中石化货款管理制度

中石化货款管理制度总则目的本制度旨在规范中国石化集团（以下简称“中石化”）货款管理流程，加强货款风险防范，确保公司资金安全与正常运营，提高资金使用效率，维护公司合法权益。适用范围本制度适用于中石化及其所属各单位在经营活动中涉及的货款结算、催收、监控等相关管理工作。基本原则1.依法合规原则货款管理活动必须严格遵守国家法律法规、金融政策以及公司内部规章制度，确保各项操作合法合规。2.风险防范原则强化货款风险意识，建立健全风险预警和防控机制，对货款回收过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制。3.权责明确原则明确各部门及岗位在货款管理中的职责和权限，做到责任清晰、分工协作，确保货款管理工作有序开展。4.效率效益原则优化货款管理流程，提高结算效率，降低资金占用成本，在保障资金安全的前提下，实现公司效益最大化。货款结算管理合同签订与货款结算条款约定1.合同签订业务部门在签订经济合同前，应会同财务部门对合同对方的信用状况、经营能力等进行调查评估，确保合同对方具备履约能力。合同文本应明确、具体地约定货款结算方式、结算期限、支付条件等条款，避免因条款模糊引发纠纷。2.结算条款审核财务部门负责对合同结算条款进行审核，重点审查结算方式的合理性、结算期限的合规性以及支付条件的明确性等。对于不符合公司货款管理规定或存在风险的结算条款，应及时提出修改建议，反馈给业务部门与合同对方协商调整。结算方式选择1.常见结算方式支票结算：适用于同城交易，具有手续简便、结算速度快等优点，但存在支票空头、被盗用等风险。银行汇票结算：适用于同城或异地结算，具有使用灵活、票随人到、兑现性强等特点，安全性较高。商业汇票结算：包括商业承兑汇票和银行承兑汇票，适用于同城或异地结算，具有延期付款功能，但商业承兑汇票存在承兑风险，银行承兑汇票需支付一定承兑手续费。汇兑结算：适用于异地结算，分为信汇和电汇两种方式，手续简便，但款项到账时间相对较长，且存在一定风险。委托收款结算：适用于同城或异地结算，由收款人委托银行向付款人收取款项，操作相对简便，但存在付款人拒付等风险。托收承付结算：适用于异地订有经济合同的商品交易及相关劳务供应的款项结算，需具备一定条件，付款人在承付期内如无正当理由不得拒付，具有较强的约束性，但手续相对繁琐。2.结算方式选择原则根据交易双方的信用状况、交易金额、交易期限、地域范围等因素综合考虑选择合适的结算方式。优先选择风险较低、结算速度快的结算方式，对于信用状况不佳的客户应谨慎选择风险较高的结算方式，并采取相应风险防范措施。同时，鼓励采用电子化结算方式，提高结算效率和安全性。货款结算流程1.发货通知业务部门在货物发出后，应及时将发货信息通知财务部门，包括发货时间、发货数量、发货金额、收货单位等，以便财务部门做好货款结算准备工作。2.发票开具财务部门根据业务部门提供的发货信息，按照合同约定及时开具发票。发票内容应与合同条款及实际发货情况一致，确保发票真实、准确、完整。发票开具后，应妥善保管发票存根联，并及时传递给业务部门或相关人员。3.结算申请业务部门负责收集整理与货款结算相关的资料，如发票、送货单、验收单等，填写货款结算申请表，注明结算方式、结算金额、收款单位等信息，并提交给财务部门审核。4.结算审核财务部门对业务部门提交的货款结算申请表及相关资料进行审核，重点审核结算金额的准确性、结算方式的合规性、发票及其他凭证的真实性和完整性等。如发现问题，应及时与业务部门沟通核实，要求补充或更正相关资料。审核无误后，在货款结算申请表上签署审核意见。5.款项支付财务部门根据审核通过的货款结算申请表，按照合同约定的结算方式和结算期限，及时办理款项支付手续。对于采用支票、银行汇票等方式支付的，应确保票据填写规范、签章齐全，并在规定时间内交付给收款人；对于采用商业汇票结算的，应及时办理票据承兑或贴现手续；对于通过银行转账等电子化方式支付的，应准确录入收款账户信息，确保款项及时、准确到账。货款催收管理催收责任界定1.业务部门业务部门是货款催收的第一责任人，负责与客户沟通协调，了解客户付款情况及逾期原因，制定催收计划并组织实施。及时向财务部门反馈催收进展情况，配合财务部门做好货款催收工作。2.财务部门财务部门负责协助业务部门开展货款催收工作，提供货款结算明细、逾期账款信息等资料支持。对逾期账款进行监控分析，提出催收建议和措施，并配合业务部门与客户进行财务对账等工作。3.法务部门法务部门负责为货款催收工作提供法律支持，对涉及重大纠纷或法律风险的逾期账款，参与制定法律解决方案，指导和协助业务部门及财务部门通过法律途径追讨货款。催收流程1.逾期账款提醒财务部门定期对逾期账款进行梳理，按照逾期天数、逾期金额等进行分类统计，向业务部门发送逾期账款提醒清单。业务部门根据提醒清单及时与逾期客户取得联系，了解逾期原因，提醒客户按时支付货款，并要求客户明确付款计划。2.常规催收对于逾期时间较短的账款，业务部门首先采用电话、邮件、函件等方式进行常规催收，向客户说明逾期付款的不利影响，强调公司的收款要求和政策，争取客户尽快支付货款。同时，做好催收记录，详细记录与客户沟通的时间、内容、客户反馈等信息。3.重点催收对于逾期时间较长、金额较大或多次催收无果的重点客户，业务部门应制定专项催收方案，加大催收力度。可以通过上门拜访、实地催款、与客户上级沟通协调等方式，了解客户实际经营状况和资金情况，寻求解决方案。必要时，可暂停供货或采取其他制约措施，促使客户尽快支付货款。4.法律催收对于经多次催收仍无法收回的逾期账款，且符合法律诉讼条件的，公司应及时启动法律程序，通过向法院提起诉讼等方式追讨货款。在法律诉讼过程中，法务部门应全程参与，提供专业法律支持，确保诉讼请求合理合法，维护公司合法权益。催收效果评估与考核1.评估指标设定建立货款催收效果评估指标体系，主要包括逾期账款回收率、逾期账款周转天数、坏账损失率等指标。通过对这些指标的定期统计分析，评估货款催收工作的成效。2.评估周期货款催收效果评估原则上每月进行一次，对当月逾期账款催收情况进行全面总结分析。对于重点逾期账款或重大催收项目，应及时跟踪评估催收进展和效果。3.考核与激励将货款催收工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，对在货款催收工作中表现突出、成绩显著的部门和个人给予相应奖励；对因工作不力导致逾期账款长期未能收回、造成公司损失的部门和个人进行严肃问责，并扣减相应绩效分数或奖金。货款风险监控与预警风险监控机制1.客户信用动态管理建立客户信用档案，定期收集客户的信用信息，包括经营状况、财务状况、信用评级等，对客户信用状况进行动态评估。根据客户信用变化情况，及时调整结算方式、信用额度等，防范信用风险。2.货款回收进度监控财务部门应建立货款回收台账，实时跟踪每笔货款的结算情况和回收进度。定期对货款回收数据进行分析，关注逾期账款变化趋势，及时发现潜在风险点。3.合同执行情况监控加强对合同执行情况的监控，及时掌握合同履行过程中的变更事项、争议问题等。对于可能影响货款回收的合同风险因素，提前采取应对措施，确保合同顺利履行，货款按时回收。风险预警指标与阈值设定1.预警指标设定逾期账款占比、逾期账款增长率、坏账损失率、客户拖欠货款时间等货款风险预警指标，通过对这些指标的实时监测和分析，及时发现货款回收过程中的潜在风险。2.预警阈值根据公司历史数据、行业经验以及公司风险承受能力等因素，设定各预警指标的阈值。当预警指标达到或超过设定阈值时，发出风险预警信号，提示相关部门关注风险，采取相应防范措施。风险预警处理流程1.预警信号发布财务部门在发现预警指标异常时，应及时发布风险预警信号，明确预警级别（一般预警、重要预警、重大预警），并将预警信息传递给业务部门、风险管理部门等相关部门。2.预警分析与评估相关部门接到预警信息后，应立即组织人员对预警事项进行深入分析，评估风险影响程度和发展趋势。针对不同预警级别，制定相应的风险应对措施。3.应对措施实施业务部门根据预警分析结果，调整催收策略，加大催收力度，积极与客户沟通协商，争取尽快收回逾期账款。风险管理部门会同财务部门、法务部门等对预警风险进行跟踪监控，根据风险变化情况及时调整应对措施，确保风险得到有效控制。4.预警解除当预警指标恢复正常，风险得到有效化解后，由财务部门发布预警解除通知，结束预警处理流程，并对预警事件进行总结分析，总结经验教训，完善货款风险监控机制。应收账款管理应收账款账务处理1.入账依据财务部门应按照会计准则和公司财务制度的规定，以实际发生的交易为基础，依据相关原始凭证（如发票、送货单、验收单等）对应收账款进行账务处理，确保应收账款入账金额准确、及时。2.账龄分析定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按账龄长短进行分类统计，分析不同账龄段应收账款的分布情况和回收风险。账龄分析结果应作为货款催收、风险评估等工作的重要依据。3.坏账准备计提根据谨慎性原则，财务部门应定期对应收账款进行全面检查，合理估计可能发生的坏账损失，并按照规定计提坏账准备。坏账准备计提方法和比例应保持相对稳定，如需变更，应按照规定程序进行审批，并在财务报表附注中予以披露。应收账款清查与核对1.定期清查每年至少组织一次对应收账款的全面清查工作，由财务部门牵头，业务部门配合，对公司所有应收账款进行逐一核对，确保账账相符、账实相符。清查内容包括应收账款的金额、账龄、客户信息等，发现问题及时查明原因并进行调整。2.与客户对账定期与客户进行对账，原则上每季度至少对账一次。通过函证、面对面核对等方式，与客户核对往来账款余额，确认双方债权债务关系。对于核对中发现的差异，应及时与客户沟通核实，查明原因并进行账务调整。如客户对账单存在异议，应要求客户提供相关依据，进一步核实情况。信息沟通与协作机制内部沟通机制1.部门间信息共享建立货款管理信息共享平台，业务部门、财务部门、法务部门等相关部门应及时在平台上更新与货款管理相关的信息，如合同签订情况、发货信息、结算信息、催收进展等，实现信息实时共享，提高工作协同效率。2.定期沟通会议每月召开货款管理工作沟通会议，由财务部门主持，各相关部门参加。会议主要通报当月货款结算、催收、风险监控等工作进展情况，分析存在的问题，讨论解决方案，协调各部门工作配合事项，确保货款管理工作顺利推进。与客户沟通机制1.建立良好客户关系业务部门应加强与客户的日常沟通与联系，建立良好的合作关系，及时了解客户需求和意见，为货款回收工作创造有利条件。同时，通过沟通及时发现客户潜在风险因素，提前采取防范措施。2.规范客户沟通流程制定客户沟通管理规定，明确与客户沟通的方式、频率、内容等要求。业务人员在与客户沟通时，应严格按照规定流程进行，保持沟通的专业性和规范性。对于重要事项的沟通，应及时形成书面记录并存档，以备后续查询和追溯。附则制度修订与解释1.制度