幼儿园归档管理制度

幼儿园归档管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实准确原则：归档的文件材料应真实、准确地反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整齐全原则：确保各类档案材料的完整性和齐全性，避免遗漏。4.规范整理原则：按照统一的分类标准和整理方法对档案进行整理，便于管理和查找。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是幼儿园档案管理的职能部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定幼儿园档案管理制度并组织实施。2.负责接收、征集、整理、分类、编目、装订、上架等档案整理工作，确保档案的规范有序。3.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案的鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。5.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级主管部门报送档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，编制各类档案检索工具，为幼儿园各项工作提供档案信息服务。7.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务水平和全体教职员工的档案意识。（二）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、积累和整理工作，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理的要求，对本部门的文件材料进行分类整理，初步立卷，并编制移交清单。3.定期将整理好的档案材料移交综合档案室，并协助综合档案室做好档案的核对、清点等工作。4.了解本部门档案的利用需求，及时向综合档案室反馈，配合做好档案的利用服务工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类幼儿园档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖幼儿园行政事务管理、园务会议、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教育教学类：主要有教学计划、教案、教材、教学研究、教学成果、学生学籍管理等方面的文件材料。4.师资培训类：涉及教师培训计划、培训记录、培训证书、教师业务档案等方面的文件材料。5.安全管理类：包括安全制度、安全检查记录、安全教育活动、突发事件处理等方面的文件材料。6.卫生保健类：包含卫生保健制度、幼儿健康档案、预防接种记录、食品卫生管理等方面的文件材料。7.家园共育类：如家长会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等方面的文件材料。8.设施设备类：有关幼儿园设施设备采购、验收、维护、报废等方面的文件材料。9.招生工作类：包括招生计划、招生简章、报名登记、录取名单等方面的文件材料。10.其他类：不属于以上各类的其他文件材料。（二）编号规则档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。例如：2023行政管理001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。2.幼儿园制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.教学活动中形成的教案、教材、教学课件、教学成果、学生作业等。4.师资培训过程中的培训计划、培训记录、培训总结、培训证书等。5.安全管理工作中的安全制度、安全检查记录、安全事故报告及处理结果等。6.卫生保健工作中的卫生保健制度、幼儿健康档案、预防接种记录、食品卫生检测报告等。7.家园共育活动中产生的家长会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。8.设施设备采购、验收、维护、报废等环节形成的文件材料。9.招生工作中的招生计划、招生简章、报名登记、录取名单等。10.幼儿园各类会议记录、纪要，重要活动的策划方案、活动照片、视频等。11.教职工的人事档案材料，包括入职登记表、履历表、考核材料、奖惩材料、职称评定材料等。12.幼儿园财务工作中的会计凭证、账簿、报表等财务档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时移交综合档案室。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，破损或褪色的文件应进行修复或复制。（三）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致或破损的文件进行折叠、裱糊等处理后，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐牢固。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、页数等项目，目录应打印清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写档号、题名等信息。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案保管库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。（二）档案上架档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。档案架应排列整齐，标识清晰，注明类别、年度等信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映幼儿园一般工作活动，在一定时期内对幼儿园工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要是在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案。（四）定期检查综合档案室应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的数量、质量、保管环境等情况。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：综合档案室对超过保管期限的档案进行初步筛选，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.详细审查：档案鉴定小组对拟鉴定销毁的档案进行详细审查，逐卷逐件分析档案的内容和价值，提出存毁意见。3.审批确定：将档案鉴定小组的鉴定意见报幼儿园主管领导审批，经批准后确定销毁的档案清单。（四）销毁方式对批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。七、档案的统计综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案的种类、数量、年度分布、利用人次、利用效果等。统计工作应做到及时、准确、全面，并按规定向上级主管部门报送档案统计报表。八、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因个人工作、学习、职称评定等需要查阅本人人事档案及相关业务档案。3.外单位因工作需要查阅幼儿园档案，须经幼儿园主管领导批准。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用目的等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限一般