it外包方管理制度

it外包方管理制度一、总则（一）目的为了加强公司对IT外包方的管理，规范外包服务行为，确保外包服务质量，保障公司信息系统的稳定运行和数据安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订IT外包服务合同的所有外包方，包括但不限于软件开发、系统维护、网络支持、数据处理等方面的外包商。（三）基本原则1.合法合规原则：外包方的服务行为必须符合国家法律法规和相关行业标准。2.质量保障原则：确保外包服务能够满足公司业务需求，达到规定的质量标准。3.安全保密原则：严格保护公司的商业秘密、敏感信息和数据安全。4.监督评估原则：建立有效的监督和评估机制，对外包方的服务进行定期检查和评估。二、外包方选择与准入（一）需求分析与规划1.公司各部门根据业务发展需要，提出IT外包服务需求，明确服务内容、质量要求、时间节点等。2.由相关业务部门和IT部门共同对需求进行分析和评估，制定外包服务规划。（二）供应商筛选1.通过多种渠道收集潜在外包方信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.建立外包方候选名单，对候选外包方的资质、信誉、业绩、技术能力、服务水平等进行初步调查和评估。（三）招标与谈判1.根据外包服务的规模和复杂程度，决定是否采用招标方式选择外包方。如需招标，应制定详细的招标文件，明确招标要求和评标标准。2.组织开标、评标会议，按照评标标准对投标方进行评审，确定中标候选人。3.与中标候选人进行谈判，进一步明确服务合同条款，包括服务内容、价格、付款方式、服务期限、质量保证、违约责任等。（四）合同签订1.根据谈判结果，起草并签订IT外包服务合同。合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、清晰、完整。2.合同签订前，由法务部门对合同进行审核，确保合同符合法律法规要求。（五）准入管理1.外包方签订合同后，需提交相关资料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等，进行备案。2.公司建立外包方档案，记录外包方的基本信息、服务合同、服务记录、评估结果等。3.对外包方进行定期复查，如发现外包方存在不符合准入条件的情况，及时终止合作。三、服务过程管理（一）项目启动1.外包方应在合同签订后[X]个工作日内制定详细的项目实施方案，报公司相关部门审核。2.公司组织召开项目启动会议，明确项目目标、任务分工、时间进度、沟通机制等，确保外包方和公司相关人员对项目要求达成共识。（二）人员管理1.外包方应指定项目负责人，并向公司报备项目团队成员名单。项目负责人应具备丰富的项目管理经验和专业知识，能够有效协调项目各方资源。2.外包方项目团队成员如有变动，应提前[X]个工作日通知公司，并说明变动原因及替代人员情况。替代人员应具备与原人员相当的资质和能力。3.公司有权对外包方项目团队成员进行考核，如发现成员不称职或违反公司规定，有权要求外包方更换人员。（三）沟通协调1.建立定期沟通机制，外包方每周向公司提交项目周报，每月提交项目月报，汇报项目进展情况、存在问题及解决方案。2.公司定期组织召开项目沟通会议，与外包方共同讨论项目进展、协调解决问题、部署下一阶段工作。3.对于项目中出现的紧急问题或重大事项，外包方应及时向公司汇报，公司相关部门应及时给予指导和支持。（四）质量控制1.公司制定外包服务质量标准和验收规范，明确服务内容、质量要求、验收流程等。2.外包方应按照质量标准和验收规范开展服务工作，建立质量控制体系，对服务过程进行全程监控和检验。3.公司定期对外包服务进行质量检查，可采用现场检查、文档审查、测试验证等方式，发现问题及时要求外包方整改。4.外包服务完成后，外包方应提交验收申请，公司按照验收规范组织验收。验收合格后，双方签署验收报告；验收不合格的，外包方应限期整改，直至验收合格。（五）变更管理1.如因业务发展、技术更新等原因需要变更外包服务内容或要求，公司应提前[X]个工作日通知外包方，并与外包方协商变更事宜。2.外包方应根据变更要求，制定详细的变更方案，报公司审核。变更方案应包括变更内容、实施计划、风险评估及应对措施等。3.变更方案经公司批准后，外包方应按照变更方案组织实施，并及时向公司汇报变更进展情况。4.变更实施完成后，公司应组织对变更结果进行评估和验收，确保变更后的服务符合要求。（六）风险管理1.外包方应识别服务过程中可能存在的风险，如技术风险、安全风险、人员风险、合同风险等，并制定相应的风险应对措施。2.公司定期对外包服务进行风险评估，及时发现潜在风险，并与外包方共同商讨应对策略。3.对于可能影响公司业务正常运行的重大风险，外包方应及时采取措施进行控制和化解，并向公司报告。四、安全与保密管理（一）安全管理1.外包方应建立健全安全管理制度，加强对服务过程中涉及的信息系统、网络设备、数据存储等的安全管理。2.外包方应采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保障公司信息系统的安全稳定运行。3.外包方应对服务人员进行安全培训，提高安全意识，规范操作行为，防止因人员失误导致安全事故。4.如发生安全事故，外包方应立即采取应急措施，及时报告公司，并配合公司进行事故调查和处理。（二）保密管理1.外包方应与公司签订保密协议，明确保密范围、保密期限、保密责任等。保密协议应符合法律法规要求。2.外包方应对公司的商业秘密、敏感信息和数据严格保密，不得泄露给任何第三方。3.外包方在服务过程中涉及公司机密信息的，应采取加密存储、专人管理等措施，确保信息安全。4.外包方服务结束后，应将涉及公司机密的资料和信息全部归还公司，并销毁相关备份。五、监督与评估（一）监督机制1.公司建立外包服务监督小组，定期对外包方的服务进行检查和监督。监督小组由公司相关部门人员组成，包括业务部门、IT部门、法务部门等。2.监督小组可通过现场检查、文档审查、数据统计分析、用户反馈等方式，对外包方的服务质量、进度、安全保密等方面进行全面监督。3.对于监督过程中发现的问题，监督小组应及时向外包方发出整改通知，要求外包方限期整改，并跟踪整改情况。（二）评估指标与方法1.制定外包服务评估指标体系，包括服务质量、服务效率、安全保密、客户满意度等方面的指标。2.采用定性与定量相结合的评估方法，定期对外包方的服务进行评估。评估方式可包括问卷调查、现场评估、数据分析、专家评审等。3.根据评估结果，对外包方进行排名，作为后续合作决策的重要依据。（三）评估周期与结果应用1.每季度对外包方的服务进行一次全面评估，每年进行一次综合评估。2.评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的外包方，公司可给予一定的奖励，如续签合同优先考虑、增加服务项目等；对于评估结果为不合格的外包方，公司可采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施。3.公司将评估结果反馈给外包方，与外包方共同分析存在的问题，制定改进措施，帮助外包方提高服务水平。六、费用管理（一）费用预算1.公司根据外包服务需求和合同约定，制定外包服务费用预算。费用预算应包括服务费用、项目管理费用、培训费用、差旅费等各项支出。2.费用预算经公司相关部门审核和领导批准后执行。（二）费用支付1.外包方按照合同约定提交服务费用申请，公司相关部门对申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理费用支付手续。2.费用支付应严格按照合同约定的付款方式和时间节点进行，不得提前或逾期支付。3.如外包方提供的服务不符合合同要求，公司有权扣除相应的服务费用，并要求外包方承担违约责任。（三）费用结算1.外包服务结束后，外包方应提交费用结算报告，公司相关部门对结算报告进行审核。2.审核通过后，双方按照合同约定进行费用结算。费用结算完成后，公司应向外包方出具费用结算清单。七、合同管理（一）合同签订1.按照本制度第二章“外包方选择与准入”的规定，组织签订IT外包服务合同。2.合同签订前，应确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，明确双方的权利和义务。（二）合同执行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.公司相关部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更1.如因业务需要变更合同内容，应按照本制度第三章“服务过程管理”中“变更管理”的规定办理。2.