旅游公司存货管理制度

旅游公司存货管理制度一、总则1.目的为加强本旅游公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、领用、盘点等环节的操作流程，保障存货安全，提高存货使用效率，降低经营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本旅游公司总部及各分支机构涉及的各类存货管理，包括但不限于旅游用品、纪念品、办公用品、设备配件等。3.基本原则准确性原则：确保存货数量、质量、价值等信息准确无误，为公司决策提供可靠依据。安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、损坏、变质等情况发生。效益性原则：合理控制存货水平，优化存货结构，提高存货周转率，降低存货成本。责任性原则：明确各部门及人员在存货管理中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。二、存货管理职责分工1.采购部门根据公司业务需求，制定存货采购计划，选择合格供应商，签订采购合同。负责采购订单的下达、跟进及到货验收等工作，确保采购存货的质量、数量和交货期符合要求。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。2.仓库管理部门负责存货的入库、存储、保管、发放及盘点等工作，确保存货的安全和完整。对存货进行分类存放，建立存货台账，记录存货的出入库情况。定期检查存货的存储状况，及时发现并处理存货的损坏、变质等问题。配合采购部门做好到货验收工作，对不合格存货及时办理退货手续。3.使用部门根据实际业务需要，提出存货领用申请，经审批后到仓库领取存货。合理使用存货，避免浪费和闲置，提高存货使用效率。负责本部门存货的日常管理和盘点工作，及时反馈存货的使用情况和需求信息。4.财务部门负责存货的核算和账务处理，定期与仓库管理部门核对存货账目，确保账实相符。参与存货采购计划的审核，对存货采购成本进行控制和分析。监督存货管理制度的执行情况，对违反制度的行为提出处理建议。三、存货采购管理1.采购计划制定各使用部门应于每月末向采购部门提交下月存货需求计划，详细说明所需存货的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。采购部门根据各使用部门的需求计划，结合公司库存状况、业务发展趋势等因素，制定月度存货采购计划。采购计划应明确采购存货的名称、规格、数量、采购时间、预算金额等内容，并报公司领导审批。采购计划经审批后，采购部门应严格按照计划组织采购，不得擅自变更采购内容和数量。如因特殊情况需要调整采购计划，应重新履行审批手续。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，选择合格的供应商。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.采购订单下达采购部门根据审批后的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购货物的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，确保货物按时、按质、按量交付。如因供应商原因导致交货延迟或货物质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施减少公司损失。4.到货验收采购的存货到货后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同、送货单等相关文件，对存货的名称、规格、数量、质量等进行核对。对于验收合格的存货，仓库管理部门应办理入库手续，填写入库单，并将入库单及时传递给财务部门进行账务处理。对于验收不合格的存货，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，办理退货或换货手续。验收人员应认真填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、存货名称、规格、数量、质量状况、验收结果等内容。验收报告应经验收人员签字确认后存档。四、存货存储管理1.仓库规划与布局仓库管理部门应根据存货的特点、类别、流量等因素，对仓库进行合理规划和布局，划分不同的存储区域，如合格品区、不合格品区、待检区、贵重物品区等。仓库内应设置明显的标识牌，标明各存储区域的名称、存货类别、存放位置等信息，便于存货的查找和管理。仓库应保持整洁、通风、干燥，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保存货的安全存储。2.存货入库存货到货后，仓库管理部门应按照验收程序进行验收。验收合格的存货，仓库管理人员应根据存货的类别、规格、数量等信息，将其存放到相应的存储区域，并在存货台账上记录入库日期、存货名称、规格、数量、供应商等信息。对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊存货，仓库管理部门应采取特殊的存储措施，确保其安全。3.存货存储保管仓库管理人员应定期对存货进行检查和盘点，确保存货的存储状况良好，数量准确。如发现存货有损坏、变质、短缺等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。仓库应建立存货保管制度，明确存货保管人员的职责和权限，防止存货被盗、挪用等情况发生。仓库管理人员应根据存货的特性，采取适当的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保存货的质量不受影响。4.存货出库使用部门因业务需要领用存货时，应填写存货领用申请表，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后，到仓库领取存货。仓库管理人员应根据存货领用申请表，核对领用存货的名称、规格、数量等信息，确认无误后，办理出库手续，填写出库单，并将出库单及时传递给财务部门进行账务处理。对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊存货的出库，仓库管理部门应严格按照相关规定进行审批和管理，确保其安全使用。五、存货盘点管理1.盘点计划制定财务部门应会同仓库管理部门制定年度存货盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法、人员分工等内容。盘点计划应报公司领导审批后实施。盘点计划应根据公司的业务特点、存货规模、管理要求等因素进行制定，确保盘点工作的全面性、准确性和及时性。2.盘点实施仓库管理部门应在规定的盘点时间内，组织相关人员对存货进行实地盘点。盘点人员应认真核对存货的名称、规格、数量、质量等信息，确保账实相符。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，盘点人员应及时查明原因，并填写盘点差异表，注明差异的存货名称、规格、数量、原因等信息。盘点结束后，盘点人员应将盘点结果与存货台账进行核对，编制盘点报告，详细说明盘点情况、盘点结果、账实差异及处理建议等内容。盘点报告应经盘点人员签字确认后报财务部门审核。3.盘点结果处理财务部门应根据盘点报告，对盘点结果进行审核。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。对于盘盈的存货，财务部门应按照相关规定进行账务处理，增加存货账面价值，并查明盘盈原因，报公司领导审批后进行相应的处理。对于盘亏的存货，财务部门应按照相关规定进行账务处理，减少存货账面价值，并查明盘亏原因。如因责任人原因导致盘亏的，应追究责任人的责任；如因自然灾害等不可抗力因素导致盘亏的，应按照公司相关规定进行处理。六、存货核算与账务处理1.存货核算原则本旅游公司存货核算采用实际成本法，按照存货的采购成本、加工成本和其他成本确定存货的入账价值。存货采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。存货加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出。2.存货账务处理采购部门应在采购存货验收入库后，及时将采购发票等相关凭证传递给财务部门。财务部门根据采购发票、入库单等凭证，按照实际成本法进行账务处理，借记“库存商品”等科目，贷记“应付账款”等科目。使用部门领用存货时，仓库管理部门应及时开具出库单，并传递给财务部门。财务部门根据出库单，按照存货的用途进行账务处理，借记“主营业务成本”、“管理费用”等科目，贷记“库存商品”等科目。对于盘盈、盘亏的存货，财务部门应根据盘点报告进行相应的账务处理。盘盈的存货，借记“库存商品”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”等科目。盘亏的存货，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“库存商品”等科目；经批准后，根据不同原因分别借记“管理费用”、“其他应收款”、“营业外支出”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。七、存货报废与处置管理1.存货报废条件存货因损坏、变质、过期、淘汰等原因无法继续使用或销售的，可以申请报废。存货因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致损坏或灭失的，可以申请报废。2.存货报废申请与审批使用部门或仓库管理部门发现存货符合报废条件时，应填写存货报废申请表，详细说明存货的名称、规格、数量、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如照片、检验报告等。存货报废申请表应经使用部门负责人、仓库管理部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司领导审批。3.存货报废处置经公司领导批准报废的存货，仓库管理部门应及时组织清理和处置。处置方式包括出售、捐赠、报废销毁等。对于出售的报废存货，仓库管理部门应按照公司相关规定进行公开招标或询价，确定合理的出售价格