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文档简介
仓库入库票据管理制度一、总则1.目的为了加强公司仓库入库票据的管理,规范入库流程,确保物资入库信息的准确、及时、完整,保障公司资产安全,特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有仓库物资入库票据的管理,包括原材料、半成品、成品、办公用品等各类物资。3.职责分工仓库管理部门:负责入库票据的接收、审核、登记、保管及传递等工作,确保入库票据的真实性和完整性。采购部门:负责提供采购订单等相关资料,配合仓库管理部门做好入库票据的核对工作。质量检验部门:负责对入库物资进行质量检验,并出具检验报告,作为入库票据的重要依据。财务部门:负责根据入库票据进行账务处理,监督入库物资的资金流向,确保财务数据的准确无误。二、入库票据的种类及要求1.采购订单采购部门根据公司生产经营需要,与供应商签订采购合同或订单。采购订单应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货日期、交货地点等详细信息。采购订单需经采购部门负责人审核签字,并加盖公司采购专用章后生效。采购订单原件由采购部门留存,复印件交仓库管理部门作为入库依据。2.送货单供应商送货时,应随货提供送货单。送货单应注明物资的名称、规格型号、数量、供应商名称、送货日期等信息,并加盖供应商公章或业务专用章。送货单应与采购订单的物资信息一致,如存在差异,仓库管理部门应及时与采购部门沟通核实。3.质量检验报告质量检验部门对入库物资进行检验后,应出具质量检验报告。质量检验报告应明确物资的检验结果(合格/不合格)、检验项目、检验标准等信息,并加盖质量检验专用章。对于检验合格的物资,质量检验报告作为入库票据的必备附件;对于检验不合格的物资,仓库管理部门应拒绝接收,并及时通知采购部门与供应商协商处理。4.入库单仓库管理部门在接收物资时,应根据送货单、质量检验报告等相关凭证,如实填写入库单。入库单应注明物资的名称、规格型号、数量、入库日期、仓库名称、存放位置等信息,并由仓库管理人员签字确认。入库单应一式多联,分别送交采购部门、财务部门、仓库留存等。入库单的格式应统一规范,便于各部门之间的信息传递和核对。三、入库票据的流程管理1.物资到货通知采购部门在物资预计到货前,应提前通知仓库管理部门做好接收准备工作。通知内容包括物资名称、规格型号、数量、预计到货日期等。仓库管理部门收到通知后,应安排好相应的存储空间,准备好验收工具和设备,并通知质量检验部门安排检验人员。2.物资验收物资到货后,仓库管理人员应首先核对送货单与采购订单的一致性,包括物资名称、规格型号、数量等信息。如发现不一致,应及时与采购部门联系核实。质量检验部门按照规定的检验标准和方法,对物资进行质量检验。检验合格的物资,质量检验人员应在质量检验报告上签字确认;检验不合格的物资,应出具不合格报告,并注明不合格原因。仓库管理人员根据送货单、质量检验报告等凭证,对物资的数量、外观等进行验收。如发现物资存在数量短缺、损坏等问题,应及时与供应商沟通解决,并做好记录。3.入库单填写与审核验收合格的物资,仓库管理人员应及时填写入库单。入库单应按照物资的实际情况如实填写,确保信息准确无误。入库单填写完毕后,仓库管理人员应签字确认,并提交仓库主管审核。仓库主管应认真审核入库单的内容,确保入库信息的真实性、完整性和准确性。审核无误后,仓库主管在入库单上签字批准。4.入库票据传递仓库管理部门将审核后的入库单分别送交采购部门、财务部门等相关部门。采购部门收到入库单后,应与采购订单进行核对,确认物资已按要求入库。财务部门收到入库单后,应根据入库单及相关凭证进行账务处理,记录物资的入库金额、数量等信息。财务部门应定期与仓库管理部门核对入库数据,确保账实相符。5.入库票据保管仓库管理部门应妥善保管入库票据,建立入库票据台账,对入库票据的接收、审核、传递、保管等情况进行详细记录。入库票据台账应包括入库日期、物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库单编号等信息。入库票据应按照日期、类别等进行分类存放,便于查找和核对。入库票据的保存期限应符合公司档案管理规定,一般为[X]年。保存期满后,经相关部门批准,方可进行销毁处理。四、入库票据的审核要点1.采购订单审核审核采购订单是否与公司生产经营计划相符,是否经过适当的审批流程。检查采购订单的物资信息是否准确、完整,包括名称、规格型号、数量、价格、交货日期等。核对采购订单上的供应商信息是否正确,是否与公司供应商名录一致。2.送货单审核审核送货单的物资信息与采购订单是否一致,如存在差异,是否有合理的解释和说明。检查送货单上的供应商名称、公章或业务专用章是否清晰、有效。确认送货单上的数量、规格型号等信息是否与实际到货物资相符。3.质量检验报告审核审核质量检验报告的检验项目、检验标准是否符合公司要求和相关行业标准。检查质量检验报告上的检验结果是否明确,合格物资是否有检验人员签字确认,不合格物资是否注明不合格原因。核对质量检验报告的出具日期是否在物资到货后合理时间内。4.入库单审核审核入库单的填写内容是否完整、准确,包括物资名称、规格型号、数量、入库日期、仓库名称、存放位置等。检查入库单上的仓库管理人员签字是否齐全,是否经过仓库主管审核批准。核对入库单与送货单、质量检验报告等相关凭证的一致性,确保入库信息的真实性。五、入库票据的异常处理1.物资与采购订单不符如发现到货物资与采购订单不符,仓库管理人员应立即停止验收,并及时通知采购部门。采购部门应与供应商联系核实情况,查明原因。如因供应商原因导致物资与采购订单不符,采购部门应要求供应商按照采购订单要求及时补货或换货;如因采购部门自身失误导致订单错误,采购部门应及时调整采购订单,并通知仓库管理部门和相关部门。2.质量检验不合格对于质量检验不合格的物资,仓库管理部门应拒绝接收,并将不合格物资单独存放,做好标识。采购部门应及时与供应商协商处理不合格物资,如退货、换货、补货等。供应商应在规定时间内将处理结果反馈给公司。质量检验部门应对不合格物资进行分析,查找原因,提出改进措施,防止类似问题再次发生。3.入库票据丢失或损坏如发现入库票据丢失或损坏,相关责任人应及时报告仓库主管。仓库主管应组织调查,查明原因,并采取相应的补救措施。对于丢失的入库票据,如能提供其他有效证明材料(如送货单复印件、质量检验报告复印件等),经相关部门审核确认后,可作为入库依据;对于损坏的入库票据,应及时进行更换或修复,并确保入库信息的完整性。对因保管不善导致入库票据丢失或损坏的责任人,应按照公司相关规定进行处罚。六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对仓库入库票据管理情况进行审计,检查入库票据的真实性、完整性、准确性,以及入库流程的合规性。审计人员应抽取一定数量的入库票据进行详细核对,包括采购订单、送货单、质量检验报告、入库单等,与相关部门的记录进行比对,发现问题及时提出整改意见。2.定期盘点仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点,确保账实相符。盘点时,应同时核对入库票据与库存实物的一致性。盘点结束后,仓库管理部门应编制盘点报告,说明盘点情况、发现的问题及处理结果。如发现入库票据与库存实物不符,应及时查明原因,并进行调整。3.日常检查仓库主管应加强对仓库管理人员入库票据管理工作的日常检查,确保入库票据的规范填写、及时传递和妥善保管。检查内容包括入库
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