评估报告归档管理制度

评估报告归档管理制度一、总则（一）目的为规范公司评估报告的归档管理工作，确保评估报告的完整性、准确性和可追溯性，便于公司内部查阅、使用和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类评估报告的归档管理，包括但不限于绩效评估报告、项目评估报告、风险评估报告等。（三）基本原则1.集中统一原则评估报告归档工作由公司指定的部门或专人负责，实行集中统一管理，确保归档资料的一致性和系统性。2.真实完整原则归档的评估报告应真实反映评估过程和结果，资料应齐全、完整，不得遗漏或伪造。3.便于利用原则归档的评估报告应按照科学合理的分类方法进行整理，便于公司内部各级人员查阅和使用。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和公司的保密制度，确保评估报告的安全与保密。二、归档职责（一）评估报告编制部门职责1.负责按照评估计划和相关要求，及时、准确地编制评估报告。2.对评估报告进行内部审核，确保报告内容真实、准确、完整。3.在评估报告编制完成后，按照本制度的规定进行整理和初步分类，并在规定时间内移交至档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.负责制定评估报告归档管理的具体操作流程和规范。2.接收评估报告编制部门移交的评估报告，对其进行审核、登记和编号。3.按照分类标准对评估报告进行整理、装订和上架存放。4.建立评估报告档案检索系统，方便公司内部人员查阅和检索。5.定期对评估报告档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。6.负责评估报告档案的保管期限界定、鉴定销毁等工作。（三）其他部门及人员职责1.公司各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时提供与评估报告相关的资料和信息。2.公司员工因工作需要查阅评估报告档案时，应按照规定办理查阅手续。三、归档范围（一）绩效评估报告1.员工个人绩效评估报告，包括年度、季度、月度绩效评估结果、评估指标完成情况、绩效反馈面谈记录等。2.部门绩效评估报告，包括部门整体绩效评估结果、关键绩效指标完成情况分析、绩效改进计划等。（二）项目评估报告1.项目可行性研究报告，包括项目背景、目标、可行性分析、风险评估等。2.项目立项评估报告，包括项目立项申请、评估意见、立项批复等。3.项目过程评估报告，包括项目进展情况、质量控制情况、成本控制情况、风险管理情况等。4.项目验收评估报告，包括项目验收申请、验收意见、验收结论等。（三）风险评估报告1.战略风险评估报告，包括公司战略目标、风险识别、风险评估、风险应对措施等。2.市场风险评估报告，包括市场环境分析、市场竞争态势、市场风险识别、评估及应对等。3.财务风险评估报告，包括财务状况分析、财务风险识别、评估及应对等。4.运营风险评估报告，包括内部流程分析、运营风险识别、评估及应对等。5.合规风险评估报告，包括法律法规遵循情况分析、合规风险识别、评估及应对等。（四）其他评估报告根据公司实际情况，其他需要归档的评估报告，如专项工作评估报告、供应商评估报告、客户满意度评估报告等。四、归档要求（一）报告内容要求1.评估报告应按照规定的格式和内容要求编制，结构完整，逻辑清晰。2.报告内容应真实、准确、客观，数据来源可靠，分析论证充分。3.报告中涉及的相关资料、数据、图表等应齐全、完整，并具有可追溯性。（二）报告格式要求1.评估报告应采用统一的格式模板，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明评估报告的名称、编号、编制部门、编制日期等信息。3.目录应详细列出报告各章节的标题及页码。4.正文应按照评估内容的逻辑顺序进行编写，包括引言、评估目的、评估范围、评估方法、评估过程、评估结果、分析与建议等部分。5.附件应包括与评估报告相关的各类证明材料、数据表格、图表等，应与正文内容相互印证，且标注清晰、规范。（三）报告签署要求1.评估报告应由评估项目负责人、审核人、批准人等相关人员签署，并注明签署日期。2.评估报告的签署应确保签署人对报告内容的真实性、准确性和完整性负责。（四）报告装订要求1.评估报告应采用A4纸张打印，左侧装订，装订应牢固、整齐。2.报告页面应设置规范的页边距，正文内容应清晰可读，图表应清晰、准确。五、归档流程（一）编制部门整理评估报告编制完成后，编制部门应按照本制度的要求对报告进行整理，确保报告内容完整、格式规范、签署齐全。（二）移交申请编制部门填写《评估报告归档移交申请表》，详细说明评估报告的名称、编号、编制日期、归档期限等信息，并提交至档案管理部门。（三）档案管理部门审核档案管理部门收到《评估报告归档移交申请表》后，对评估报告进行审核，重点审核报告内容的完整性、格式的规范性、签署的齐全性等。如审核通过，档案管理部门在申请表上签字确认，并安排接收评估报告；如审核不通过，档案管理部门应及时反馈编制部门，要求其进行修改完善，直至审核通过。（四）移交归档编制部门按照档案管理部门的要求，将整理好的评估报告移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的评估报告进行登记和编号，并按照分类标准进行整理、装订和上架存放。六、分类与编号（一）分类标准评估报告档案按照评估类型进行分类，具体分类如下：1.绩效评估档案2.项目评估档案3.风险评估档案4.其他评估档案（二）编号规则评估报告档案的编号采用“年份+评估类型代码+顺序号”的格式，具体如下：1.年份：采用公元纪年，四位数字表示，如“2023”。2.评估类型代码：绩效评估档案代码为“J”，项目评估档案代码为“X”，风险评估档案代码为“F”，其他评估档案代码为“Q”。3.顺序号：按照档案接收的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2023年第5份绩效评估报告的编号为“2023J005”。七、保管期限与鉴定销毁（一）保管期限评估报告档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，具体如下：1.绩效评估报告档案：员工个人绩效评估报告保管期限为3年，部门绩效评估报告保管期限为5年。2.项目评估报告档案：项目可行性研究报告、立项评估报告、验收评估报告保管期限为长期，项目过程评估报告保管期限为项目结束后3年。3.风险评估报告档案：战略风险评估报告、市场风险评估报告、财务风险评估报告、运营风险评估报告、合规风险评估报告保管期限为长期。4.其他评估报告档案：根据实际情况确定保管期限，一般为3至10年。（二）鉴定销毁1.档案管理部门应定期对超过保管期限的评估报告档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应对拟销毁档案的内容、价值等进行全面审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的评估报告档案，由档案管理部门填写《评估报告档案销毁申请表》，报公司主管领导批准后进行销毁。4.销毁评估报告档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。销毁后，监销人应在《评估报告档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况报告公司主管领导。八、查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅评估报告档案时，应填写《评估报告档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及公司机密或敏感信息的评估报告档案，须经公司主管领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.申请人持经审批后的《评估报告档案查阅申请表》到档案管理部门查阅档案。2.档案管理部门工作人员应根据申请人的申请内容，提供相应的评估报告档案，并在查阅现场进行监督，确保申请人按照规定查阅档案，不得私自复印、拍照、记录或传播档案内容。3.查阅完毕后，申请人应在《评估报告档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门工作人员应及时将档案归还原位。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅评估报告档案时，应填写《评估报告档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及公司机密或敏感信息的评估报告档案，须经公司主管领导批准后方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅程序1.申请人持经审批后的《评估报告档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门工作人员应根据申请表内容，将评估报告档案原件交给申请人，并在《评估报告档案借阅登记表》上详细记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的评估报告档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照或传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。4.借阅人应在规定的归还日期前将评估报告档案归还至档案管理部门。档案管理部门工作人员应认真核对归还的档案，确认无误后在《评估报告档案借阅登记表》上签字注明归还日期。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求借阅人按照本制度的规定进行赔偿。九、保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应严格遵守国家有关档案管理的法律法规和公司的保密制度，对评估报告档案的内容严格保密。2.档案管理部门工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得泄露评估报告档案的任何信息。3.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的安全防护设施，确保档案的安全存放。4.对涉及公司机密或敏感信息的评估报告档案，应实行专人专管，严格限制查阅和借阅范围。（二）安全管理1.档案管理部门应定期对评估报告档案进行检查，确保档案的安全完整。检查内容包括档案的保管状况、借阅归还情况、保密措施落实情况等。2.加强对档案保管场所的安全