航海图书资料管理制度

航海图书资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司航海图书资料的管理，确保航海图书资料的完整性、准确性和及时性，满足公司航海业务的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及航海业务的部门、船舶及相关人员。（三）管理原则1.统一管理原则：公司设立专门的航海图书资料管理部门，对航海图书资料进行集中统一管理。2.分类管理原则：根据航海图书资料的性质、用途等进行分类，便于管理和查找。3.动态更新原则：及时跟踪航海图书资料的更新情况，确保资料的时效性。4.安全保密原则：加强航海图书资料的安全保密措施，防止资料泄露。二、管理职责（一）航海图书资料管理部门职责1.负责制定和完善航海图书资料管理制度。2.负责航海图书资料的采购、验收、登记、分类、编目、上架、保管、借阅、归还、销毁等工作。3.负责航海图书资料的数字化管理，建立电子数据库。4.负责与外部航海图书资料供应商的联系与沟通，及时获取最新资料。5.定期对航海图书资料的管理情况进行检查和评估，提出改进建议。（二）使用部门职责1.根据工作需要，及时向航海图书资料管理部门提出借阅申请。2.负责本部门航海图书资料的使用和保管，确保资料的安全和完整。3.定期将本部门使用的航海图书资料归还航海图书资料管理部门。4.配合航海图书资料管理部门做好资料的盘点和清查工作。（三）船舶职责1.船舶应配备必要的航海图书资料，并指定专人负责管理。2.船舶人员应正确使用和保管航海图书资料，不得擅自涂改、损坏或丢失。3.船舶在航行过程中，应及时更新航海图书资料，确保资料的时效性。4.船舶完成航行任务后，应将航海图书资料整理归位，并向航海图书资料管理部门报告资料的使用情况。三、航海图书资料的采购与验收（一）采购计划1.航海图书资料管理部门应根据公司航海业务的发展需求、船舶配备标准以及航海图书资料的更新情况，定期制定采购计划。2.采购计划应明确采购的图书资料名称、数量、版本、采购时间等内容。（二）供应商选择1.航海图书资料管理部门应选择具有良好信誉、资质齐全、能够提供优质产品和服务的供应商。2.对供应商进行评估和管理，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、产品质量、价格、交货期等情况。（三）采购实施1.根据采购计划，航海图书资料管理部门向选定的供应商发出采购订单，明确采购的图书资料名称、数量、版本、价格、交货期等要求。2.供应商应按照采购订单的要求及时组织生产和发货，并提供相关的发票、装箱单等资料。（四）验收1.航海图书资料到货后，航海图书资料管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购订单和相关标准，对图书资料的数量、版本、质量等进行检查。2.验收合格的航海图书资料应办理入库手续，填写入库单；验收不合格的图书资料应及时与供应商联系，办理退换货手续。四、航海图书资料的登记与分类（一）登记1.航海图书资料管理部门应对采购验收合格的航海图书资料进行详细登记，记录图书资料的名称、版本、数量、采购时间、供应商等信息。2.建立航海图书资料登记台账，对每一本图书资料进行唯一编号，以便于管理和查找。（二）分类1.航海图书资料管理部门应根据航海图书资料的性质、用途等进行分类，一般可分为航海图书、航海地图、航海仪器说明书、航海法规文件等类别。2.在每一类别下，再根据具体内容进行细分，如航海图书可分为海图、航路指南、潮汐表、气象资料等。3.建立航海图书资料分类目录，明确各类别图书资料的存放位置和编号，便于管理和查找。五、航海图书资料的保管（一）保管环境1.航海图书资料应存放在干燥、通风、防潮、防虫、防火的专用库房内。2.库房应配备必要的消防器材和防虫、防潮设备，确保图书资料的安全。（二）存放方式1.航海图书资料应按照分类目录进行存放，同类图书资料应集中存放，并按照编号顺序排列。2.对于一些特殊的航海图书资料，如珍贵海图、机密文件等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）盘点与清查1.航海图书资料管理部门应定期对航海图书资料进行盘点和清查，确保图书资料的数量、质量和存放位置准确无误。2.盘点和清查工作应制定详细的计划，明确盘点人员、时间、范围等内容。3.盘点和清查结束后，应编制盘点报告，对发现的问题及时进行处理。六、航海图书资料的借阅（一）借阅申请1.使用部门或船舶人员因工作需要借阅航海图书资料时，应填写借阅申请表，注明借阅图书资料的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅申请表应经本部门负责人或船舶船长签字批准后，提交给航海图书资料管理部门。（二）借阅审批1.航海图书资料管理部门收到借阅申请表后，应进行审核。审核内容包括借阅申请的合理性、借阅人员的资格等。2.对于符合借阅条件的申请，航海图书资料管理部门应予以批准，并办理借阅手续；对于不符合借阅条件的申请，应及时向借阅人员说明原因。（三）借阅手续1.借阅人员凭批准后的借阅申请表到航海图书资料管理部门领取借阅的图书资料，并在借阅登记簿上签字确认。2.航海图书资料管理部门应向借阅人员发放借阅证，借阅证上注明借阅人员的姓名、部门、借阅权限等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅证，不得转借他人。（四）借阅期限1.航海图书资料的借阅期限一般不得超过[X]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向航海图书资料管理部门提出申请，并经批准后方可延长。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还借阅的图书资料，如需续借，应在借阅期限届满前办理续借手续。（五）归还1.借阅人员归还借阅的图书资料时，应确保图书资料的完整性和准确性，不得擅自涂改、损坏或丢失。2.航海图书资料管理部门应对归还的图书资料进行检查，如发现问题，应及时向借阅人员提出，并要求其进行处理。3.借阅人员归还图书资料后，航海图书资料管理部门应在借阅登记簿上记录归还时间，并收回借阅证。七、航海图书资料的更新与补充（一）更新计划1.航海图书资料管理部门应定期关注航海图书资料的更新情况，及时收集相关信息，制定更新计划。2.更新计划应明确更新的图书资料名称、版本、更新时间等内容。（二）更新实施1.根据更新计划，航海图书资料管理部门及时采购更新后的航海图书资料，并按照本制度的规定进行验收、登记、分类、保管等工作。2.对更新后的航海图书资料，应及时通知使用部门和船舶人员进行更换和学习。（三）补充1.随着公司航海业务的发展和需求的变化，航海图书资料管理部门应及时补充必要的航海图书资料，以满足工作需要。2.补充航海图书资料的程序与采购程序相同，应进行严格的评估和审批。八、航海图书资料的数字化管理（一）数字化建设1.航海图书资料管理部门应建立航海图书资料电子数据库，将纸质图书资料进行数字化扫描，存储在电子数据库中。2.电子数据库应具备完善的检索功能，便于使用人员快速查找所需的图书资料。（二）数据维护1.定期对电子数据库中的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新电子数据库中的数据，确保数据的时效性和准确性。（三）使用管理1.公司内部人员可通过授权的方式访问航海图书资料电子数据库，进行查阅和下载。2.对电子数据库的访问应进行权限管理，不同人员根据其工作需要授予不同的访问权限。九、航海图书资料的安全保密（一）安全措施1.加强航海图书资料库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装监控设备，对库房进行实时监控，确保图书资料的安全。3.对航海图书资料的运输、存储等环节采取必要的安全防护措施，防止图书资料损坏或丢失。（二）保密措施1.对涉及公司机密的航海图书资料，应严格保密，限制知悉范围。2.借阅人员应对借阅的机密航海图书资料妥善保管，不得擅自复制、传播或泄露。3.对接触机密航海图书资料的人员进行背景审查和保密教育，签订保密协议。十、航海图书资料的销毁（一）销毁原因1.航海图书资料因损坏、过期、不再使用等原因需要销毁的，应按照本制度的规定进行处理。2.对涉及公司机密的航海图书资料，在销毁前应进行严格的审批和保密处理。（二）销毁程序1.航海图书资料管理部门应定期对需要销毁的图书资料进行清理和登记，编制销毁清单。2.销毁清单应经部门负责人签字批准后，报公司分管领导审批。3.经批准后，航海图书资料管理部门应选择具有资质的销毁机构进行销毁，并在销毁过程中进行监督。4.销毁完成后，应将销毁清单存档，作为销毁工作的记录。十一、考核与奖惩（一）考核1.公司对航海图书资料管理部门、使用部门及船舶人员的航海图书资料管理工作进行考核。2.考核内容包括制度执行情况、资料管理质量、服务水平等方面。（二）奖励1.对在航海图书资料管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。