团风县档案管理制度

团风县档案管理制度一、总则（一）目的为了加强团风县档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于团风县各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。团风县档案管理工作在县委、县政府的统一领导下，实行分级负责、归口管理。2.集中统一管理原则。各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对本单位的档案实行集中统一管理。3.维护档案的完整与安全原则。采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的真实性、完整性和系统性。4.便于利用原则。档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.团风县档案局是全县档案工作的行政管理部门，负责对全县档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.各单位应根据工作需要，设立档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。档案管理机构应保持相对稳定，人员配备应满足工作需要。（二）档案局职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作的规章制度和业务标准。2.组织、指导、监督、检查全县各单位的档案工作，依法查处档案违法行为。3.负责接收、征集、整理、保管和提供利用本县重要档案资料，推进档案信息化建设。4.组织开展档案宣传、教育、培训和学术研究活动，提高全县档案人员的业务素质。（三）单位档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本单位的档案管理制度，建立健全本单位档案管理工作机制。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案资料，确保档案的完整与安全。3.对本单位形成的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作，编制检索工具，方便档案查询利用。4.按照规定向团风县档案局移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。5.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅登记等服务工作。6.负责本单位档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对所属单位的档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括：上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类公文，如请示、报告、批复、决定、会议纪要等。本单位的工作计划、总结、统计报表、财务账目等。本单位组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。本单位开展业务活动形成的合同、协议、项目文件、技术资料等。本单位的人事档案、工资档案、奖惩档案等。本单位的声像档案，如照片、录音、录像等。其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行初步审核，剔除重复、无用的材料，保证材料的质量。3.收集过程中，应注意文件材料的形成时间、来源、内容等信息的准确性，做好记录工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。各单位可根据实际情况选择合适的分类方法。例如，采用年度分类法时，可将档案按年度进行划分，每个年度内再按组织机构或问题进行细分；采用组织机构分类法时，可按本单位内部的组织机构设置进行分类，每个组织机构下再按年度或问题进行排列。2.编号对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。编号方法可根据分类情况确定，如采用“年度组织机构代码保管期限顺序号”的编号方式。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.各单位应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的安全管理。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格执行档案借阅、查阅登记制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全防范设施，如监控设备、门禁系统等。5.制定档案应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度。2.服务大局原则。档案利用应围绕本单位中心工作，为各项业务活动提供支持和服务。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便档案利用者获取档案信息。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本单位批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案内容、目的、期限等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案内容、目的、期限等，经本单位分管领导签字同意后，交档案管理部门审批。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书和工作证件，经本单位分管领导签字同意后，交档案管理部门审批。4.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，批准后，查阅、借阅人员应按照规定的时间、地点和方式查阅、借阅档案。（四）利用方式1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场提供服务，确保档案安全和完整。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.档案利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。4.因工作需要复印、复制档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经单位分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告单位分管领导。5.对电子档案的销毁，应采用安全可靠的方式进行，确保电子数据彻底删除，无法恢复。七、档案信息化建设（一）建设目标1.逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立完善的档案信息资源库，实现档案信息的共享和利用。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，形成电子档案。数字化加工应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的质量。2.档案管理系统建设建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、权限控制等功能。3.档案信息资源库建设将数字化加工后的电子档案和档案管理系统中的数据进行整合，建立档案信息资源库。档案信息资源库应具备数据存储、备份、检索、共享等功能，方便档案利用者查询和获取档案信息。