产供销协调会议管理制度

产供销协调会议管理制度一、总则（一）目的为了加强公司产供销各环节之间的沟通与协调，提高工作效率，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及生产、供应、销售部门的协调会议组织、召开及相关工作的管理。（三）基本原则1.及时性原则：及时召开协调会议，确保信息及时传递，问题及时解决，避免延误生产和销售。2.准确性原则：会议传达的信息、讨论的问题及形成的决议要准确无误，避免因信息偏差导致工作失误。3.高效性原则：提高会议效率，精简会议流程，突出重点，确保会议能够切实解决实际问题，推动工作进展。4.责任明确原则：明确各部门在产供销协调中的职责，对会议决议的执行情况进行跟踪和考核，确保责任落实到人。二、会议组织（一）会议类型1.定期协调会议周会：每周[具体时间]召开，由生产部门负责人主持，供应、销售部门相关人员参加。主要总结上周工作进展，协调解决本周生产、供应、销售过程中出现的问题，安排本周工作计划。月度例会：每月[具体时间]召开，由公司分管领导主持，生产、供应、销售部门负责人及相关人员参加。全面总结当月产供销工作情况，分析存在的问题，制定下月工作计划和目标，协调解决跨部门的重大问题。2.临时协调会议根据工作需要，由相关部门提出申请，经公司领导批准后召开。主要针对产供销过程中出现的突发问题或紧急事项进行及时沟通和协调，制定解决方案，确保问题得到妥善处理。（二）会议筹备1.会议通知定期协调会议由会议主持人提前[X]天发出会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题等内容。临时协调会议由申请部门在会议召开前[X]小时发出会议通知，紧急情况下可电话通知，但需在会议结束后及时补发正式通知。2.资料准备参会人员应提前准备与会议议题相关的资料，如生产进度报表、采购订单执行情况、销售合同签订及执行情况等，以便在会议上进行汇报和讨论。会议组织者负责收集、整理会议所需的文件、资料，并提前发送给参会人员，确保参会人员对会议内容有充分的了解。（三）会议主持1.周会由生产部门负责人主持，负责引导会议讨论，把控会议节奏，确保会议围绕既定议题进行，及时解决生产过程中与供应、销售相关的问题。2.月度例会由公司分管领导主持，全面掌控会议进程，协调各部门之间的工作关系，对重大问题进行决策和部署，推动公司整体产供销工作顺利开展。3.临时协调会议根据会议主题和需要，由相关部门负责人或公司指定人员主持，迅速组织参会人员对突发问题进行分析和讨论，制定解决方案。（四）参会人员1.生产部门：生产部门负责人、各生产车间主管、生产计划员、质量控制人员等。2.供应部门：供应部门负责人、采购经理、供应商管理专员等。3.销售部门：销售部门负责人、销售经理、市场专员、客户服务人员等。4.其他相关部门：根据会议议题需要，可邀请财务部门、物流部门、技术研发部门等相关人员参加。三、会议议程（一）周会议程1.生产部门汇报上周生产任务完成情况，包括产量、质量、设备运行状况等。本周生产计划安排，存在的问题及需要供应、销售部门协调解决的事项。2.供应部门汇报上周采购订单执行情况，原材料到货情况及质量检验结果。本周采购计划，供应商合作情况，是否存在供应风险及应对措施。3.销售部门汇报上周销售合同签订及执行情况，客户反馈信息。本周销售计划，市场动态分析，需要生产部门配合的事项。4.问题讨论与协调针对生产、供应、销售过程中出现的问题进行讨论，明确责任部门和解决措施，确定完成时间节点。5.领导总结与工作安排会议主持人对本周工作进行总结，对下周工作进行安排和部署，强调工作重点和注意事项。（二）月度例会议程1.各部门工作汇报生产部门汇报当月生产任务完成情况，包括产量、质量、生产效率、设备维护等方面的工作进展，分析存在的问题及改进措施，汇报下月生产计划安排。供应部门汇报当月采购工作情况，包括采购订单执行情况、原材料库存状况、供应商管理情况等，分析供应过程中出现的问题及解决措施，汇报下月采购计划和重点工作。销售部门汇报当月销售业绩，包括销售合同签订数量、销售额、市场份额、客户开发与维护等情况，分析市场动态和销售趋势，汇报下月销售计划和营销策略。2.数据分析与讨论财务部门汇报当月产供销相关财务指标完成情况，如生产成本、销售利润、资金周转率等，进行数据分析，为各部门提供决策支持。各部门结合财务数据和工作实际，对当月产供销工作进行深入分析，查找存在的问题和差距，共同探讨解决方案和改进措施。3.跨部门问题协调针对产供销过程中出现的跨部门重大问题进行集中协调，明确问题的关键所在，各部门充分发表意见，共同制定解决方案和责任分工，确定完成时间和预期目标。4.下月工作计划与目标制定各部门根据公司整体战略目标和当月工作实际，制定下月工作计划和目标，明确工作重点和措施，确保各项工作有序推进。公司分管领导对各部门下月工作计划进行点评和指导，提出修改意见和建议，确保计划的科学性和可行性。5.领导讲话与工作部署公司领导对当月产供销工作进行全面总结，肯定成绩，指出不足，对下月工作进行总体部署，强调工作重点和方向，提出工作要求和期望。（三）临时协调会议议程1.问题提出与说明由申请部门或发现问题的部门详细介绍问题的背景、现状及影响，提供相关的数据和资料，使参会人员对问题有全面的了解。2.原因分析参会人员共同对问题产生的原因进行分析，从生产、供应、销售等不同角度查找问题的根源，以便制定针对性的解决方案。3.解决方案讨论与制定针对问题的原因，各部门提出各自的解决方案和建议，进行充分讨论和论证，综合考虑各方面因素，形成最佳解决方案。明确方案的实施步骤、责任部门和责任人，确定完成时间节点。4.决策与部署根据讨论结果，由会议主持人或公司领导进行决策，对解决方案进行最终确定，并对相关工作进行部署，要求各部门严格按照决议执行，确保问题得到及时有效的解决。四、会议记录与决议（一）会议记录1.每次会议均应安排专人负责记录，记录内容要准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、发言内容、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，电子文档应定期备份，纸质文档应妥善归档保管，以便查阅和追溯。3.会议记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确理解参会人员的发言内容，并及时记录下来。对于重要的发言和讨论要点，应进行重点标注，确保记录的准确性和完整性。（二）会议决议1.会议结束后，会议主持人应及时总结会议讨论结果，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、责任部门、责任人、完成时间节点等内容，确保决议事项能够得到有效落实。2.会议决议应以书面形式发送给参会人员和相关部门，各部门应认真组织学习，按照决议要求制定具体的工作计划和措施，确保决议事项得到贯彻执行。3.对于会议决议的执行情况，各责任部门应定期进行自查和汇报，确保决议事项按时完成。如在执行过程中遇到问题或困难，应及时向会议主持人或公司领导汇报，共同研究解决方案，确保工作顺利推进。五、会议跟踪与反馈（一）跟踪机制1.建立会议决议跟踪台账，对每次会议决议事项进行详细记录，包括决议内容、责任部门、责任人、完成时间、实际完成情况等信息。2.会议组织者负责定期对会议决议的执行情况进行跟踪检查，通过现场查看、听取汇报、查阅资料等方式，了解决议事项的进展情况，及时发现问题并督促责任部门整改。3.对于重要的会议决议，公司领导可进行不定期抽查，确保决议事项得到有效落实。（二）反馈机制1.责任部门应按照会议决议要求，定期向会议组织者反馈决议事项的执行情况，汇报工作进展、取得的成效、存在的问题及下一步工作计划等内容。2.会议组织者应及时将责任部门的反馈信息整理汇总，形成会议决议执行情况报告，提交给会议主持人和公司领导，为公司决策提供依据。3.对于会议决议执行过程中出现的问题和困难，责任部门应及时提出解决方案和建议，与相关部门进行沟通协调，共同推动问题的解决。如遇重大问题，应及时向公司领导汇报，寻求支持和指导。六、考核与奖惩（一）考核标准1.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。迟到或早退[X]分钟以上的，视为缺席。2.参会人员应认真准备会议资料，积极参与会议讨论，如实汇报工作情况，不得敷衍了事或隐瞒问题。3.各部门应严格按照会议决议要求落实工作任务，按时完成工作目标。对于未按时完成或执行不到位的，将进行相应考核。4.会议记录人员应认真做好会议记录，确保记录内容准确、完整。如因记录失误导致重要信息遗漏或错误的，将视情节轻重进行考核。（二）奖励措施1.对于在产供销协调会议中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。如积极提出合理化建议，有效解决实际问题，为公司生产经营做出突出贡献的。2.对严格执行会议决议，工作成绩显著，为公司节约成本、提高效益的部门和个人，公司将给予物质奖励或晋升机会。（三）惩罚措施1.对于无故缺席会议的人员，每次扣发绩效工资[X]元。2.对于未按要求准备会议资料或在会议中敷衍了事的人员，给予批评教育，并扣发绩效工资[X]元。3.对于未按时完成会议决议事项或执