置业公司合同管理制度

置业公司合同管理制度一、总则1.目的为加强置业公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于置业公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于土地出让合同、房地产买卖合同、租赁合同、建设工程合同、采购合同、服务合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款的法律风险进行评估，并提出修改意见。参与重大合同的谈判、起草工作，为合同签订提供法律支持。负责处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。定期对公司合同管理情况进行检查和监督，提出改进建议。2.业务部门负责合同的谈判、起草、签订工作，确保合同条款符合业务实际需求。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责收集、整理与合同相关的资料，并按规定归档。配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同中的付款方式、结算方式等符合公司财务规定。负责监督合同款项的收付情况，及时与业务部门沟通协调，确保款项按时足额收付。参与合同执行情况的财务分析，为公司决策提供财务数据支持。4.行政管理部门负责合同专用章的保管和使用，严格按照规定办理合同盖章手续。负责合同档案的整理、归档和保管工作，确保合同档案的完整、安全。协助业务部门办理合同签订过程中的相关手续，如授权委托书的办理等。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据公司经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、合同期限等基本情况，并附相关背景资料和初步拟定的合同条款。2.合同审核业务部门将《合同立项申请表》及初步拟定的合同条款提交给法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。财务部门对合同的财务条款进行审核，重点审查付款方式、结算方式、发票开具等内容，确保符合公司财务规定。财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。其他相关部门根据职责对合同涉及的专业内容进行审核，如工程部门对建设工程合同的技术条款进行审核等。各部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。3.合同谈判业务部门根据审核意见，与对方当事人进行合同谈判。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意见，争取有利的合同条款。谈判结束后，业务部门应整理谈判记录，并将谈判结果反馈给法务部门和其他相关部门。4.合同起草业务部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。合同文本起草完成后，应提交给法务部门进行审核。5.合同审批业务部门将合同文本及相关审核意见提交给公司领导进行审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。对于重大合同（合同金额超过[X]万元或涉及重大法律风险的合同），应提交公司董事会或总经理办公会进行审议。6.合同签订合同经审批通过后，业务部门应按照公司规定办理合同签订手续。合同签订时，应确保合同双方当事人签字（盖章）齐全，合同内容与审批通过的文本一致。行政管理部门负责合同专用章的保管和使用，应严格按照规定办理合同盖章手续。盖章前，应检查合同审批表及相关附件是否齐全，审批意见是否明确。四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门在合同签订后，应制定合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点和责任人。履行计划应报公司领导和相关部门备案。2.履行跟踪与监控业务部门应按照合同履行计划，定期对合同履行情况进行跟踪和监控，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向公司领导和相关部门报告，并提出应对措施。3.变更与解除管理合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审批和签订。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照法律规定和合同约定办理解除手续。解除合同的相关资料应妥善保管，并及时归档。4.款项收付管理财务部门应按照合同约定的付款方式和时间节点，及时办理款项收付手续。付款前，应审核相关审批文件和发票等凭证，确保付款依据充分、手续齐全。业务部门应配合财务部门做好款项收付工作，及时提供相关资料和信息。对于逾期未付款项，业务部门应及时催收，并向公司领导报告。五、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，并移交行政管理部门进行归档。2.档案整理行政管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行整理。整理内容包括合同编号、名称、签订日期、对方当事人、合同金额、履行情况等，并编制合同档案目录。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案。档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整、安全。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到行政管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案。5.档案销毁对于已履行完毕或不再具有保存价值的合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。销毁前，应编制《合同档案销毁清单》，经公司领导批准后，由行政管理部门组织销毁，并做好销毁记录。六、合同风险管理1.风险识别与评估法务部门应定期对公司合同进行风险识别和评估，分析合同可能存在的法律风险、市场风险、信用风险等，并提出风险防控建议。业务部门应结合合同履行情况，对合同风险进行动态跟踪和评估，及时发现新的风险点，并采取相应的措施进行防控。2.风险防控措施对于合同签订前的风险防控，应加强合同审核，确保合同条款合法、合规、合理；对于重大合同，应进行尽职调查，了解对方当事人的主体资格、信用状况、经营情况等。对于合同履行过程中的风险防控，应加强履行跟踪与监控，及时解决合同履行过程中出现的问题；对于可能出现的纠纷，应提前制定应对预案，做好证据收集和保全工作。对于合同纠纷的处理，应及时启动法律程序，维护公司合法权益；同时，应总结经验教训，完善合同管理制度，防止类似纠纷再次发生。七、合同监督与考核1.监督检查法务部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度的规定，合同档案管理是否规范等。行政管理部门应配合法务部门做好合同监督检查工作，提供相关资料和信息。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.考核评价公司建立合同管理考核评价机制，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、履行