涉密档案数据管理制度

涉密档案数据管理制度一、总则为了加强涉密档案数据的管理，确保国家秘密和敏感信息的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于本单位所有涉及国家秘密和敏感信息的档案数据的管理，包括纸质档案、电子档案以及其他存储介质上的涉密档案数据。二、涉密档案数据的定义和范围涉密档案数据是指涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他敏感信息的档案数据，包括但不限于以下几类：1.国家秘密级别的文件、资料、报告等；2.涉及单位核心技术、商业机密的档案数据；3.包含个人敏感信息（如身份证号、银行卡号、医疗记录等）的档案数据；4.其他经单位认定为涉密的档案数据。三、涉密档案数据管理机构和职责1.设立涉密档案数据管理领导小组，由单位主要领导担任组长，成员包括各部门负责人。领导小组负责制定涉密档案数据管理的总体方针、政策和规划，协调解决涉密档案数据管理中的重大问题。2.档案管理部门是涉密档案数据的具体管理部门，负责涉密档案数据的收集、整理、存储、保管、利用和销毁等工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责涉密档案数据的日常管理工作。3.各部门是涉密档案数据的产生和使用部门，负责本部门涉密档案数据的收集、整理和移交工作，并对本部门涉密档案数据的安全负责。四、涉密档案数据的收集和整理1.各部门应及时收集本部门产生的涉密档案数据，并按照档案管理的要求进行整理。整理工作应遵循分类准确、编号规范、装订整齐的原则。2.对于纸质涉密档案数据，应使用符合保密要求的档案盒进行装具，并在档案盒上注明档案的类别、年度、保管期限等信息。3.对于电子涉密档案数据，应按照规定的格式和标准进行存储，并建立相应的索引和目录。同时，应采取加密措施，确保电子涉密档案数据的安全。五、涉密档案数据的存储和保管1.涉密档案数据应存储在专门的涉密档案库房中。涉密档案库房应符合国家有关保密要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.对于纸质涉密档案数据，应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的档案架和标识。档案架应排列整齐，便于查找和管理。3.对于电子涉密档案数据，应存储在专门的涉密存储设备中，并采取加密措施。涉密存储设备应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。4.档案管理部门应定期对涉密档案数据进行检查和维护，确保档案数据的安全和完整。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、涉密档案数据的利用1.涉密档案数据的利用应遵循严格的审批制度。使用人员应填写《涉密档案数据利用申请表》，经本部门负责人审核、档案管理部门负责人审批后，方可查阅和使用涉密档案数据。2.对于纸质涉密档案数据，使用人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅和使用，并遵守相关的保密规定。查阅和使用完毕后，应及时归还档案，不得擅自带出档案库房。3.对于电子涉密档案数据，使用人员应通过单位内部的涉密网络进行查阅和使用，并遵守相关的网络安全规定。使用完毕后，应及时删除临时文件，不得将电子涉密档案数据复制到非涉密存储设备中。4.档案管理部门应建立涉密档案数据利用台账，记录使用人员的姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息，以便日后查询和审计。七、涉密档案数据的销毁1.涉密档案数据的销毁应遵循严格的审批制度。档案管理部门应定期对超过保管期限的涉密档案数据进行清理和鉴定，提出销毁意见，经单位领导审批后，方可进行销毁。2.对于纸质涉密档案数据，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由两人以上监销。销毁过程中，应确保档案数据被彻底销毁，不得泄露。3.对于电子涉密档案数据，应采用数据擦除、物理销毁等方式进行销毁，并由两人以上监销。销毁过程中，应确保电子涉密档案数据被彻底销毁，无法恢复。4.档案管理部门应建立涉密档案数据销毁台账，记录销毁的档案数据的类别、年度、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息，以便日后查询和审计。八、涉密档案数据的安全保密措施1.加强涉密档案数据管理人员的保密教育，提高保密意识。涉密档案数据管理人员应签订保密承诺书，遵守国家有关保密法律法规和单位的保密制度。2.对涉密档案数据的存储和传输过程采取加密措施，确保档案数据的安全。加密算法应符合国家有关标准和要求。3.加强对涉密档案数据管理场所的安全保卫工作，安装监控设备，设置门禁系统，防止无关人员进入。4.定期对涉密档案数据管理系统进行安全检查和漏洞修复，防止黑客攻击和病毒感染。5.对于涉及国家秘密的档案数据，应严格按照国家有关保密规定进行管理，确保国家秘密的安全。九、监督和检查1.单位应建立健全涉密档案数据管理的监督检查机制，定期对涉密档案数据的管理情况进行检查。2.监督检查的内容包括涉密档案数据的收集、整理、存储、保管、利用和销毁等各个环节，以及保密制度的执行情况。3.对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。对于违反保密制度的行为，应依法依规进行处理。十、责任追究1.对于违反本制度规定，造成涉密档案数据泄露或其他