酒店财务审批流程规定

酒店财务审批流程规定

酒店财务审批流程规定一、总则1.目的：为加强酒店财务管理，规范财务审批行为，明确审批权限，确保酒店各项经济业务合理、合法、合规，保障酒店资金安全和有效使用，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于酒店内所有部门及员工涉及的各项财务收支审批业务，包括但不限于费用报销、采购支出、工程款项支付、借款等。3.基本原则：遵循“分级审批、权责明确、流程规范、严格监督”的原则。审批流程应确保财务事项的真实性、合理性、必要性以及费用支出的合规性。二、审批权限划分1.一般费用审批权限-单笔金额在1000元以下：由部门负责人审核签字后，报财务经理审批，审批通过后可报销或支付。-单笔金额在1000元（含）至5000元：经部门负责人审核、财务经理复核后，报分管副总经理审批，审批通过后方可执行。-单笔金额在5000元（含）以上：需依次经部门负责人、财务经理、分管副总经理审核，最终由总经理审批。2.重大支出审批权限-重大采购支出：对于一次性采购金额超过10万元的固定资产、大宗物资采购等项目，除按上述一般费用审批流程依次审核外，还需提交酒店管理层会议讨论通过，形成决议后，由总经理签署审批意见。-重大投资项目：涉及酒店对外投资、重大工程建设项目等，无论金额大小，均需经过酒店董事会审议通过，由董事长签署审批意见后，方可实施。3.特殊事项审批权限-预算外支出：对于未列入年度预算的支出项目，无论金额大小，均需由部门提出书面申请，详细说明支出原因、必要性及预计金额等信息。经财务经理审核其对预算平衡的影响后，报分管副总经理和总经理审批。重大预算外支出还需提交董事会审议。-紧急支出：在突发紧急情况下（如设备抢修、重大安全事故处理等）需立即进行的支出，相关人员可先口头向部门负责人、分管副总经理和总经理报告，在获得同意后先行支付。事后2个工作日内，补办完整的审批手续，按正常流程进行报销。三、费用报销审批流程1.费用报销分类：包括差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、水电费、培训费等日常经营费用。2.报销流程-员工填写报销单：员工应根据实际发生的费用情况，如实填写费用报销单，注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并将相关发票、收据等原始凭证整齐粘贴在报销单背面。-部门负责人审核：部门负责人收到员工报销单后，应审核费用的真实性、合理性及与本部门业务的相关性，确认无误后签字。-财务审核：财务人员收到经部门负责人审核的报销单后，主要审核报销单据的完整性、合法性，发票的真实性、有效性，费用是否符合酒店的报销标准等。对于不符合要求的报销单，财务人员应及时退回并告知员工补充或更正。审核通过后，财务经理签字。-上级审批：根据报销金额大小，按照上述审批权限规定，依次报分管副总经理、总经理审批。-报销支付：审批流程完成后，报销单流转至财务部门，财务人员根据审批意见进行报销支付。对于通过银行转账支付的，应及时办理转账手续；对于现金报销的，应在规定时间内通知员工领取现金。四、采购支出审批流程1.采购申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计使用日期等信息。采购申请表需经部门负责人签字确认。2.采购审批-采购部门审核：采购部门收到各部门的采购申请表后，对采购需求进行汇总、审核。审核内容包括采购物品或服务的必要性、是否符合酒店采购标准、库存情况等。对于可通过库存调配解决的需求，采购部门应及时与申请部门沟通协调；对于确需采购的项目，采购部门应根据市场调研情况，确定采购方式（如招标、询价、议价等），并预估采购价格。-财务审核：财务部门对采购申请表中的预算金额、资金安排等进行审核，确保采购支出在预算范围内，并评估采购项目的资金可行性。审核通过后，财务经理签字。-上级审批：根据采购金额大小，按照审批权限规定，依次报分管副总经理、总经理审批。重大采购项目还需经过管理层会议或董事会审批。3.采购执行：采购审批通过后，采购部门按照既定的采购方式进行采购活动。在采购过程中，采购人员应严格遵守相关法律法规和酒店的采购管理制度，确保采购活动的公平、公正、公开，保证采购物品或服务的质量和价格合理。4.验收付款：采购物品或服务到达酒店后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收合格后，验收人员在验收单上签字确认。采购人员凭采购申请表、发票、验收单等相关单据，按照费用报销审批流程进行付款申请，经审批后，财务部门办理付款手续。五、工程款项支付审批流程1.工程立项：对于酒店的各类工程项目（包括新建、改建、装修等），由相关使用部门或项目负责部门提出工程立项申请，详细说明工程内容、预算金额、工期计划等信息。立项申请需经部门负责人签字后，报分管副总经理审核，总经理审批。重大工程项目需提交董事会审议通过。2.工程预算审核：工程立项审批通过后，财务部门会同工程管理部门对工程预算进行详细审核。审核内容包括工程量计算是否准确、工程单价是否合理、各项费用取费标准是否符合规定等。审核通过的工程预算作为工程款项支付的重要依据。3.工程合同签订：工程管理部门根据工程预算和项目要求，通过招标、谈判等方式确定施工单位，并签订工程合同。工程合同应明确工程内容、工程价款、付款方式、质量标准、工期要求、违约责任等条款。合同签订后，需将合同副本送财务部门备案。4.工程款项支付申请：在工程施工过程中，施工单位按照合同约定提出工程款项支付申请。申请时应提供工程进度报告、发票等相关资料。工程管理部门对工程进度、质量等进行核实后，在支付申请上签字确认。5.支付审批：工程款项支付申请经工程管理部门审核后，依次报财务部门、分管副总经理、总经理审批。财务部门主要审核支付金额是否符合合同约定、是否与工程进度相符、发票是否合规等。审批通过后，财务部门办理工程款项支付手续。6.工程竣工结算：工程竣工后，施工单位提交工程竣工结算报告。工程管理部门组织相关部门对工程进行竣工验收，并对竣工结算报告进行审核。财务部门根据审核结果和合同约定，进行最终的工程结算付款。结算完成后，财务部门应将工程相关资料整理归档。六、借款审批流程1.借款申请：员工因工作需要借款时，应填写借款申请表，注明借款用途、借款金额、预计还款日期等信息，并由借款人签字。2.部门负责人审核：部门负责人对员工的借款申请进行审核，确认借款用途的合理性和必要性，签字同意后提交财务部门。3.财务审核：财务人员审核借款申请表的填写是否规范、借款金额是否在合理范围内、预计还款日期是否明确等。同时，查询借款人以往借款的还款情况，对于有逾期未还借款的员工，应要求其先结清欠款或说明还款计划后，方可再次借款。审核通过后，财务经理签字。4.上级审批：根据借款金额大小，按照审批权限规定，依次报分管副总经理、总经理审批。5.借款发放：借款审批通过后，财务部门根据审批意见发放借款。借款一般通过银行转账方式支付给借款人，特殊情况下需支付现金的，应严格按照现金管理规定办理。6.借款归还：借款人应按照借款申请表中注明的还款日期及时归还借款。还款时，应填写还款单，经财务人员核实后，办理还款手续。对于逾期未还的借款，财务部门应及时催款，并按照酒店相关规定收取逾期利息。七、审批流程的时间要求1.常规审批：对于日常的费用报销、采购申请等常规审批事项，各审批环节应在收到审批文件后的1个工作日内完成。如遇特殊情况无法及时审批，审批人应提前告知相关人员，并说明预计审批时间。2.紧急事项审批：对于紧急支出、突发项目等紧急事项，各审批环节应在收到审批文件后的30分钟内给予回复，确保事项能够及时处理。3.重大事项审批：对于重大采购、投资项目等重大事项的审批，由于涉及的审核环节较多，较为复杂，相关部门应在收到申请后的3个工作日内完成初步审核，并提交上级审批。上级审批部门应在收到审核报告后的5个工作日内完成审批。八、监督与检查1.内部审计监督：酒店内部审计部门应定期对财务审批流程的执行情况进行审计监督。审计内容包括审批权限的执行情况、审批流程的合规性、报销单据的真实性和完整性等。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查：财务部门应定期对财务审批情况进行自查，检查各项审批手续是否完备、支付是否合规等。发现问题应及时纠正，并对相关责任人进行教育和处理。3.违规处理：对于违反本财务审批流程规定的行为，酒店将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职降薪、辞退等处理措施。对于因违规审批导致酒店经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。九、附则1.解释权：本规定由酒店财务部负责解释和修订。2.生效日期：本规定自发布之日起生效实施。原有关财务审批流程的规定同时废止。酒店各部门及全体员工应严格遵