供应商入驻管理规定

供应商入驻管理规定

供应商入驻管理规定一、总则1.目的：为加强酒店供应商管理，规范供应商入驻流程，确保所采购的物资及服务符合酒店经营需求与质量标准，保障酒店运营的顺利进行，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于所有拟向本酒店提供物资、设备、服务等各类供应商的入驻管理。3.管理原则：公平、公正、公开；资质审核严格；择优选择；互利共赢。二、供应商入驻条件1.基本资质要求-供应商须是依法注册成立的企业法人，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）。-具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录，未被列入失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单等不良信用记录。-具有健全的财务制度，能够提供近一年的财务报表，财务状况良好，具备履行合同的财务能力。2.行业特定资质-对于提供食品类物资的供应商，需具备食品生产许可证（生产厂家）或食品经营许可证（经销商），以及相关产品的检验检疫合格证明。-提供特种设备（如电梯、锅炉等）的供应商，应具备特种设备生产许可证、安装改造维修许可证等相关资质，且操作人员需持有相应的特种设备作业人员证书。-提供工程建设服务的供应商，应具备相应的工程施工资质等级证书、安全生产许可证等。-提供消防设备及服务的供应商，需具备消防设施工程专业承包资质证书、消防产品销售资质等。3.生产与服务能力-具备满足酒店需求的生产能力或服务能力，拥有相应的生产设备、技术人员、服务团队等。-对于生产型供应商，需提供生产工艺流程说明、生产计划安排等资料，证明其能够按时、按质、按量供应产品。-服务型供应商应提供详细的服务方案、服务流程、服务应急预案等，确保能够为酒店提供优质、高效、持续的服务。三、供应商入驻流程1.提交申请-有意向入驻的供应商需向酒店采购部门提交《供应商入驻申请表》，表格内容应包括公司基本信息（公司名称、法定代表人、联系方式、注册地址等）、经营范围、主营产品或服务、企业简介等。-同时，需附带相关资质证明文件的复印件（加盖公章），如营业执照、税务登记证、各类行业资质证书等。-供应商应确保所提交信息和资料的真实性、完整性和有效性。2.初步筛选-采购部门收到供应商申请后，对提交的资料进行初步审核。审核内容包括资料的完整性、资质证书的有效性、经营范围与酒店需求的匹配性等。-对于资料不完整或不符合要求的供应商，采购部门应在[X]个工作日内通知供应商补充或修正资料。如供应商在规定时间内未完成补充或修正，视为自动放弃入驻申请。-通过初步筛选的供应商，进入实地考察环节。3.实地考察-由采购部门牵头，联合相关使用部门（如餐饮部、工程部、客房部等）组成考察小组，对供应商进行实地考察。-考察内容主要包括：供应商的办公场所、生产车间（生产型供应商）、仓库存储条件、质量管理体系、人员配备等情况。-考察小组应根据考察情况填写《供应商实地考察报告》，报告内容包括考察时间、考察人员、考察地点、供应商基本情况、考察发现的问题及改进建议等。-实地考察结束后，考察小组应在[X]个工作日内将考察报告提交给采购部门负责人。4.评估审批-采购部门根据初步筛选和实地考察结果，组织相关部门对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、服务能力、交货期等方面。-各部门根据评估标准进行打分，并提出评估意见。采购部门汇总各部门意见后，形成《供应商评估报告》。-《供应商评估报告》需提交给酒店管理层进行审批。审批通过的供应商，方可正式入驻。5.签订合同-经审批通过的供应商，采购部门应在[X]个工作日内与供应商签订《供应商合作合同》。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。-在签订合同前，采购部门应将合同草案提交给酒店法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，保障酒店的合法权益。-合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门（如财务部门、使用部门等）备案。四、供应商信息管理1.信息录入与维护-采购部门负责将正式入驻的供应商信息录入酒店供应商管理系统，建立供应商档案。档案内容包括供应商基本信息、资质文件、考察报告、评估报告、合作合同等资料。-定期对供应商信息进行维护和更新，如供应商的联系方式、经营范围、资质证书有效期等信息发生变更时，采购部门应及时通知供应商提交变更资料，并在系统中进行相应修改。2.信息保密-酒店各部门及其工作人员应对供应商信息严格保密，不得向无关人员泄露供应商的商业秘密、技术资料等信息。-因工作需要查阅供应商信息的人员，应按照酒店信息查阅审批流程进行申请，经相关负责人批准后方可查阅。查阅人员应妥善保管所查阅的信息，不得擅自复制、传播。五、供应商培训与沟通1.入驻培训-供应商正式入驻后，采购部门应组织相关部门对供应商进行入驻培训。培训内容包括酒店的基本情况、采购流程、质量标准、服务要求、安全管理等方面。-通过培训，使供应商了解酒店的运营模式和需求，明确双方合作的规范和要求，确保供应商能够更好地为酒店提供产品和服务。2.定期沟通-采购部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品供应情况、服务质量等方面的信息。-建立供应商沟通会议制度，每季度至少召开一次供应商沟通会议。会议由采购部门主持，相关使用部门参加，会议内容主要包括总结上季度合作情况、解决合作中存在的问题、讨论下季度合作计划等。-及时向供应商反馈酒店对产品和服务的意见和建议，促进供应商不断改进和提高产品质量与服务水平。六、供应商考核与评价1.考核指标-质量指标：主要考核供应商提供的产品或服务是否符合酒店规定的质量标准。对于产品质量，以检验合格批次占总供货批次的比例来衡量；对于服务质量，通过客户投诉率、服务满意度调查等方式进行评估。-交货期指标：考核供应商是否能够按照合同约定的交货期按时供应产品或提供服务。以按时交货次数占总交货次数的比例作为考核依据。-价格指标：对比市场同类产品或服务的价格水平，评估供应商提供的价格是否合理。通过价格分析、成本核算等方式进行考核。-服务指标：包括供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力、配合度等方面。通过客户反馈、服务记录等进行评价。2.考核周期-对供应商的考核分为月度考核和年度考核。月度考核主要针对供应商当月的供货情况、服务质量等进行评价；年度考核则综合全年的考核结果，对供应商进行全面评估。3.考核流程-月度考核：每月初，采购部门会同相关使用部门根据上月供应商的供货记录、检验报告、客户反馈等资料，对供应商进行月度考核评分。评分结果在采购部门内部进行公示，公示期为[X]个工作日。-年度考核：每年年底，采购部门组织相关部门对供应商进行年度考核。年度考核结果以月度考核成绩为基础，结合实地考察、客户满意度调查等综合评估得出。年度考核报告需提交给酒店管理层审核。4.评价结果应用-根据考核评价结果，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。优秀供应商可在采购订单分配、合作项目拓展等方面给予优先考虑；合格供应商继续保持合作关系，但需针对存在的问题提出改进措施并限期整改；不合格供应商将视情况暂停或终止合作。-对于连续两个月月度考核不合格或年度考核不合格的供应商，采购部门应向供应商发出书面通知，告知其考核结果及处理意见。供应商如有异议，可在接到通知后[X]个工作日内向采购部门提出申诉，采购部门应组织相关人员进行复查，并将复查结果及时反馈给供应商。七、供应商退出管理1.主动退出-供应商因自身原因需要退出与酒店的合作，应提前[X]个月向酒店采购部门提交书面申请。申请内容应说明退出原因、退出时间安排等。-采购部门收到申请后，应及时与供应商进行沟通，协商解决合作终止相关事宜，如库存清理、未完成订单处理、货款结算等。-在完成所有相关手续后，采购部门应在供应商管理系统中注销该供应商信息，并将相关情况通知各相关部门。2.被动退出-如供应商出现以下情况，酒店有权单方面终止合作，要求供应商退出：-严重违反合同约定，如多次未按时交货、产品质量严重不合格、服务质量差且拒不整改等。-提供虚假资质证明文件或其他虚假信息，骗取入驻资格。-企业经营状况恶化，面临破产、倒闭等风险，可能影响正常供货或服务。-违反法律法规或酒店的相关规定，给酒店造成重大损失或不良影响。-酒店采购部门应向供应商发出书面的《终止合作通知》，明确说明终止合作的原因和依据。通知发出后，采购部门应组织相关部门对供应商的库存物资进行盘点清理，对未完成的订单进行妥善处理，并按照