公司档案室应急管理制度

公司档案室应急管理制度一、总则（一）目的为了有效预防、及时控制和消除公司档案室可能发生的突发事件的危害，保障档案资料的安全与完整，维护公司正常的运营秩序，特制定本应急管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室所有工作人员以及因工作需要进入档案室的相关人员。（三）基本原则1.预防为主原则强化对档案室各类风险的监测、预警和预防，建立健全风险防范机制，尽可能避免突发事件的发生。2.快速反应原则一旦发生突发事件，能够迅速启动应急响应机制，采取有效的应对措施，最大限度地降低损失和影响。3.科学处置原则依据突发事件的性质、特点和危害程度，运用科学的方法和手段，实施有效的应急处置。4.分工负责原则明确各部门和人员在应急处置中的职责，确保应急工作有序进行。二、应急组织机构及职责（一）应急指挥中心成立公司档案室应急指挥中心，由公司分管领导担任总指挥，人事总监担任副总指挥，成员包括档案室负责人、相关部门负责人等。应急指挥中心设在档案室，负责全面指挥和协调档案室突发事件的应急处置工作。（二）职责分工1.总指挥职责全面负责应急处置工作的决策和指挥。协调公司内外部资源，确保应急处置工作顺利进行。2.副总指挥职责协助总指挥开展应急处置工作，负责具体指挥和协调。收集、汇总应急处置信息，及时向总指挥报告。3.档案室负责人职责组织实施档案室的日常应急管理工作。负责突发事件现场的具体指挥和处置，组织人员进行档案资料的抢救、转移等工作。4.相关部门负责人职责按照应急指挥中心的要求，组织本部门人员参与应急处置工作。负责提供应急处置所需的物资、设备等支持。三、预防与预警（一）预防措施1.档案安全管理完善档案室的基础设施建设，确保档案存放环境符合安全要求，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。建立健全档案管理制度，严格档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节的操作流程，确保档案资料的规范管理。加强对档案室工作人员的安全培训，提高其安全意识和应急处置能力，使其熟悉档案安全知识和应急操作规程。2.风险排查与评估定期对档案室进行风险排查，重点检查档案存放情况、设施设备运行状况、消防安全等方面，及时发现并消除潜在的安全隐患。每年至少组织一次档案安全风险评估，对评估结果进行分析和总结，制定针对性的风险防控措施。（二）预警机制1.预警信息收集建立多渠道的预警信息收集机制，包括工作人员日常巡查发现的异常情况、设施设备监测系统反馈的故障信息、气象部门发布的灾害性天气预警等。档案室工作人员要密切关注各类信息，及时收集和整理，并向档案室负责人报告。2.预警分级与发布根据突发事件可能造成的危害程度、紧急程度和发展态势，将预警分为四级：Ⅰ级（特别重大）、Ⅱ级（重大）、Ⅲ级（较大）、Ⅳ级（一般），分别用红色、橙色、黄色、蓝色表示。预警信息由应急指挥中心负责发布，通过公司内部通讯系统、公告栏等方式及时通知相关人员。四、应急处置程序（一）突发事件报告1.一旦发生档案室突发事件，现场工作人员应立即向档案室负责人报告，报告内容包括事件发生的时间、地点、性质、危害程度、已采取的措施等。2.档案室负责人接到报告后，应在第一时间向应急指挥中心总指挥报告，并及时组织现场初步处置。（二）应急响应启动1.应急指挥中心总指挥接到报告后，应迅速判断事件等级，决定是否启动相应级别的应急响应。2.应急响应启动后，应急指挥中心各成员应立即赶赴现场，按照职责分工开展应急处置工作。（三）现场处置措施1.火灾事故处置发现火灾后，现场人员应立即拨打公司内部火警电话，并使用附近的灭火设备进行初期扑救。应急指挥中心组织人员疏散档案室周围人员，确保人员安全。消防人员到达后，配合消防人员进行灭火和救援工作，保护好现场，协助调查火灾原因。同时，组织人员对未受损的档案进行紧急转移和保护，尽量减少档案损失。2.盗窃事故处置发现盗窃迹象或发生盗窃事件后，现场人员应立即保护现场，不要触碰或移动现场物品。迅速通知公司保卫部门，同时报告应急指挥中心。配合保卫部门进行现场勘查和调查工作，提供相关线索和信息，协助追回被盗档案资料。3.水灾事故处置当发生水灾时，首先切断档案室的电源，防止触电事故。组织人员使用排水设备进行排水，对受水浸的档案进行抢救。将受水浸的档案转移至干燥通风的地方，进行晾晒、除湿等处理，尽量降低档案损失。对于受损严重无法修复的档案，要做好记录和标识。4.其他突发事件处置对于其他突发事件，如设备故障、网络中断等，应及时组织专业技术人员进行抢修和恢复，同时采取相应措施确保档案资料的安全和正常利用。（四）应急救援与保障1.人员救援发生突发事件时，若有人员受伤，应立即组织现场急救，并及时拨打公司内部急救电话或120急救电话，将受伤人员送往附近医院进行救治。做好受伤人员的信息登记和后续跟进工作，通知其家属。2.物资保障建立应急物资储备制度，储备必要的灭火器材、防汛物资、抢险工具、防护用品等应急物资，并定期进行检查和更新，确保物资完好可用。明确应急物资的存放地点和管理人员，保证在应急情况下能够迅速调配物资。3.通信与信息保障确保应急指挥中心与各成员、现场工作人员之间的通信畅通，配备必要的通信设备，如对讲机、手机等，并保持24小时开机。建立应急信息收集、传递、处理机制，及时掌握事件动态，为应急决策提供准确信息。（五）应急结束1.突发事件处置工作结束后，经应急指挥中心评估，确认事件得到有效控制，危害已经消除，符合应急结束条件时，由总指挥下达应急结束指令。2.应急结束后，对应急处置工作进行总结和评估，分析事件原因，总结经验教训，提出改进措施，对应急处置过程中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的进行责任追究。五、后期处置（一）善后处理1.对受损的档案资料进行清理、鉴定和修复，尽可能恢复档案的完整性和可用性。2.对因突发事件造成的设备设施损坏进行维修和更换，尽快恢复档案室的正常运行。3.做好受伤人员的后续治疗和康复工作，解决其因突发事件产生的实际困难。（二）调查与评估1.成立突发事件调查小组，对事件的起因、经过、损失、影响及应急处置过程等进行全面调查，查明原因，确定责任。2.组织相关人员对事件应急处置工作进行评估，总结经验教训，提出改进建议，形成调查报告，报送公司管理层。（三）恢复与重建1.根据事件调查结果和评估建议，制定恢复与重建计划，逐步恢复档案室的正常工作秩序和业务流程。2.对档案室的基础设施、管理制度等进行完善和优化，提高档案室的安全保障水平和应急处置能力。六、培训与演练（一）培训1.制定档案室应急培训计划，定期组织工作人员进行应急知识和技能培训。2.培训内容包括档案安全知识、突发事件应急处置程序、各类设施设备的操作使用、应急救援技能等。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、模拟演练等多种形式，确保培训效果。（二）演练1.每年至少组织一次档案室应急演练，演练内容包括火灾、盗窃、水灾等突发事件的应急处置。2.演练前制定详细的演练方案，明确演练目的、内容、步骤和参与人员的职责。