合同专用章管理制度

合同专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同专用章的管理，规范合同专用章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在签订各类合同、协议、文件等涉及经济往来或具有法律效力的文书时对合同专用章的使用与管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同专用章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：明确专人负责合同专用章的保管与使用，确保印章使用的安全性和规范性。3.审批备案原则：所有合同专用章的使用均需经过严格的审批流程，并进行备案登记。4.风险防控原则：通过规范印章使用流程，有效防范因印章使用不当引发的法律风险和经济损失。二、合同专用章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司因业务需要刻制合同专用章时，由行政部门统一向公安机关提出申请，并按照公安机关的要求提供相关材料。2.行政部门负责与具有合法资质的印章刻制单位签订刻章合同，明确刻章规格、材质、价格、交付时间等条款。3.合同专用章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至指定的保管人员，并办理交接手续。交接清单应详细记录印章的名称、规格、数量、启用时间等信息。（二）启用1.合同专用章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、保管人员、审批流程等事项。2.保管人员应在启用通知发布后，及时将合同专用章的印模留存归档，并在公司内部进行公示，确保全体员工知晓印章的样式及启用信息。（三）废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止合同专用章时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，办理印章废止手续。2.废止的合同专用章应及时上缴至行政部门，由行政部门统一进行封存保管，并按照相关规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，参与销毁的人员应签字确认。3.行政部门应在公司内部发布废止通知，明确废止印章的名称、废止时间等信息，确保全体员工不再使用废止印章签订合同或其他文件。三、合同专用章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责合同专用章的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司印章管理规定。2.保管人员应保持相对稳定，如因工作调动或其他原因需要更换保管人员时，应及时办理印章交接手续。交接手续应严格按照本制度规定执行，确保印章交接的准确性和安全性。（二）保管要求1.合同专用章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，实行双人双锁保管制度，确保印章的存放安全。2.保管人员应妥善保管合同专用章，不得将印章随意转借他人或带出公司办公区域使用。如因工作需要必须携带印章外出时，应经公司领导批准，并采取必要的安全防范措施。3.保管人员应定期对合同专用章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即向公司领导报告，并按照本制度规定进行处理。四、合同专用章的使用（一）使用范围合同专用章仅用于签订公司对外的各类合同、协议、文件等涉及经济往来或具有法律效力的文书。严禁将合同专用章用于任何与公司业务无关的事项。（二）使用流程1.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》（以下简称“申请表”），详细注明合同名称、合同编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、使用印章的具体内容等信息，并由承办部门负责人签字确认。2.申请表经合同承办部门负责人签字后，提交至公司相关业务分管领导进行审批。业务分管领导应根据合同内容及公司相关规定，对合同的合法性、合规性、必要性等进行审核，并签署审批意见。3.经业务分管领导审批同意后，申请表提交至合同专用章保管人员。保管人员应认真核对申请表上的各项信息，确保与合同内容一致，并在申请表上注明印章使用的具体时间、地点等信息。4.保管人员在确认申请表信息无误后，方可使用合同专用章在合同上加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。5.合同签订完成后，保管人员应及时将合同原件及申请表进行归档保存。归档文件应按照公司档案管理规定进行分类整理，以便日后查阅和使用。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即签订合同并使用合同专用章，但无法按照正常流程进行审批时，合同承办部门应通过电话、短信等方式向公司领导汇报情况，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大金额、重要业务或存在较大风险的合同，公司领导可根据实际情况组织相关部门进行专题会审，确保合同的合法性、合规性和风险可控性。在会审通过后，方可按照本制度规定的流程使用合同专用章签订合同。五、合同专用章的审批（一）审批权限1.合同金额在[X]万元以下的合同，由合同承办部门负责人审批后，即可使用合同专用章签订合同。2.合同金额在[X]万元（含）至[X]万元之间的合同，经合同承办部门负责人审批后，需提交至公司相关业务分管领导进行审批。3.合同金额在[X]万元（含）以上的合同，经合同承办部门负责人和业务分管领导审批后，还需提交至公司总经理进行审批。（二）审批内容1.审批人员应认真审查合同的合法性、合规性、必要性等内容，确保合同条款符合国家法律法规及公司相关规定，合同内容真实、准确、完整，不存在潜在的法律风险和经济损失。2.审批人员应重点关注合同的主要条款，如合同标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等，确保合同条款明确、具体，具有可操作性。3.对于涉及公司重大利益或存在较大风险的合同，审批人员应组织相关部门进行专题研究，充分听取各方面的意见和建议，确保合同决策的科学性和合理性。六、合同专用章的备案与检查（一）备案1.合同专用章保管人员应在每次使用合同专用章签订合同后，及时将合同原件及申请表复印件提交至公司行政部门进行备案登记。备案登记内容应包括合同名称、合同编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、使用印章的具体内容、审批人员等信息。2.行政部门应建立合同专用章使用备案台账，对每次印章使用情况进行详细记录，并定期对备案台账进行核对和清理，确保台账记录的准确性和完整性。（二）检查1.公司行政部门应定期对合同专用章的使用情况进行检查，检查内容包括印章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、备案登记是否及时准确等。2.行政部门应至少每季度组织一次合同专用章使用情况的专项检查，并形成检查报告提交至公司领导。检查报告应详细说明检查的基本情况、发现的问题及整改措施建议等内容。3.对于检查中发现的问题，行政部门应及时督促相关责任部门进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。如发现存在违规使用合同专用章的行为，应按照公司相关规定严肃处理，并追究相关人员的责任。七、合同专用章使用的风险防范（一）法律风险防范1.加强对合同承办人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力，确保签订的合同符合法律法规的要求。2.在签订合同前，应对对方单位的主体资格、经营范围、资信状况等进行充分调查，确保对方具备签订合同的合法资格和履约能力。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，应组织法律专业人员进行审核，确保合同条款的合法性和有效性，避免因合同条款漏洞或违法而引发的法律风险。（二）经济风险防范1.严格合同审批流程，加强对合同金额、付款方式、结算周期等关键条款的审核，确保合同的经济条款合理、可行，避免因合同条款不合理而导致公司经济损失。2.在合同履行过程中，应加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行，避免因合同履行不当而引发的经济纠纷和损失。3.建立合同风险预警机制，对可能影响合同履行的重大风险因素进行及时预警和评估，并采取相应的风险应对措施，降低合同风险对公司造成的经济损失。八、责任追究（一）违规责任1.凡违反本制度规定使用合同专用章的，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用合同专用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。（二）保管责任1.合同专用章保管人员如因保管不善导致印章遗失、被盗、损坏等情况，应立即向公司领导报告，并采取必要的措施防止损失扩大。2.保管人员因失职造成公司经济损失或其他不良影响的，公司将视情节轻重给予其批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分，并要求其承担相应的赔偿责任。九、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。如