矿业企业采购管理制度

矿业企业采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范矿业企业采购管理流程，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，保障企业生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高企业经济效益。2.适用范围本制度适用于矿业企业总部及所属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于设备采购、原材料采购、办公用品采购等。3.基本原则合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和企业内部规章制度。效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门设置设立独立的采购部门，负责企业采购活动的组织与实施。采购部门应根据企业规模和业务需求，合理设置岗位，明确各岗位的职责和权限。2.采购部门职责制定采购计划：根据企业生产经营计划，制定年度、季度和月度采购计划。供应商管理：建立供应商档案，对供应商进行评估、选择和管理。采购执行：按照采购计划和采购流程，组织实施采购活动，签订采购合同。采购合同管理：跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。采购成本控制：通过谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，保障采购活动的顺利进行。3.其他部门职责需求部门：提出采购需求，提供技术规格和质量要求，参与采购过程中的技术谈判和验收工作。财务部门：负责采购资金的预算、支付和核算，对采购成本进行审核和监督。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购过程的合规性和采购效益。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据企业实际情况，对采购需求进行审批，批准后的《采购申请表》交采购部门。2.采购计划制定采购部门接到经审批的《采购申请表》后，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划报采购部门负责人审核。采购部门负责人对采购计划的合理性、可行性进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批后的采购计划交采购人员组织实施。3.供应商选择与管理采购人员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作情况等。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰，并停止与其合作。4.采购实施采购人员根据采购计划和供应商选择情况，向选定的供应商发送《采购询价单》，询价单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格要求等内容。供应商收到《采购询价单》后，在规定时间内报价。采购人员对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。采购人员与供应商进行谈判，谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等。谈判达成一致后，签订《采购合同》。采购合同签订后，采购人员应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。5.采购验收采购物资到货前，采购人员应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。采购物资到货后，需求部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。验收合格的物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、换货、补货等。6.采购付款采购物资验收合格且发票收到后，采购人员填写《付款申请单》，注明采购合同编号、物资名称、规格、型号、数量、金额、付款方式等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门对采购合同的执行情况、发票的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批后的《付款申请单》交财务部门办理付款手续。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。四、采购方式1.招标采购适用范围：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购需求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过企业内部网站、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，公布投标人的投标报价、技术方案等内容。评标：组建评标委员会，对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人按照中标通知书的要求，与采购部门签订采购合同。2.询价采购适用范围：适用于金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目。询价程序：选择供应商：采购人员根据采购需求，选择若干家潜在供应商。发送询价单：向选定的供应商发送《采购询价单》，要求供应商在规定时间内报价。比较报价：对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理的供应商进行谈判。谈判签约：与选定的供应商进行谈判，达成一致后签订《采购合同》。3.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评标标准等内容。邀请供应商：通过发布谈判公告、邀请招标等方式，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其报价进行澄清、说明或者提供补充材料。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同：成交供应商按照成交通知书的要求，与采购部门签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购程序：提出申请：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、规格、型号、数量、金额、采购理由等内容，并提交部门负责人审核。审核批准：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据企业实际情况，对单一来源采购申请进行审批，批准后的《单一来源采购申请表》交采购部门。谈判签约：采购部门与单一供应商进行谈判，达成一致后签订《采购合同》。五、采购合同管理1.合同签订采购人员应在谈判达成一致后，及时签订《采购合同》。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。2.合同执行采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货情况等信息。如发现供应商存在违约行为，采购人员应及时与供应商沟通，协商解决办法，如要求供应商承担违约责任、采取补救措施等。3.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同，采购人员应填写《采购合同变更申请表》，说明变更的原因、内容、对合同价格、交货期等的影响，并提交部门负责人审核。部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批后的《采购合同变更申请表》交采购人员与供应商协商签订补充协议。4.合同终止采购合同履行完毕，采购人员应及时办理合同终止手续。如因供应商违约或其他原因导致合同提前终止，采购人员应按照合同约定，追究供应商的违约责任，并办理相关手续。六、采购成本控制1.成本预算采购部门应根据采购计划，制定采购成本预算。采购成本预算应包括采购物资的价格、运输费用、保险费用、税费等内容。采购成本预算报采购部门负责人审核。采购部门负责人对采购成本预算的合理性、可行性进行审核，审核通过后报分管领导审批。2.成本分析采购人员应定期对采购成本进行分析，比较实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。采购部门应根据成本分析结果，制定改进措施，降低采购成本。3.成本控制措施通过招标、询价、竞争性谈判等采购方式，选择价格合理、质量可靠的供应商，降低采购价格。优化采购批量，降低采购成本。加强采购过程管理，减少采购环节的浪费和损失。与供应商建立长期合作关系，争取更优惠的采购价格和条件。七、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等。2.风险评估采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。3.风险应对针对不同类型的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。风险应对措施应明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。八、监督与考核1.内部监督审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购过程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，提出整改意见，并跟踪整改情况。2