局公文收发管理制度

局公文收发管理制度一、总则（一）目的为了规范本局公文收发管理工作，提高公文处理效率，确保公文传递准确、及时、安全，根据国家有关法律法规和上级部门的相关规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关各部门及下属各单位的公文收发管理工作。（三）基本原则1.准确规范原则。公文的收发、传递、处理应严格遵循国家有关法律法规和公文处理的各项规定，确保公文格式规范、内容准确。2.及时高效原则。公文收发应做到及时登记、传递、办理，不得积压延误，确保公文处理的时效性。3.安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，加强公文收发过程中的保密管理，防止公文丢失、泄密等事件发生。二、公文种类及定义（一）种类本局公文主要包括以下几类：1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.批复：适用于答复下级机关请示事项。6.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。7.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）定义1.上行文：指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。2.下行文：指上级机关向下级机关发送的公文，如通知、通报、批复等。3.平行文：指不相隶属机关之间往来的公文，如函等。三、公文收发管理职责（一）办公室职责1.负责本局公文收发的日常管理工作，制定和完善公文收发管理制度。2.统一接收、登记、分发、传递、保管各类公文，确保公文流转顺畅。3.对收到的公文进行初审，提出拟办意见，按程序呈送领导阅批。4.负责公文的催办、查办工作，及时掌握公文办理进度，确保公文按时办结。5.做好公文的归档、整理和销毁工作，妥善保管公文档案。（二）各部门职责1.负责本部门公文的起草、审核、印制和发送工作，确保公文质量。2.及时签收、处理办公室分发的公文，按照要求认真办理，并在规定时间内将办理结果反馈给办公室。3.配合办公室做好公文收发管理的相关工作，遵守公文处理的各项规定。（三）领导职责1.负责对重要公文的审批和签发，对公文处理工作进行指导和监督。2.及时阅批公文，做出明确的批示和处理意见，确保公文办理工作顺利进行。四、公文收发流程（一）收文1.签收办公室指定专人负责公文签收工作，对收到的公文进行逐件清点，核对无误后在送文簿上签字。对注明“亲启”的公文，由收件人本人签收。2.登记签收后的公文，应及时在公文收发登记簿上进行详细登记，登记内容包括公文的编号、来文机关、文号、标题、密级、份数、日期、承办部门等。电子公文应在专门的电子公文管理系统中进行登记，确保登记信息准确完整。3.初审办公室对收到的公文进行初审，重点审核公文的文种、格式、内容等是否符合要求。对不符合要求的公文，应及时与发文机关联系，要求其补充或更正。4.拟办根据公文内容和性质，办公室提出拟办意见，明确公文的承办部门、办理要求和办理时限等。拟办意见应准确、具体、具有可操作性，经办公室负责人审核后呈送领导阅批。5.批办领导对办公室呈送的拟办意见进行阅批，做出明确的批示和处理意见。领导批示应简洁明了，符合公文处理的有关规定，涉及多个部门的公文，应明确主办部门和协办部门。6.承办承办部门收到批办后的公文，应按照领导批示和办理要求，及时安排人员进行办理。承办人员应认真阅读公文，领会公文精神，严格按照规定的程序和时限办理，确保公文办理质量。7.传阅对于需要多位领导传阅的公文，办公室应按照领导职务顺序或公文内容所涉及的部门顺序进行传阅。传阅过程中，应使用公文传阅单，记录公文传阅的时间、人员等信息，确保公文传阅有序进行。传阅人员应在公文传阅单上签字，注明传阅时间，不得擅自扩大传阅范围或延误传阅时间。8.催办办公室负责对公文承办情况进行催办，定期检查公文办理进度，及时掌握承办部门的办理情况。对超过办理时限的公文，应及时向承办部门发出催办通知，要求其说明原因，并加快办理进度。承办部门应将公文办理结果及时反馈给办公室，对于因特殊原因不能按时办结的公文，应向办公室说明情况，并提出延期办理的申请。9.办结反馈承办部门办理完毕公文后，应将办理结果以书面形式反馈给办公室。反馈内容应包括公文的处理情况、执行情况、存在的问题及建议等，确保公文办理结果清晰明了。办公室对承办部门反馈的办理结果进行审核，审核无误后将公文及办理结果归档保存。（二）发文1.拟稿各部门负责公文的拟稿工作，拟稿人应根据工作需要和上级要求，认真撰写公文内容，确保公文主题明确、内容准确、逻辑严谨、语言规范。拟稿完成后，拟稿人应在公文稿纸的相应位置签名，并注明拟稿日期。2.审核公文拟稿后，由部门负责人进行审核，重点审核公文的内容是否符合政策法规和工作实际，格式是否规范，文字表述是否准确等。审核通过后，部门负责人在公文稿纸的审核栏签字，并注明审核日期。3.会签涉及多个部门的公文，应进行会签。会签部门应认真审核公文内容，提出意见和建议，并在公文稿纸的会签栏签字。会签完成后，由主办部门将公文稿纸及相关材料一并送办公室进行核稿。4.核稿办公室对送审的公文进行核稿，重点审核公文的文种、格式、内容、行文规则等是否符合规定，会签意见是否落实等。核稿过程中，如发现问题应及时与拟稿部门沟通，要求其进行修改完善。核稿通过后，办公室负责人在公文稿纸的核稿栏签字，并注明核稿日期。5.签发经办公室核稿后的公文，按照本局公文签发权限规定，呈送领导签发。领导签发公文时，应认真审阅公文内容，签署明确的意见和姓名，并注明签发日期。重要公文或涉及面广、影响较大的公文，应经主要领导签发；一般性公文可由分管领导签发。6.编号公文签发后，由办公室负责编号。编号应按照一定的规则进行，确保公文编号的唯一性和连续性。公文编号应标注在公文首页的左上角。7.印制办公室根据领导签发的公文稿纸，安排专人进行印制。印制过程中，应严格按照公文格式要求进行排版、印刷，确保公文印制质量。印制完成后，应对公文进行校对，校对无误后在公文印刷清单上签字。8.用印公文印制完成后，由办公室负责用印。用印前，应认真核对公文内容、份数、格式等是否与原稿一致，确认无误后方可用印。用印应在公文落款处加盖本局公章，印章应端正、清晰，不得模糊不清或歪盖。9.分发办公室根据公文的发送范围和份数，进行公文分发。分发时，应填写公文发送清单，注明公文的编号、标题、发送单位、份数等信息。公文分发可采用机要交换、专人送达、邮寄等方式进行，确保公文及时、准确送达收件单位。10.归档公文办理完毕后，办公室应及时将公文的原稿、正文、附件、领导批示、办理结果等相关材料进行整理归档。归档应按照本局档案管理的有关规定进行，确保公文档案的完整、准确、安全。五、公文格式及排版要求（一）格式要求1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。（二）排版要求1.公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。2.排版字体：标题一般用二号小标宋体字，正文一般用三号仿宋体字，如有小标题，小标题一般用三号黑体字，份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等一般用三号仿宋体字。3.行距：一般为固定值28磅。4.页边距：上、下、左、右页边距一般均为2.54cm。六、公文保密管理（一）保密措施1.严格控制公文的知悉范围，按照规定的阅读范围和审批程序进行传阅、借阅，不得擅自扩大知悉范围。2.对涉密公文，应按照国家保密法律法规的要求进行管理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保涉密公文的安全。3.公文传递过程中，应通过机要交通、机要通信等符合保密要求的方式进行，不得通过普通邮政、快递等方式传递涉密公文。4.严禁在互联网及其他公共信息网络或未采取保密措施的有线和无线通信中传递涉密公文。5.定期对公文保密情况进行检查，发现问题及时整改，消除安全隐患。（二）保密责任1.各部门负责人为本部门公文保密工作的第一责任人，负责组织本部门人员学习公文保密规定，落实保密措施，确保公文安全。2.公文承办人员在办理公文过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露公文内容和办理情况。3.对违反公文保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、公文归档与销毁（一）归档1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文的原稿、正文、附件、领导批示、办理结果等相关材料整理齐全，移交办公室归档。2.办公室应按照本局档案管理的有关规定，对归档的公文进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保公文档案的完整、准确、规范。3.归档的公文应