研究生印章使用保管制度​

研究生印章使用保管制度​

一、总则1.为规范研究生院各类印章的使用与保管，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，保障研究生教育管理工作的正常开展，特制定本制度。2.本制度所指印章包括研究生院公章、学位评定委员会印章、各学科专业学位授权点印章以及其他因工作需要刻制的专用印章。二、印章的刻制与启用1.刻制申请：因工作需要刻制新印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，经研究生院主管领导审批同意后，报学校相关职能部门按规定程序办理刻制手续。2.印章启用：新印章刻制完成后，需在学校指定部门备案，并由研究生院发布启用通知，明确印章的名称、启用时间、使用范围等内容。启用通知应发送至校内各相关单位和部门。三、印章的保管1.专人负责：各类印章必须指定专人负责保管，保管人员应具备良好的政治素质和责任心，严格遵守印章使用保管制度。保管人员名单需报研究生院办公室备案，如有人员变动，应及时办理印章交接手续。2.存放安全：印章应存放在专门的保险柜或安全的场所，确保存放环境安全可靠。保险柜钥匙和密码应由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。3.日常检查：保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即报告研究生院主管领导，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用1.使用范围-研究生院公章用于以研究生院名义发布的各类文件、公函、报表、证书等；用于研究生招生、培养、学位授予等重要工作的相关材料；以及其他需要以研究生院名义对外行使权力的事项。-学位评定委员会印章用于学位评定相关的正式文件、学位证书等重要材料的盖章。-各学科专业学位授权点印章用于本学科专业与研究生培养、学位授予等工作相关的特定材料，具体使用范围由研究生院根据工作需要明确规定。-其他专用印章按照其专门用途在规定范围内使用。2.审批程序-一般性事务需使用印章的，由使用部门填写《研究生印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、份数等信息，经部门负责人签字后，提交给印章保管人员审核，审核通过后方可盖章。-重要文件、涉及重大事项的材料使用印章时，除填写《研究生印章使用申请表》外，还需经研究生院主管领导审批签字。涉及学校层面重大决策或重要对外合作事项的用印，需报学校主管领导审批。-学位证书等重要证书的盖章，需按照学位授予工作的相关流程和要求，由学位办公室统一组织，经学位评定委员会主席或授权副主席签字确认后，方可使用学位评定委员会印章进行盖章。3.用印登记：印章保管人员应建立详细的《研究生印章使用登记簿》，对每次印章的使用情况进行登记，包括用印日期、用印部门、用印事由、文件名称、份数、批准人、用印人等信息。使用登记簿应妥善保存，以备查阅。4.用印规范-印章保管人员在用印前，应仔细核对用印内容与审批意见是否一致，确保用印的准确性和严肃性。-用印位置应端正、清晰，骑年盖月，确保印章完整、清晰地印在文件或材料上。对于多页文件，应加盖骑缝章。-严禁在空白纸张、空白表格等空白文件上加盖印章。特殊情况下确需使用空白印章的，必须经过严格的审批程序，并在规定时间内将使用情况反馈给印章保管人员进行登记备案。五、印章的停用与销毁1.停用处理：因机构变更、名称更改、印章损坏等原因导致印章不再使用时，由研究生院办公室及时发布印章停用通知，并收回停用印章。停用印章应妥善保管，不得随意丢弃或自行处理。2.销毁程序：对于需要销毁的印章，由研究生院办公室填写《研究生印章销毁申请表》，经主管领导审批后，按照学校相关规定，由学校指定的部门或专业机构进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁印章的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，记录材料应存档保存。六、监督与责任追究1.监督检查：研究生院办公室定期对印章的使用保管情况进行检查，确保印章使用保管制度的严格执行。检查内容包括印章保管是否安全、使用审批程序是否规范、用印登记是否完整等。2.责任追究：对违反本制度规定，擅自使用印章、越权使用印章、因保管不善导致印章丢失或损坏等行为