石化公司档案管理制度

石化公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强石化公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于石化公司各部门、各下属单位及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指石化公司在生产经营、行政管理、科研开发等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对公司各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，方便公司员工和相关人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门为档案管理部门，负责公司档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。2.制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。4.建立和维护公司档案数据库，实现档案信息化管理。5.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。6.组织开展档案的鉴定、销毁工作。7.提供档案查阅、借阅服务，指导公司各部门的档案管理工作。（二）各部门档案管理人员职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对本部门档案进行分类存放，妥善保管，确保档案的安全和完整。3.定期向公司档案管理部门移交本部门应归档的档案。4.协助公司档案管理部门开展档案查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务流程。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，严格遵守档案管理规定。3.档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、批复文件等。2.公司生产经营活动中形成的文件材料，包括生产计划、技术方案、质量检验报告、销售合同等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如会议纪要、工作报告、人事档案、财务报表等。4.公司科研开发活动中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、专利申请文件等。5.公司基本建设活动中形成的文件材料，如工程规划、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.公司设备采购、安装、调试、维护等过程中形成的文件材料，如设备清单、技术资料、维修记录等。7.公司对外交往活动中形成的文件材料，如合作协议、往来信函、接待记录等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、基本建设、科研开发、设备仪器、会计档案、人事档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应设置不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案的管理和利用。（二）档案存放1.按照档案的类别和编号，将档案存放在档案架上，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件材料，以及具有重大历史价值和长期利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，包括公司生产经营、行政管理、科研开发等活动中形成的重要文件材料。4.短期保管的档案保管期限为5年至15年，包括一般性的文件材料。（四）档案鉴定与销毁1.公司定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》提供的信息，及时查找档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复印。（二）借阅规定1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应向档案管理部门出具借条，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理部门应及时对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.涉及公司机密的档案，查阅或借阅时应严格按照公司保密制度的规定进行审批，并采取相应的保密措施。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等信息。2.档案检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理的效率和准确性。4.档案统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和操作。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应采用符合国家标准的格式进行存储，如PDF、TIFF等，确保电子档案的可读性和可利用性。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止电子档案丢失或损坏。4.加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。七、档案管理的监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等工作的规范程度。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案管理人员的工作情况。（二）监督检查方式1.定期检查公司每年组织一次档案管理工作的全面检查，对各部门的档案管理工作进行考核评价。2.不定期抽查档案管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行