电信公司会议室管理制度

电信公司会议室管理制度一、总则1.目的为规范电信公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于电信公司内部各部门、分支机构及全体员工。3.管理原则遵循“统一管理、合理安排、高效利用、确保安全”的原则，对会议室进行规范化管理。二、会议室分类及使用权限1.会议室分类大型会议室：可容纳[X]人以上，配备先进的会议设备，适用于公司级重要会议、大型培训、对外接待等活动。中型会议室：可容纳[X][X]人，用于部门间会议、中型培训、业务讨论等。小型会议室：可容纳[X][X]人，主要供小组会议、内部沟通交流使用。视频会议室：具备视频会议功能，用于与分支机构或合作伙伴进行远程会议。2.使用权限大型会议室：由公司高层领导根据会议需求决定使用，行政部门负责协调安排。中型会议室：各部门负责人可申请使用，需提前向行政部门报备会议主题、时间、参会人数等信息。小型会议室：员工可根据工作需要自行申请使用，但需在使用前告知行政部门。视频会议室：涉及跨部门或与外部机构的视频会议，由发起部门提前向行政部门申请，行政部门负责与相关方协调安排。三、会议室预订流程1.预订申请线上申请：员工可通过公司内部办公系统的会议室预订模块，填写会议主题、时间、预计时长、参会人数等信息，并提交预订申请。线下申请：也可直接联系行政部门，以电话或邮件的方式提出预订申请。2.申请审核行政部门收到预订申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括会议室使用时间是否冲突、申请信息是否完整等。如申请信息不完整或存在时间冲突，行政部门应及时与申请人沟通，要求其补充或调整申请。3.预订确认审核通过后，行政部门将通过办公系统或邮件向申请人发送预订确认信息，告知其预订的会议室名称、时间、地点等详细信息。申请人应在收到确认信息后，仔细核对预订信息，如有疑问及时与行政部门联系。四、会议室使用规范1.使用时间会议室使用时间应严格按照预订时间执行，如需提前或延长使用时间，需提前[X]小时向行政部门提出申请，经同意后方可调整。如因特殊情况未能按时使用会议室，应提前[X]小时取消预订，否则将按照未使用处理。2.参会人员管理参会人员应按时到达会议室，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假或变更参会人员，应提前告知会议组织者。会议组织者应在会议开始前确认参会人员名单，确保会议室座位安排合理，避免出现座位空缺或拥挤现象。3.设备使用使用会议室前，参会人员应熟悉会议室的设备操作方法，如投影仪、音响、麦克风等。如有设备故障或操作问题，应及时联系行政部门安排技术人员进行维修或指导。使用过程中，应正确操作设备，避免因误操作导致设备损坏。如因个人原因造成设备损坏，应照价赔偿。会议结束后，参会人员应关闭设备电源，整理好会议资料，保持会议室整洁。4.环境卫生参会人员应自觉维护会议室的环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，会议组织者应组织参会人员清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭门窗、空调等设备。五、会议室维护与管理1.日常维护行政部门应定期对会议室进行巡查，检查设备运行情况、环境卫生状况等，及时发现并解决问题。对会议室的桌椅、门窗、墙面等设施进行定期清洁和保养，确保设施完好、整洁。2.设备维护建立会议室设备档案，记录设备的型号、购买时间、维修记录等信息。定期对会议室设备进行维护保养，如清洁、调试、更换零部件等，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.安全管理加强会议室的安全管理，配备必要的消防器材，确保消防通道畅通。对会议室的电器设备进行定期检查，防止因电气故障引发火灾等安全事故。提醒参会人员注意会议期间的安全事项，如保管好个人财物、避免在会议室追逐打闹等。六、会议室费用管理1.费用标准会议室使用费用主要包括场地租赁费用、设备使用费用等。具体费用标准如下：大型会议室：[X]元/小时中型会议室：[X]元/小时小型会议室：[X]元/小时视频会议室：[X]元/小时以上费用标准如有调整，将另行通知。2.费用结算会议室使用费用按月结算，行政部门根据每月的会议室使用记录，统计各部门的使用时长及费用，并制作费用结算清单。费用结算清单经各部门负责人签字确认后，提交财务部门进行费用核算和支付。3.费用报销各部门因工作需要使用会议室产生的费用，可按照公司的费用报销制度进行报销。报销时需提供会议室预订申请单、费用结算清单等相关凭证。七、违规处理1.未按规定预订会议室对于未按规定提前预订会议室或未经同意擅自使用会议室的行为，行政部门将予以警告，并记录在案。如因未预订会议室导致会议无法正常进行，给公司造成损失的，将追究相关责任人的责任。2.未按时使用或取消预订对于未按时使用会议室且未提前取消预订的行为，按照未使用处理，收取相应的会议室使用费用，并在公司内部进行通报批评。3.损坏会议室设备因个人原因造成会议室设备损坏的，应照价赔偿，并承担相应的维修费用。如故意损坏设备，除赔偿损失外，还将视情节轻重给予纪律处分。4.违反会议室使用规范对于违反会议室使用规