家家悦采购管理制度

家家悦采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范家家悦集团采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、高效性，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于家家悦集团总部及下属各门店、子公司的采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、固定资产采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。质量优先原则：优先选择质量可靠、符合公司要求的产品和服务。成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门设置集团采购中心：负责制定集团采购战略、政策和标准，统筹协调集团范围内的采购活动，对重大采购项目进行决策和管理。区域采购部：根据集团采购政策和区域市场特点，负责本区域内的采购业务，包括供应商开发、采购谈判、合同签订等。门店采购组：负责门店日常商品采购工作，根据门店销售情况和库存状况，及时提出采购需求，执行采购任务。2.采购人员职责采购经理负责制定采购计划和预算，组织实施采购活动。管理采购团队，进行人员培训和绩效考核。开发和维护供应商关系，确保供应商的稳定性和供货质量。参与采购合同的谈判和签订，监督合同执行情况。采购专员根据采购计划，寻找和筛选合适的供应商，收集供应商信息。协助采购经理进行采购谈判，起草采购合同。跟进采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购数据的统计和分析，提供采购决策支持。门店采购人员了解门店商品销售动态和库存情况，及时向采购部门反馈需求信息。参与门店促销活动的商品采购策划，确保商品供应的及时性和准确性。协助供应商送货人员进行商品验收，对不合格商品及时反馈处理。三、采购流程1.采购需求计划门店采购需求：门店采购人员根据每日销售数据、库存盘点情况以及市场趋势预测，定期（每周或每月）编制采购需求计划，详细列出所需商品的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。其他部门采购需求：集团总部及各子公司其他部门如有采购需求，应填写《采购申请表》，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。采购需求汇总与审核：采购部门收到采购需求计划和申请表后，进行汇总整理。采购经理对采购需求的合理性、必要性进行审核，对于超出预算或不符合公司规定的需求，与需求部门沟通协商，提出调整建议。审核通过后的采购需求计划作为采购活动的依据。2.供应商选择与管理供应商开发：采购专员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。对于符合基本要求的供应商，采购专员填写《供应商信息登记表》，并安排实地考察。考察内容包括供应商的生产基地、质量管理体系、物流配送能力等。考察结束后，采购专员撰写考察报告，提交采购经理审核。审核通过的供应商纳入公司供应商名录。供应商评估与考核：采购部门定期（每季度或每年）对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购专员收集相关数据，填写《供应商评估表》，采购经理根据评估结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于表现不佳的供应商，发出整改通知，要求其限期改进。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门有权终止合作关系。供应商关系维护：采购人员应与供应商保持密切沟通，定期回访供应商，了解其生产经营状况和合作需求。及时向供应商反馈公司的采购政策、需求变化等信息，共同解决合作过程中出现的问题。通过良好的供应商关系维护，确保供应商的忠诚度和合作积极性。3.采购谈判与合同签订采购谈判：采购人员根据采购需求，选择合适的供应商进行谈判。谈判前，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略。谈判过程中，采购人员应明确采购商品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，争取最有利的采购条件。谈判结果应形成书面记录，由双方代表签字确认。采购合同签订：采购谈判达成一致后，采购专员起草采购合同。合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经采购经理审核后，提交至法务部门进行合法性审查。法务部门审查通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同签订后，采购专员应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。4.采购订单下达与执行采购订单下达：采购专员根据采购合同，在公司采购管理系统中下达采购订单。采购订单应明确采购商品的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。采购订单下达后，采购专员应及时将订单信息发送给供应商，确保供应商能够按时准确接收订单。采购订单跟踪：采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，采购专员应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施确保按时交货。如供应商因不可抗力等原因无法按时交货，采购专员应及时向采购经理汇报，并与需求部门协商解决方案，如调整交货时间、寻找替代供应商等。到货验收：采购商品到货前，仓库管理部门应做好收货准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。采购商品到货时，验收人员应按照采购合同和相关标准对商品的数量、规格、质量等进行验收。对于验收合格的商品，验收人员在《验收单》上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的商品，验收人员应及时填写《不合格商品报告》，注明不合格原因，采购专员负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。5.付款管理付款申请：采购合同执行完毕后，采购专员根据合同约定和实际到货情况，填写《付款申请表》，注明采购订单号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。《付款申请表》经采购经理审核签字后，提交至财务部门。付款审核：财务部门收到《付款申请表》后，对采购合同的执行情况、发票开具情况、付款条件等进行审核。审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度办理付款手续。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时通知采购部门，说明原因并要求其补充相关资料或进行整改。付款方式：公司根据与供应商的合作情况和付款政策，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于长期合作、信誉良好的供应商，可适当给予一定的付款期限；对于新合作或风险较高的供应商，应严格按照合同约定执行付款条款，确保公司资金安全。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，风险类型包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。通过收集市场信息、分析供应商数据、审查采购合同等方式，评估风险发生的可能性和影响程度。对于识别出的重大风险，应制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解商品价格波动、供求关系变化等信息。通过与供应商协商签订价格调整条款、建立战略采购联盟、优化采购计划等方式，降低市场风险对采购成本的影响。供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和筛选。与多家供应商保持合作关系，避免过度依赖单一供应商。对于重要物资的供应商，可要求其提供银行保函或其他担保措施，降低供应商违约风险。质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收环节的管理。要求供应商提供质量检验报告和合格证明文件，对采购商品进行抽检或全检。对于质量不合格的商品，严格按照合同约定进行处理，确保公司所采购商品的质量符合要求。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。在合同签订前，征求法务部门和其他相关部门的意见，避免合同纠纷。合同签订后，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、解除等事宜。付款风险应对：建立健全付款审批制度，加强对付款环节的审核和监督。严格按照采购合同约定的付款条件和方式办理付款手续，避免提前付款或逾期付款。对于长期未付款的供应商，及时与供应商沟通协商，了解原因并采取相应的措施。五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：考核采购商品的实际采购价格与预算价格的差异，评估采购成本控制效果。采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购商品的质量状况。交货期：考核供应商的实际交货时间与合同约定交货时间的符合程度，评估采购订单的执行效率。供应商满意度：通过对供应商进行问卷调查或面谈等方式，了解供应商对公司采购工作的满意度，评估供应商关系管理水平。采购效率：考核采购流程的执行时间、审批环节的效率等，评估采购工作的整体效率。2.评估方法定期评估：采购部门每月或每季度对采购绩效进行一次定期评估，收集相关数据，填写《采购绩效评估表》。数据分析：通过对采购数据的统计和分析，如采购金额、采购数量、采购频率等，评估采购绩效的变化趋势。供应商反馈：定期向供应商发放满意度调查问卷，收集供应商对公司采购工作的意见和建议，作为采购绩效评估的参考依据。3.评估结果应用绩效奖励：对于采购绩效优秀的采购人员和团队，给予相应的奖励，如奖金、晋升机会、荣誉证书等，激励采购人员提高工作绩效。绩效改进：对于采购绩效不理想的方面，分析原因，制定改进措施，明确责任人和改进期限。采购部门应跟踪改进措施的执行情况，确保采购绩效得到持续提升。决策支持：采购绩效评估结果可作为公司采购决策的参考依据，如调整采购策略、优化供应商选择、改进采购流程等。六、监督与审计1.内部监督采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购人员的工作纪律等。发现问题及时整改，并将自查情况报告给上级领导。内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购计划的制定、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购订单执行、付款管理等环节。对于审计发现的问题，内部审计部门提出审计意见和建议，要求采购部门限期整改。2.外部监督法律法规监督：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，接受政府有关部门的监督检查。如遇法律法规政策调整，