行政档案库房设施维护管理规定​

行政档案库房设施维护管理规定​

行政档案库房设施维护管理规定一、总则1.目的：为加强本高端宾馆行政档案库房设施的维护管理，确保档案库房环境安全、设施设备正常运行，有效保护行政档案的完整性与安全性，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于宾馆行政档案库房内所有设施设备的维护管理工作，包括但不限于库房建筑、消防设施、温湿度调控设备、照明系统、防虫防鼠设备等。3.责任主体：宾馆行政部门负责行政档案库房设施维护管理工作的统筹与监督；档案管理人员负责日常设施设备的检查、维护记录工作；宾馆维修部门负责设施设备的维修、保养等技术支持工作。二、库房建筑维护1.墙体与屋顶-日常检查：档案管理人员每日对库房墙体和屋顶进行外观检查，查看是否有裂缝、渗漏等情况。重点检查墙角、门窗周边、屋顶衔接处等易出现问题的部位。-定期维护：每季度由维修部门专业人员对库房墙体和屋顶进行全面检查，使用专业工具检测墙体结构稳定性，对屋顶防水层进行功能性检测。如发现墙体裂缝，根据裂缝大小和严重程度采取不同措施，较小裂缝采用水泥砂浆填补，较大裂缝需进行加固处理；对于屋顶渗漏，及时修复防水层，必要时重新铺设防水材料。-环境维护：保持库房周边排水畅通，避免雨水长期浸泡墙体。定期清理屋顶杂物，防止排水口堵塞影响屋顶排水功能。2.地面-清洁保养：档案管理人员每日对库房地面进行清扫，去除灰尘、杂物等。每月使用中性清洁剂对地面进行清洁，避免使用强酸碱清洁剂腐蚀地面材质。-磨损处理：如发现地面有磨损、起砂等情况，及时通知维修部门。对于小面积磨损，可采用修补材料进行修复；大面积磨损则需根据地面材质选择重新铺设或翻新处理。-防水处理：定期检查地面防水层，特别是库房内有水源的区域（如卫生间、洗手池附近），确保防水效果良好，防止渗漏影响档案存放。3.门窗-密封性检查：档案管理人员每日检查门窗的密封性，查看是否有缝隙导致空气、灰尘进入库房。定期检查门窗的胶条、密封垫等部件，如有老化、损坏及时更换。-开合功能维护：每周对门窗的开合功能进行测试，确保门窗能够正常开关、锁闭。如发现门窗开关不顺畅，及时清理轨道内杂物，涂抹适量润滑剂；对于门锁故障，及时通知维修部门进行维修或更换。-安全防护：门窗应安装符合安全标准的防盗锁具和防护栏，定期检查其牢固程度。如发现防护栏有松动、损坏情况，及时进行加固或更换，确保库房安全。三、消防设施维护1.消防器材配备-灭火器：库房内应按照规定配备足够数量、合适类型的灭火器。一般每50平方米至少配备1具4公斤及以上的ABC类干粉灭火器。灭火器应放置在明显、便于取用的位置，且周围不得堆放杂物。-消火栓：库房内设置消火栓，确保消火栓箱内设备齐全，包括消防水带、水枪、消防栓阀门等。消火栓的设置位置应符合消防规范要求，且保证消防用水的供应。-自动喷水灭火系统：根据库房面积和档案重要性，合理安装自动喷水灭火系统。系统应具备温感、烟感等探测器，能够及时发现火灾并自动启动喷水灭火。2.日常检查-档案管理人员每日对消防器材进行外观检查：查看灭火器压力指针是否在正常范围，喷管、喷嘴是否完好无损；检查消火栓箱门是否能正常开启，水带是否完好无破损、发霉现象，水枪头是否堵塞，阀门是否能正常开关。-每月对自动喷水灭火系统进行巡查：检查喷头是否被遮挡、损坏，报警阀组是否处于正常工作状态，消防水泵结合器是否完好等。3.定期维护-每季度由专业消防维护人员对消防设施进行全面维护保养：对灭火器进行压力检测和药剂充装（如有需要），对消火栓进行水压测试，检查阀门密封性能，对自动喷水灭火系统进行功能测试，包括探测器灵敏度测试、喷头喷水效果测试、消防水泵联动测试等。-每年邀请专业消防检测机构对消防设施进行全面检测：出具检测报告，确保消防设施符合国家相关标准和规定。对于检测中发现的问题，及时安排维修整改，确保消防设施始终处于良好的运行状态。4.维护记录-建立详细的消防设施维护记录档案，记录每次检查、维护的时间、内容、发现的问题及处理结果等信息。维护记录应由档案管理人员和维修人员共同签字确认，并存档备查。四、温湿度调控设备维护1.设备配备-空调系统：根据库房面积和空间布局，合理安装空调设备，确保能够有效调节库房内的温度。一般要求库房温度保持在14-24℃之间。-除湿机：为控制库房湿度，配备足够数量的除湿机。库房相对湿度应保持在45%-60%之间。除湿机应放置在通风良好的位置，确保除湿效果。-温湿度监测设备：在库房内不同位置安装温湿度传感器，实时监测库房温湿度数据。同时，配备温湿度记录仪，能够自动记录温湿度变化情况，便于分析和管理。2.日常检查-档案管理人员每日查看温湿度监测设备数据：记录库房内的温湿度数值，观察温湿度是否在规定范围内。如发现温湿度异常，及时检查空调、除湿机等设备的运行状态。-检查空调、除湿机的运行状态：查看设备的运行指示灯是否正常亮起，压缩机、风机等部件是否正常运转，有无异常噪音或异味。3.定期维护-每月对空调进行清洁保养：清理空调滤网，去除灰尘和杂物，确保空调通风良好。检查空调的制冷剂压力，如有不足及时补充。对空调的电气线路进行检查，确保无漏电、短路等安全隐患。-每季度对除湿机进行维护：清理除湿机的水箱、滤网和冷凝器，检查排水系统是否畅通。对除湿机的压缩机、风机等关键部件进行检测，确保设备正常运行。-每年邀请专业的设备维修人员对温湿度调控设备进行全面检修：对空调进行深度保养，包括清洗蒸发器、冷凝器等内部部件，检查压缩机性能，校准温湿度传感器等。对除湿机进行全面检测和维护，确保设备的除湿能力和稳定性。4.故障处理-如发现温湿度调控设备出现故障，档案管理人员应立即记录故障现象，并及时通知维修部门。维修部门在接到通知后，应尽快安排维修人员到达现场进行维修。对于紧急故障，如空调压缩机损坏导致温度失控，应采取临时应急措施，如启用备用空调设备或增加临时通风设备，确保库房温湿度在可接受范围内，同时加快维修进度。五、照明系统维护1.灯具配备-库房内应采用无紫外线、无红外线的节能灯具：避免光线对档案造成损害。根据库房面积和布局，合理布置灯具，确保照明均匀，无明显阴影。一般要求库房内平均照度不低于50lx。-配备应急照明灯具：应急照明灯具应具备足够的亮度和持续供电时间，一般要求应急照明时间不少于90分钟。应急照明灯具应安装在明显、便于操作的位置，且不得被遮挡。2.日常检查-档案管理人员每日对照明灯具进行检查：查看灯具是否正常亮起，有无闪烁、熄灭等情况。检查照明开关是否能正常控制灯具的开启和关闭。-每周对应急照明灯具进行功能测试：按下应急照明灯具的测试按钮，检查灯具是否能正常切换到应急状态，亮度是否符合要求。3.定期维护-每月对灯具进行清洁：使用干净的软布擦拭灯具表面的灰尘，确保灯具发光效果良好。检查灯具的灯泡、灯管是否有老化、损坏现象，如有需要及时更换。-每季度对照明系统的线路进行检查：查看线路是否有破损、老化、短路等情况，确保用电安全。检查照明配电箱内的开关、接触器等电器元件是否正常工作，如有故障及时维修或更换。-每年对整个照明系统进行全面检测：包括照度检测、灯具性能检测、应急照明功能检测等。根据检测结果，对照明系统进行调整和优化，确保照明质量符合要求。4.更换记录-建立灯具更换记录档案，记录每次灯具更换的时间、型号、更换原因等信息。同时，对灯具的使用情况进行统计分析，合理预估灯具的使用寿命，提前做好灯具的采购和储备工作。六、防虫防鼠设备维护1.防虫设备-防虫药品投放：在库房内合理放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等。药品应放置在档案架的底层、角落等位置，且不得与档案直接接触。定期检查防虫药品的剩余量，根据需要及时补充。-防虫网安装：在库房的门窗处安装防虫网，防止昆虫进入库房。防虫网应定期检查，如有破损及时更换，确保其防护效果。-紫外线消毒灯：定期使用紫外线消毒灯对库房进行消毒杀菌，减少害虫滋生的环境。紫外线消毒灯应按照规定的时间和强度进行使用，使用过程中确保人员不在库房内，避免对人体造成伤害。2.防鼠设备-挡鼠板设置：在库房门口设置挡鼠板，高度不低于60厘米。挡鼠板应安装牢固，与地面和门框之间无缝隙，防止老鼠进入库房。-鼠夹、鼠笼放置：在库房内的角落、通道等位置合理放置鼠夹、鼠笼等捕鼠设备。定期检查鼠夹、鼠笼的使用情况，清理捕获的老鼠，并对设备进行清洁和复位。-电子驱鼠器使用：安装电子驱鼠器，通过发出超声波或电磁波驱赶老鼠。电子驱鼠器应定期检查其工作状态，确保其正常运行。3.日常检查-档案管理人员每日对防虫防鼠设备进行检查：查看防虫药品是否需要补充，防虫网是否完好，紫外线消毒灯是否能正常开启。检查挡鼠板是否在位，鼠夹、鼠笼是否有捕获老鼠，电子驱鼠器是否正常工作。4.定期维护-每月对防虫网进行清洁：去除网上的灰尘和杂物，检查防虫网的网孔是否堵塞，影响通风和防虫效果。每季度对紫外线消毒灯进行维护，检查灯管寿命，如有需要及时更换。-每季度对挡鼠板进行检查和维护：查看挡鼠板是否有损坏、变形，如有需要进行修复或更换。对鼠夹、鼠笼进行清洁和保养，检查弹簧、机关等部件是否正常，确保其捕鼠功能良好。每年对电子驱鼠器进行全面检测和维护，确保其发射频率和强度符合要求。5.维护记录-建立防虫防鼠设备维护记录档案，记录每次检查、维护的时间、内容、发现的问题及处理结果等信息。同时，记录害虫和老鼠的捕获情况，分析害虫和老鼠的活动规律，以便及时调整防虫防鼠措施。七、安全与应急管理1.安全培训-定期组织档案管理人员和相关维护人员参加安全培训，培训内容包括消防知识、电气安全、设备操作规范等。通过培训，提高人员的安全意识和应急处理能力。-培训频率为每半年至少一次，培训可邀请专业的安全培训机构或消防部门人员进行授课，确保培训内容的专业性和实用性。2.应急预案制定-制定完善的库房设施安全应急预案，包括火灾应急预案、设备故障应急预案、自然灾害应急预案等。应急预案应明确应急组织机构、各部门和人员的职责、应急响应程序、应急救援措施等内容。-应急预案应定期进行修订和完善，确保其符合实际情况和最新的安全要求。同时，组织相关人员对应急预案进行学习和演练，使每个人熟悉应急处理流程和自己的职责。3.应急演练-每年度组织一次全面的应急演练，模拟火灾、设备故障等突发情况，检验应急预案的可行性和有效性。演练结束后，对应急演练进行总结评估，针对演练中发现的问题，及时对应急预案进行修改和完善。-应急演练应涵盖所有相关部门和人员，包括档案管理人员、维修人员、保安人员等，确保在实际发生紧急情况时，各部门和人员能够密切配合，迅速有效地进行应急处理。4.应急物资储备-在库房内储备必要的应急物资，如灭火器、灭火沙、应急照明设备、防护用品等。应急物资应放置在明显、便于取用的位置，并定期进行检查和维护，确保其性能良好、数量充足。-建立应急物资管理台账，记录应急物资的采购、使用、补充等情况，做到账物相符。同时，根据实际情况和应急需求，适时调整应急物资的储备种类和数量。八、监督与考核1.监督机制-宾馆行政部门定期对行政档案库房设施维护管理工作进行监督检查，检查内容包括设施设备的维护记录、运行状态、安全管理等方面。监督检查可采取现场检查、查阅记录、询问相关人员等方式进行。-设立意见箱和投诉电话，鼓励员工和其他相关人员对库房设施维护管理工作中存在的问题进行监督和举报。对于举报属实的情况，给予举报人一定的奖励。2.考核指标-建立档案库房设施维护管理考核指标体系，考核指标包括设施设备完好率、维护记录完整性、应急处理能力等。对档案管理人员和维修人员的工作进行量化考核。-设施设备完好率应不低于95%，维护记录应完整、准确，应急处理应符合应急预案要求，在规定时间内完成相应的应急措施。3.奖惩措施-对于在档案库房设施维护管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括物质奖