企业软件资产管理制度

企业软件资产管理制度一、总则（一）目的为了加强企业软件资产的管理，规范软件资产的采购、使用、维护、处置等行为，确保软件资产的安全、完整和有效利用，提高企业的经济效益和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内所有部门和员工在软件资产方面的相关活动，包括但不限于软件的购买、租赁、开发、使用、升级、维护、报废等。（三）基本原则1.合法性原则软件资产的管理应符合国家法律法规和相关政策的要求。2.规范性原则建立健全软件资产管理的各项流程和标准，确保管理工作的规范化、标准化。3.效益性原则合理配置软件资产，提高软件资产的使用效率，实现软件资产价值的最大化。4.安全性原则加强软件资产的安全保护，防止软件资产的泄露、损坏和非法使用。二、管理职责（一）软件资产管理部门1.负责制定和完善软件资产管理制度，并组织实施。2.负责软件资产的预算编制、采购、验收、登记、入账、调配、维护、报废等日常管理工作。3.定期对软件资产进行清查盘点，确保软件资产的账实相符。4.监督检查各部门软件资产的使用情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）使用部门1.负责本部门软件资产的日常使用和维护，确保软件资产的正常运行。2.配合软件资产管理部门做好软件资产的清查盘点工作，及时反馈软件资产的使用情况和存在的问题。3.按照规定的流程和权限使用软件资产，不得擅自转借、转让、出租、出售软件资产。（三）财务部门1.负责软件资产的财务核算，按照国家财务制度的规定，正确记录软件资产的价值和增减变动情况。2.审核软件资产的采购、报废等相关费用，确保费用支出的合理性和合规性。3.协助软件资产管理部门做好软件资产的清查盘点工作，对盘盈、盘亏的软件资产进行账务处理。（四）审计部门1.负责对软件资产的管理情况进行审计监督，检查软件资产管理制度的执行情况。2.对软件资产采购、使用、处置等环节的合规性进行审计，发现问题及时提出整改意见。三、软件资产采购管理（一）采购计划1.各部门根据业务需求，每年年底制定下一年度的软件资产采购计划，明确软件名称、版本、数量、预算等内容。2.软件资产管理部门对各部门的采购计划进行汇总审核，结合企业整体发展战略和软件资产现状，编制企业年度软件资产采购计划。3.年度软件资产采购计划经企业管理层审批后实施。（二）采购流程1.采购申请使用部门根据批准的采购计划，填写软件资产采购申请表，详细说明采购软件的名称、版本、功能需求、采购原因等信息，并提交给软件资产管理部门。2.采购审批软件资产管理部门对采购申请表进行审核，审核通过后提交给相关领导审批。审批通过后，由软件资产管理部门负责组织采购。3.采购实施软件资产管理部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，如招标、询价、单一来源采购等，进行软件采购。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和企业采购制度的要求，签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.验收软件采购到货后，使用部门和软件资产管理部门共同对软件进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、质量等方面。验收合格后，填写软件资产验收单，并办理入库手续。四、软件资产使用管理（一）使用权限1.软件资产管理部门根据软件的使用性质和安全要求，为不同用户或用户组设置相应的使用权限。2.使用人员应严格按照规定的使用权限使用软件资产，不得越权操作。如需变更使用权限，应向软件资产管理部门提出申请，经审批后进行调整。（二）使用规范1.使用人员应按照软件的使用说明书和操作手册进行操作，确保软件的正常运行。2.不得擅自修改软件的程序和数据，如需进行必要的修改和升级，应向软件资产管理部门提出申请，经审批后由专业人员进行操作。3.妥善保管软件资产的载体，如光盘、U盘等，防止丢失、损坏和被盗。如发现软件资产载体丢失或损坏，应及时向软件资产管理部门报告。（三）软件安装与卸载1.软件的安装应按照软件供应商提供的安装指南进行操作，确保安装过程的顺利进行。2.如需卸载软件，使用人员应向软件资产管理部门提出申请，经审批后由专业人员进行卸载操作。卸载后，应及时清理相关数据和文件，确保系统的安全和整洁。五、软件资产维护管理（一）维护计划1.软件资产管理部门应根据软件的使用情况和技术支持要求，制定软件资产维护计划，明确维护内容、维护周期、维护责任人等信息。2.维护计划应定期进行评估和调整，确保维护工作的有效性和及时性。（二）维护实施1.软件供应商提供的软件升级服务，软件资产管理部门应及时组织相关人员进行安装和测试，确保软件的功能和性能得到提升。2.对于软件运行过程中出现的故障和问题，使用人员应及时向软件资产管理部门报告。软件资产管理部门应及时组织技术人员进行故障排除和问题解决。3.定期对软件资产进行检查和维护，包括软件的运行环境、数据备份等方面，确保软件资产的安全和稳定运行。六、软件资产清查盘点管理（一）清查盘点计划1.软件资产管理部门应定期组织软件资产的清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点，每季度进行一次局部清查盘点。2.清查盘点计划应明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等内容。（二）清查盘点实施1.清查盘点人员应按照清查盘点计划，对软件资产进行逐一核对和清点，包括软件的名称、版本、数量、使用状态等信息。2.在清查盘点过程中，应做好记录，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写软件资产清查盘点差异表。（三）清查盘点结果处理1.软件资产管理部门根据清查盘点结果，编制软件资产清查盘点报告，说明清查盘点的基本情况、账实差异情况及原因分析、处理建议等内容。2.对于盘盈的软件资产，应及时办理入账手续；对于盘亏的软件资产，应查明原因，属于正常损耗的，经审批后进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。七、软件资产处置管理（一）处置原因软件资产出现以下情况之一的，可以进行处置：1.软件资产已超过使用期限且无法继续使用的。2.软件资产因技术更新换代等原因已被淘汰的。3.软件资产因企业业务调整等原因不再使用的。4.软件资产存在严重质量问题，无法修复或修复成本过高的。（二）处置流程1.处置申请使用部门或软件资产管理部门根据软件资产的实际情况，填写软件资产处置申请表，详细说明处置软件的名称、版本、数量、处置原因等信息，并提交给软件资产管理部门。2.处置审批软件资产管理部门对处置申请表进行审核，审核通过后提交给相关领导审批。审批通过后，由软件资产管理部门负责组织处置。3.处置实施软件资产管理部门根据处置审批结果，选择合适的处置方式，如报废、转让、捐赠等，进行软件资产处置。在处置过程中，应严格按照相关法律法规和企业处置制度的要求，办理相关手续。4.处置记录软件资产管理部门应做好软件资产处置的记录工作，包括处置时间、处置方式、处置价格等信息，确保处置过程的可追溯性。八、软件资产安全管理（一）安全策略1.建立健全软件资产安全管理制度，明确软件资产安全管理的目标、原则、措施等内容。2.制定软件资产安全策略，包括用户认证、访问控制、数据加密、安全审计等方面，确保软件资产的安全。（二）安全措施1.加强软件资产的用户认证管理，采用多种认证方式，如用户名密码、数字证书、指纹识别等，确保用户身份的真实性和合法性。2.实施访问控制策略，根据用户的角色和权限，限制对软件资产的访问，防止未经授权的访问和操作。3.对软件资产中的敏感数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。4.建立安全审计机制，对软件资产的操作行为进行审计和记录，及时发现和处理安全事件。（三）安全培训1.定期组织软件资产安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。2.培训内容包括软件资产安全管理制度、安全策略、安全措施等方面，确保员工熟悉和掌握软件资产安全管理的要求。九、监督与考核（一）监督检查1.软件资产管理部门应定期对各部门软件资产的管理情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计部门应定期对软件资产的管理情况进行审计监督，对发现的违规行为进行严肃处理。（二）考核评价1.建立软件资产考核评价机制，对各部门软件资产的管理工作进行考核评价。考核评价指标包括软件资产的采购成本、使用效率、维护情况、安全状