工程档案管管理制度

工程档案管管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目档案的管理，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门的工程档案管理工作，对工程档案进行集中统一管理。负责工程档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。2.项目管理部门负责本部门工程项目档案的收集、整理和初步审核工作，并按规定及时移交档案管理部门。负责督促、检查项目参与各方的工程档案管理工作，确保档案资料的真实、完整。3.项目参与各方负责各自工作范围内工程档案资料的形成、积累和整理工作，并按要求及时向项目管理部门或档案管理部门移交。二、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案分为以下几类：1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他文件：与工程项目有关的其他文件，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）编号工程档案编号采用“项目名称+分类代码+顺序号”的方式，具体编号规则如下：1.项目名称：填写工程项目的全称。2.分类代码：根据档案分类，用两位大写字母表示，如“QP”表示项目前期文件，“SJ”表示设计文件，“SG”表示施工文件，“JL”表示监理文件，“YS”表示竣工验收文件，“QT”表示其他文件。3.顺序号：按照档案形成的时间顺序或重要程度，用四位数字表示。例如，某工程项目的项目前期文件中，立项批复的编号为“[项目名称]QP0001”。三、工程档案的收集（一）收集范围各部门和项目参与各方应按照本制度规定的档案分类，收集各自工作范围内形成的工程档案资料，确保档案资料的完整性。（二）收集时间1.项目前期文件应在项目立项后及时收集整理，并移交档案管理部门。2.设计文件应在设计完成后，按阶段及时收集整理，并移交档案管理部门。3.施工文件应随工程进度同步收集整理，每月底由施工单位向项目管理部门移交当月形成的档案资料。4.监理文件应在监理工作过程中及时收集整理，每月底由监理单位向项目管理部门移交当月形成的档案资料。5.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内，由项目管理部门组织相关单位收集整理，并移交档案管理部门。（三）收集要求1.档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。2.档案资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.档案资料应字迹清晰，图样准确，图表整洁，签字盖章手续完备。4.电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保其内容完整、准确、可读。四、工程档案的整理（一）整理原则工程档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的档案分类，对收集到的档案资料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案资料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序，编号清晰。3.编目：对卷内文件进行编号、编页、填写卷内目录和备考表等。4.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（三）整理要求1.卷内文件应按照重要程度和时间顺序排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2.卷内文件应统一用A4纸打印或复印，图纸应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。3.卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次等内容，字迹应清晰、工整。4.备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容，填写应真实、准确。五、工程档案的归档（一）归档范围经整理后的工程档案资料应全部归档，归档内容应符合本制度规定的档案分类和编号要求。（二）归档时间1.项目前期文件、设计文件、监理文件应在项目完成后一个月内归档。2.施工文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。3.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。（三）归档要求1.归档的档案资料应齐全、完整、准确，签字盖章手续完备。2.归档的档案资料应编制归档清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。3.归档的档案资料应进行电子备份，电子备份应与纸质档案内容一致，并妥善保管。六、工程档案的保管（一）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案目录索引，便于查找和利用。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。七、工程档案的查阅与利用（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的工程档案资料。外部单位因特殊原因需要查阅工程档案资料的，应经公司主管领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案资料时，查阅人员应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对《工程档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案资料带出查阅室。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印或摘录手续。（三）利用要求1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。3.档案管理部门应对查阅和利用档案的情况进行登记，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、利用效果等信息。八、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的工程档案进行鉴定，鉴定工作应在公司主管领导的主持下，由档案管理部门、项目管理部门及相关专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、价值和利用情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《工程档案销毁申请表》，报公司主管领导批准后销毁。（二）销毁