商超项目合同管理规定

商超项目合同管理规定

商超项目合同管理规定一、总则1.目的：为加强本商超项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除及终止等行为，有效防范合同风险，维护商超和商户的合法权益，提高经营管理水平，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于本商超与各类商户就项目相关事宜所签订的各类合同，包括但不限于租赁合同、服务合同、促销合同等。3.管理原则：合同管理遵循依法合规、全面履行、全程监控、风险防范、严格保密的原则。确保合同的签订、履行等活动符合法律法规和公司政策要求，维护双方的合法权益。二、合同管理职责分工1.行政部门-负责制定和完善合同管理制度，并监督制度的执行情况。-组织合同文本的审核、会签工作，对合同的格式、条款的完整性和准确性进行审查。-负责合同的编号、归档、保管及查询工作，建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和统计。-协调处理合同纠纷，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动，负责整理和提供相关资料。2.业务部门-负责合同项目的前期调研、可行性分析和商务谈判，收集和审查对方当事人的主体资格、资信状况等相关资料。-根据业务需求起草合同文本，确保合同条款符合业务实际情况，明确双方的权利和义务。-负责合同的履行跟踪，及时向行政部门反馈合同履行过程中的问题和情况，提出合同变更、解除等建议。-配合行政部门处理合同纠纷，提供与合同履行相关的证据和资料。3.财务部门-参与合同涉及财务条款的审核，对合同的付款方式、结算周期、税务条款等进行审查，确保财务风险可控。-负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理收款和付款手续，对逾期款项进行催收。-协助行政部门和业务部门对合同履行情况进行财务分析，提供财务数据支持。三、合同签订管理1.合同主体审查-业务部门在签订合同前，必须对对方当事人的主体资格进行严格审查，确保其具有签订和履行合同的能力。审查内容包括但不限于：营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证照和文件。-对涉及特殊行业的合同，还需审查对方当事人是否具备相应的资质证书或许可证明。-对对方当事人的资信状况进行调查，可通过银行、工商行政管理部门、行业协会等渠道了解其经营状况、财务状况、信用记录等情况。2.合同文本起草-合同文本应尽量采用公司制定的标准合同文本。如无标准合同文本，业务部门应根据实际情况起草合同文本，确保合同条款完整、准确、清晰，避免模糊不清或产生歧义。-合同文本应明确双方的名称、地址、联系方式、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、履行地点、违约责任、争议解决方式等主要条款。-合同条款应符合法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和双方的合法权益。3.合同审核与会签-合同文本起草完成后，业务部门应首先进行内部审核，确保合同内容符合业务要求和公司政策。审核通过后，提交行政部门进行审核。-行政部门对合同的格式、条款的完整性和准确性进行审查，重点审查合同的法律风险、合规性等问题。对存在问题的合同文本，提出修改意见，反馈给业务部门进行修改。-涉及财务条款的合同，行政部门审核后应提交财务部门进行审核。财务部门对合同的付款方式、结算周期、税务条款等进行审查，确保财务风险可控。-对于重大合同或涉及多个部门的合同，行政部门应组织相关部门进行会签，各部门应在规定时间内提出审核意见。会签通过后的合同文本方可提交审批。4.合同审批-合同审批实行分级审批制度，根据合同的金额、性质、风险程度等因素确定审批权限。具体审批权限划分由公司另行规定。-业务部门将审核通过的合同文本及相关资料提交给有权审批人进行审批。有权审批人应认真审查合同内容，对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面评估，作出审批决定。-对于审批过程中提出的修改意见，业务部门应及时进行修改，并重新提交审批。5.合同签订-合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，应再次核对对方当事人的身份信息和授权情况，确保签订合同的主体符合要求。-合同签订应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章。授权代表签订合同的，应出具法定代表人签署的授权委托书。-合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交行政部门归档保管，同时留存一份副本供本部门使用。四、合同履行管理1.履行跟踪-合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时了解合同履行情况，协调解决履行过程中出现的问题。-履行跟踪责任人应定期向部门负责人汇报合同履行情况，对可能影响合同履行的重大事项应及时报告。-行政部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，督促业务部门按照合同约定履行义务。2.款项收付-财务部门应按照合同约定的付款方式和结算周期，及时办理合同款项的收付手续。对于到期未收到的款项，应及时通知业务部门进行催收。-业务部门应积极配合财务部门进行款项催收工作，采取有效措施督促对方当事人按时付款。对于逾期付款的，应按照合同约定追究对方的违约责任。-在支付合同款项前，业务部门应核实对方当事人是否按照合同约定履行了义务，确保付款依据充分。财务部门应严格审核付款申请和相关凭证，确保付款金额、付款方式等符合合同约定。3.合同变更与解除-合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时提出书面申请，并说明变更或解除合同的原因、内容及对公司的影响。-合同变更或解除申请应按照合同审批程序进行审批，经审批通过后方可与对方当事人协商签订变更或解除协议。-变更或解除合同的协议应采用书面形式，明确变更或解除的内容、时间、责任等事项。变更或解除合同的协议签订后，行政部门应及时对合同管理台账进行更新。4.合同终止-合同履行完毕或出现合同约定的终止情形时，合同自动终止。业务部门应及时通知行政部门和财务部门，办理相关手续。-行政部门应对合同履行情况进行核实，确认合同终止后，将合同档案进行整理归档。财务部门应核对合同款项的收付情况，确保账目清晰。五、合同档案管理1.档案归档-行政部门负责合同档案的归档工作，应在合同签订或履行完毕后及时将合同原件及相关资料进行整理、编号，按照类别和时间顺序进行归档。-合同档案应包括合同文本、审批文件、往来函件、履行记录、变更或解除协议等相关资料。-建立电子档案和纸质档案相结合的档案管理系统，确保合同档案的完整性和可查阅性。2.档案保管-合同档案应妥善保管，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。-明确档案保管期限，一般合同档案的保管期限为合同履行完毕后[X]年。对于重要合同或涉及法律纠纷的合同，保管期限应适当延长。-档案保管人员应定期对合同档案进行检查和整理，发现问题及时报告并采取措施进行处理。3.档案查阅与借阅-因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。-查阅合同档案应在行政部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得涂改、损毁、抽取档案内容。-因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和行政部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。-借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人。借阅期满后，应及时归还档案。行政部门应对档案的归还情况进行核对，确保档案完整。六、合同风险管理1.风险识别与评估-行政部门应定期组织对合同管理过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如合同条款风险、对方当事人违约风险、法律政策风险等。-采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施-对于合同条款风险，应加强合同审核工作，确保合同条款严谨、明确，避免出现漏洞和歧义。对于重大合同，可聘请专业律师进行审核，提供法律意见。-对于对方当事人违约风险，应在合同中明确违约责任，加强对对方当事人的资信调查和履行能力的监控。在合同履行过程中，如发现对方有违约迹象，应及时采取措施，如发函催告、要求提供担保等，以降低违约风险。-对于法律政策风险，应及时关注法律法规和政策的变化，对合同进行相应的调整和修订。加强与法律专业人士的沟通和交流，及时获取法律政策咨询服务。3.纠纷处理-合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时向行政部门报告，并提供相关资料。行政部门应组织相关人员对纠纷情况进行分析和研究，制定纠纷处理方案。-纠纷处理应首先采取协商、调解的方式解决，尽量通过友好协商达成一致意见，维护双方的合作关系。如协商、调解不成，可根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼途径解决。-在纠纷处理过程中，应注意收集和整理相关证据，包括合同文本、往来函件、履行记录、证人证言等，为纠纷的解决提供有力支持。-纠纷处理结束后，行政部门应及时总结经验教训，针对合同管理中存在的问题，提出改进措施，完善合同管理制度。七、监督与考核1.监督检查-行政部门应定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、档案管理等各个环节。-对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价-建立合同管理考核