矿业公司档案管理制度

矿业公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强矿业公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于矿业公司总部及所属各部门、各分支机构、各项目部等。（三）档案定义本制度所称档案是指矿业公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对公司各类档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立健全档案管理制度，优化档案管理流程，提高档案管理效率，方便公司各部门和人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和协调公司档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部门综合管理部门是公司档案管理的职能部门，负责档案管理的具体工作，其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门、各分支机构、各项目部的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案的安全保管。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、规范化和科学化。6.负责公司档案的编研工作，开发利用档案信息资源，为公司领导决策和各项工作提供服务。（三）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和及时移交。档案管理人员应接受综合管理部门的业务指导和培训，严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、合同协议等。2.公司生产、经营、管理活动中形成的各类文件材料，包括生产计划、技术方案、质量报告、安全记录、财务报表、人事档案、合同协议、会议纪要、工作报告等。3.公司科研、技术创新活动中形成的各类文件材料，包括科研项目立项报告、研究成果报告、技术专利、技术标准等。4.公司基本建设、固定资产投资活动中形成的各类文件材料，包括项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、工程合同、工程竣工验收文件等。5.公司对外宣传、文化建设活动中形成的各类文件材料，包括宣传资料、画册、影像资料、企业文化建设方案等。6.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括工作总结、业务报告、获奖证书、培训记录等。7.其他对公司具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的文件材料，并进行分类整理。2.对于重要文件材料，应实行双套制管理，即同时保存纸质文件和电子文件。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时进行登记、签收，并按照档案管理要求进行整理和保管。4.对于公司内部文件，如部门之间的往来文件、会议文件等，应按照文件的形成时间和内容进行分类整理，确保文件的系统性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、科研项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目，再根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目和三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023行政管理001”表示2023年形成的行政管理类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于不宜装订的档案，如幅面过大的图纸、照片等，应采用卷盒、卷夹等方式进行保管。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案柜等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指对公司在一定时期内具有重要查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指对公司在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案是否对公司的生产、经营、管理等工作具有查考利用价值。3.档案是否具备保存价值的其他因素，如文件的来源、形式、载体等。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案进行逐份审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，确定档案的保管期限和销毁范围。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、数量、重要程度等因素，对档案进行综合分析和鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经公司主管领导审批后，由综合管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准。2.公司外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有效身份证件，填写档案查阅申请表，经公司综合管理部门负责人审核，公司主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应有公司档案管理人员在场陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容。2.所在部门负责人或综合管理部门负责人对查阅申请表进行审核签字。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准。4.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅档案名称、编号、查阅内容、归还日期等内容。5.查阅人员查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需摘抄、复制、拍照档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。6.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记上签字确认。（三）利用服务1.综合管理部门应积极主动地为公司各部门和人员提供档案查阅和利用服务，及时、准确地提供所需档案信息。2.根据公司工作需要，综合管理部门可对档案进行整理、编研，形成专题资料，为公司领导决策和各项工作提供参考依据。3.加强与公司各部门的沟通与协作，了解公司档案利用需求，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案的统计与移交（一）统计1.综合管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门和公司领导报告。2.档案统计报表应真实、准确、完整，统计数据应与档案实际情况相符。统计报表应按照规定的格式和时间要求报送，不得迟报、漏报、虚报。（二）移交1.公司所属各部门、各分支机构、各项目部应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并向综合管理部门移交。移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、数量、保管期限等内容。2.综合管理部门对接收的档案进行核对、清点，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章，并将档案移交清单归档保存。3.公司因机构调整、人员变动等原因，需要对档案进行移交时，应按照档案管理规定办理档案移交手续，确保档案的完整、准确和安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司各类档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能。3.信息安全管理：加强档案信息化系统的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制、防火墙等安全措施，