市场局档案管理制度

市场局档案管理制度一、总则（一）目的为加强市场局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为市场局各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场局机关各科室、直属机构、派出机构及下属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。市场局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。2.真实性原则。确保档案内容真实、准确地反映市场局各项工作的实际情况。3.完整性原则。全面收集市场局在工作中形成的各种门类、各种载体的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，方便档案的查阅和利用，提高档案服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门市场局设立档案管理科，负责全局档案管理工作的组织、协调和指导。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、销毁市场局的各类档案资料，确保档案的完整和安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的查阅和利用提供便利。4.开展档案的开发利用工作，为市场局各项工作提供档案信息服务，积极参与编研工作。5.监督、指导市场局各科室、直属机构、派出机构及下属事业单位的档案管理工作，定期进行检查和考核。6.负责档案管理设施设备的配备和维护，保障档案管理工作的正常开展。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（三）各科室、直属机构、派出机构及下属事业单位职责1.负责本科室、本单位档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.建立健全本科室、本单位的档案管理制度，指定专人负责档案管理工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。3.按照档案管理部门的要求，及时提供档案利用所需的相关资料，配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。4.对已超过保管期限的档案，提出鉴定意见，协同档案管理部门做好档案的鉴定和销毁工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关下发的与市场局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.市场局形成的各类公文，包括请示、报告、批复、函、决定、命令、公告、通告、意见、通知等。3.市场局召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.市场局在行政管理、执法监督、行政审批、市场监管等业务工作中形成的文件、资料、报表、记录等。5.市场局人事管理工作中形成的文件、档案，如人员任免、考核、奖惩、培训等资料。6.市场局财务管理工作中形成的文件、账册、报表等。7.市场局的工作计划、总结、汇报材料等。8.市场局开展各类专项工作形成的文件、资料、成果等。9.市场局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。10.反映市场局历史沿革、重大活动、荣誉表彰等方面的文件、照片、音像资料等。（二）档案收集要求1.各科室、直属机构、派出机构及下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，及时将工作中形成的档案资料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、抽换或损毁。3.对电子文件，应按照相关规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）档案整理1.档案管理部门按照档案形成的时间、来源、内容等要素，对收集的档案资料进行分类整理。2.档案分类一般采用年度保管期限机构（问题）分类法，即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行排列。3.对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，确保档案目录清晰、准确。4.按照档案整理的要求，将档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限、机构（问题）等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.市场局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同门类的档案应分开存放，并有明显标识。3.对电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映市场局主要职能活动和历史面貌的，对市场局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。主要包括在一定时期内对市场局工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案。主要包括在较短时间内对市场局工作有参考价值的档案。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时采取措施解决。2.检查内容包括档案的存放状况、安全防护设施运行情况、档案有无损坏、霉变等。3.对检查情况应做好记录，对发现的问题应及时报告并进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已无保存价值的档案，可提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保存。3.鉴定工作应严格按照国家有关档案鉴定的规定和标准进行，确保鉴定结果的准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交档案鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐一审查鉴定。3.鉴定工作小组根据鉴定标准，提出档案的存毁意见，并形成鉴定报告。4.鉴定报告经市场局分管领导批准后生效。（四）档案销毁1.对经批准销毁的档案，由档案管理部门负责组织实施销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，销毁记录应长期保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅档案的，需持有单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅相关档案。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照保密规定执行，未经批准，不得查阅和传播。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室负责人签字后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应填写档案查阅申请表，详细说明查阅的目的、范围、内容等，经档案管理部门负责人和市场局分管领导批准后，方可查阅。查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案原件、复印件、电子文档等利用方式。2.对查阅量大或需要长时间查阅的情况，档案管理部门可提供档案复制服务，收取一定的复制成本费用。3.档案管理部门应积极开展档案编研工作，为市场局各项工作提供有针对性的档案信息服务，如编写大事记、组织沿革、专题资料等。（四）利用反馈1.查阅人利用档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上填写利用反馈意见，对档案管理和服务工作提出意见和建议。2.档案管理部门应认真收集查阅人的反馈意见，对存在的问题及时进行整改，不断提高档案管理和服务水平。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立市场局档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化处理1.对存量档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化的相关标准。2.建立档案数字化数据库，将扫描后的档案图像进行挂接，并录入档案目录信息，实现档案信息的数字化存储。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能。实现档案目录信息的快速录入和修改，确保档案信息的准确。2.检索查询功能。提供多种检索方式，如按年度、保管期限、文号、题名等检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能。实现档案借阅流程的信息化管理，记录借阅时间、归还时间等信息，便于跟踪管理。4.统计分析功能。对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持