）物理安全1.文件档案室应安装门禁系统，限制非授权人员进入。2.对存放重要文件的场所进行监控，确保文件的安全。3.加强对办公区域的安全管理，防止文件在办公过程中丢失或被盗。（三）技术措施1.采用加密技术对敏感文件进行加密存储和传输，确保文件内容在存储和传输过程中的保密性。2.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部网络攻击导致文件信息泄露。3.定期对文件存储系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。八、文件销毁（一）销毁原则1.文件在达到保存期限或已失去使用价值后，应及时进行销毁。2.销毁文件应遵循保密原则，防止文件信息泄露。（二）销毁流程1.由文件管理部门提出文件销毁申请，填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、数量、类别、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。3.审批通过后，文件管理部门负责组织实施文件销毁工作。纸质文件可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子文件应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，确保数据无法恢复。4.文件销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息。记录应保存一定期限，以备查询。九、监督与检查（一）内部监督1.公司设立文件安全管理监督小组，定期对公司文件的管理情况进行检查。2.监督小组应检查文件的分类、标识、存储、访问、使用、传输、共享、销毁等环节是否符合本制度要求。3.对检查中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司文件安全管理情况进行审计，评估公司文件安全管理制度的有效性