社工协会公章管理制度

社工协会公章管理制度一、总则（一）目的为加强社工协会公章的使用管理，保障协会各项工作的顺利开展，维护公章使用的严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社工协会公章的制作、保管、使用、交接、废止等相关管理活动。（三）定义1.社工协会公章：指社工协会经合法程序刻制的，代表协会对外行使权利、对内履行职责的具有法律效力的印章，包括协会公章、财务专用章、法定代表人章等。2.公章保管人：指负责保管社工协会公章的人员。3.公章使用人：指因工作需要使用社工协会公章的协会工作人员或经授权的外部人员。二、公章的制作与启用（一）制作1.协会公章的制作须由协会法定代表人或其授权代表指定专人负责办理。2.制作公章应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位，并与其签订制作合同，明确双方的权利和义务。3.印章制作单位应按照国家有关规定和协会要求，严格保密制作过程，确保公章质量和安全性。4.新制作的公章在交付使用前，制作单位应向协会提供印章印模样本，经协会法定代表人或其授权代表确认后留存备案。（二）启用1.新公章制作完成后，须由协会法定代表人或其授权代表指定专人办理启用手续。2.启用时，应填写《公章启用登记表》，详细记录公章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息，并由协会法定代表人或其授权代表签字确认。3.《公章启用登记表》应妥善保管，作为公章管理的重要档案资料。三、公章的保管（一）保管人员职责1.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度，确保公章安全。2.负责妥善保管公章，将公章存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮等措施。3.未经批准，不得擅自将公章转借他人或带出办公场所。4.对公章的使用情况进行详细登记，定期检查公章的使用记录，发现问题及时报告。5.如公章发生遗失、被盗等情况，应立即向协会领导报告，并采取相应的补救措施，如挂失声明、报警等。（二）保管方式1.协会公章应指定专人保管，原则上由协会办公室主任负责保管协会公章；财务专用章由协会财务负责人保管；法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管。2.因工作需要，需对公章保管人员进行调整时，应办理公章交接手续，并填写《公章交接登记表》。交接双方应在登记表上签字确认，同时由协会领导或其授权的监交人进行监交。四、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的权限和程序使用公章，未经批准不得擅自使用。2.公章使用应基于协会的正常业务活动，用于与协会相关的对外文件、协议、合同、报表等的签署，以及其他需要使用公章的事项。3.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖公章。（二）使用流程1.申请：公章使用人应填写《公章使用申请表》，详细注明使用公章的事项、用途、使用时间、文件名称及份数等内容，并签字确认。2.审核：申请表提交后，由相关负责人根据业务需要进行审核。审核内容包括申请事项是否符合协会规定、是否经过必要的审批程序等。审核通过后，在申请表上签署意见。3.审批：根据审核意见，由协会法定代表人或其授权的审批人进行最终审批。审批通过后，在申请表上签字同意使用公章。4.盖章：公章保管人凭经批准的《公章使用申请表》，在规定的位置加盖公章，并对盖章的文件进行仔细核对，确保盖章内容准确无误。5.登记：公章使用后，公章保管人应及时在《公章使用登记簿》上进行登记，记录使用时间、使用事项、文件名称、盖章份数、使用人等信息。（三）特殊情况使用1.因特殊紧急情况无法事先办理审批手续的，公章使用人应电话或口头向协会领导报告，并在事后及时补办审批手续和使用登记手续。2.对于涉及协会重大事项、重要合同协议等文件的盖章，协会领导可根据具体情况，要求在盖章前进行复印留存，并在复印件上注明“与原件一致，仅供[具体用途]使用”字样。五、公章的交接（一）交接情形1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应进行公章交接。2.因公章保管人员请假、出差等原因，需临时委托他人保管公章时，也应办理交接手续。（二）交接流程1.交接准备：交接前，原公章保管人应清理和核对公章及相关物品，确保公章完好无损、各项资料齐全。2.填写登记表：交接双方应填写《公章交接登记表》，详细记录交接的公章名称、数量、启用日期、保管期限、交接时间、交接双方签字等信息。3.实物交接：交接双方按照登记表的内容进行公章实物交接，确保公章数量、规格、样式等与登记表一致。4.资料交接：同时，原公章保管人应将与公章保管相关的文件、资料、印模样本等一并交接给新的保管人。5.监交：交接过程应由协会领导或其授权的监交人进行监督，确保交接过程规范、准确。交接完成后，监交人应在《公章交接登记表》上签字确认。六、公章的废止（一）废止情形1.因协会机构变更、名称变更等原因，原公章不再适用时，应及时废止。2.公章因损坏、遗失等原因无法正常使用时，应办理废止手续。（二）废止流程1.申请：由协会办公室提出公章废止申请，说明废止原因，并填写《公章废止申请表》。2.审核：申请表提交后，由协会领导进行审核，确认公章废止的必要性和真实性。3.审批：经协会领导审批同意后，在申请表上签字批准公章废止。4.公告：对于废止的公章，协会应在相关媒体或网站上发布公告，声明公章作废，防止他人冒用。5.销毁：公章废止后，应及时进行销毁。销毁过程应由协会办公室会同财务部门共同进行，并填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁的公章名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员签字等信息。销毁登记表应作为重要档案资料留存备案。七、监督与检查（一）监督机制1.协会设立公章管理监督小组，由协会领导、办公室负责人、财务负责人等组成，负责对公章管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期或不定期对公章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并督促相关人员进行整改。（二）违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，按照协会有关规定追究相关人员的责任，造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。2.因公章保管、使用不当给协会造成损失的，由直接责任人承担相应的赔偿责任。如因相关负责人审核、审批不严导致损失的，