电商公司合同管理制度

电商公司合同管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同管理流程，加强合同风险防范，保障公司合法权益，促进公司业务的健康发展。2.适用范围本制度适用于公司及各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策的规定。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。负责合同纠纷的处理，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。业务部门负责合同的前期调研、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务需求。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责向法务部提交合同文本及相关资料，配合法务部进行合同审查。财务部负责审核合同的财务条款，确保合同的财务风险可控。参与合同的付款审核，监督合同款项的支付情况。负责合同执行情况的财务分析，为公司决策提供财务依据。行政部负责合同的归档管理，建立合同档案，确保合同资料的完整和安全。负责合同专用章的保管和使用，按照规定办理合同盖章手续。2.合同承办人职责合同承办人是指具体负责合同签订、履行、变更、解除等事宜的人员。其职责如下：负责合同的前期调研、谈判、起草工作，确保合同内容真实、准确、完整。及时向公司相关部门汇报合同签订、履行过程中的重大事项，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责合同文本的整理、归档工作，确保合同资料的完整和安全。配合公司相关部门处理合同纠纷，提供必要的协助和支持。三、合同签订管理1.合同签订流程立项：业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，明确合同的基本信息、签订背景、主要条款等内容。调研：业务部门对立项合同进行前期调研，收集相关资料，了解对方当事人的主体资格、经营状况、信用情况等，评估合同风险。谈判：业务部门与对方当事人就合同条款进行谈判，明确双方的权利义务，达成一致意见。谈判过程中应做好记录，形成《合同谈判记录》。起草：业务部门根据谈判结果起草合同文本，合同文本应使用公司统一的格式和模板，确保合同条款清晰、准确、完整。审核：合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交法务部、财务部等相关部门进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。2.合同主体资格审查业务部门在签订合同前，应对对方当事人的主体资格进行审查，确保对方具有签订合同的合法资格。审查内容包括：对方当事人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照是否齐全、有效。对方当事人的法定代表人或授权代表的身份证明是否真实、有效。对方当事人是否具有相应的经营范围和履约能力。对于涉及重大项目或金额较大的合同，业务部门应要求对方当事人提供相关的资质证明文件、业绩证明材料等，以进一步核实对方的主体资格和履约能力。3.合同条款审查法务部负责对合同条款的合法性进行审查，确保合同条款符合法律法规的要求。审查内容包括：合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等条款是否明确、具体。合同的违约责任、争议解决方式等条款是否合理、合法。合同中是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等显失公平的条款。财务部负责对合同的财务条款进行审查，确保合同的财务风险可控。审查内容包括：合同的付款方式、付款期限、付款条件等条款是否明确、合理。合同的价格条款是否符合市场行情，是否存在价格风险。合同的税务条款是否符合国家税收法律法规的规定。业务部门应根据合同的具体情况，对合同条款进行全面审查，确保合同条款符合业务需求，避免出现漏洞和风险。四、合同履行管理1.合同履行跟踪合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时了解合同履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。合同履行跟踪人员应定期向业务部门负责人汇报合同履行情况，对于合同履行过程中出现的问题，应及时提出解决方案，并采取有效措施加以解决。2.合同变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商，达成一致意见后签订《合同变更协议》。《合同变更协议》应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审核、签订。3.合同解除管理在合同履行过程中，如因一方当事人违约或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时与对方当事人协商，达成一致意见后签订《合同解除协议》。《合同解除协议》应明确解除合同的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审核、签订。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理结算手续，确保双方的权利义务得到妥善处理。五、合同纠纷管理1.纠纷处理原则合同纠纷发生后，公司应遵循合法、公正、及时的原则，积极采取措施解决纠纷，维护公司的合法权益。在处理合同纠纷过程中，公司应充分听取业务部门、法务部等相关部门的意见，综合考虑各种因素，制定合理的解决方案。2.纠纷处理流程纠纷报告：合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向公司相关部门报告，并提交《合同纠纷报告》，详细说明纠纷的发生原因、经过、现状及处理建议等内容。纠纷调查：法务部会同业务部门等相关部门对合同纠纷进行调查，收集相关证据材料，了解纠纷的真实情况。纠纷协商：在纠纷调查清楚后，公司应积极与对方当事人协商，寻求解决方案。协商过程中应做好记录，形成《合同纠纷协商记录》。纠纷诉讼或仲裁：如协商不成，公司应根据合同约定或相关法律法规的规定，及时向人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。在诉讼或仲裁过程中，公司应积极配合法务部等相关部门，提供必要的证据材料和支持，确保诉讼或仲裁的顺利进行。3.纠纷处理结果跟踪合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保公司的合法权益得到有效维护。对于因合同纠纷给公司造成损失的，公司应按照相关规定追究相关人员的责任。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交行政部存档。提交的资料包括但不限于合同立项申请表、合同谈判记录、合同文本、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、纠纷处理文件等。行政部应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整和准确。2.档案整理行政部收到合同档案资料后，应及时进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同档案目录。合同档案资料应按照顺序装订成册，确保档案资料的整齐和美观。3.档案保管行政部应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全和完整。合同档案应按照国家档案管理的有关规定进行保管，保管期限根据合同的性质和重要程度确定。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部办理查阅手续。行政部应指定专人负责合同档案的查阅工作，查阅人员应在指定的地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出档案室。查阅人员应爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。查阅完毕后，应及时将合同档案归还行政部。七、合同专用章管理1.印章保管公司合同专用章由行政部指定专人保管，保管人员应妥善保管合同专用章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。合同专用章应存放在保险柜等安全设备中，确保印章的安全。2.印章使用使用合同专用章时，应填写《合同专用章使用申请表》，经公司法定代表人或其授权代表批准后，方可使用。合同专用章使用时，应在合同文本上加盖清晰、完整的印章，不得模糊不清或加盖在空白处。合同专用章使用完毕后，保管人员应及时将印章收回，并做好使用记录。3.印章停用因公司名称变更、业务调整等原因需要停用合同