行政办公设备采购招标制度​

行政办公设备采购招标制度​

行政办公设备采购招标制度一、总则1.目的：为规范本高端宾馆行政办公设备采购招标行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金的使用效益，保证采购设备的质量和服务，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于宾馆因行政办公需要采购各类办公设备的招标活动，包括但不限于电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等设备的采购。3.采购原则-合法性原则：采购招标活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。-公平、公正、公开原则：给予所有符合条件的供应商平等的参与机会，在招标过程中保持公正，将招标信息、过程和结果向所有相关方公开。-效益原则：在满足宾馆行政办公需求的前提下，追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。-质量优先原则：确保所采购的办公设备符合行业标准和宾馆实际使用要求，保证设备质量可靠。二、采购招标组织与职责1.采购招标领导小组-组成：由宾馆总经理担任组长，副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、审计部等相关部门负责人。-职责：全面领导采购招标工作，制定采购招标政策和重大决策；审核采购招标计划和预算；对采购招标过程中的重大问题进行协调和决策；审定中标供应商和中标结果。2.采购招标工作小组-组成：由行政部负责人担任组长，成员由行政部相关人员、使用部门代表、技术专家等组成。-职责：负责具体组织实施采购招标工作，包括编制招标文件、发布招标公告、受理投标报名、组织开标、评标、定标等工作；对投标供应商的资格进行审查；对采购项目进行市场调研，提出采购需求和技术参数；协助采购招标领导小组进行决策，并负责采购合同的签订、执行和验收等工作。3.监督小组-组成：由审计部负责人担任组长，成员包括纪检监察人员等。-职责：对采购招标活动全过程进行监督，确保招标程序合法合规；受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查处理；对采购合同的执行情况进行监督检查。三、采购招标计划与预算编制1.采购需求申报：每年末，各部门根据本部门行政办公设备的使用情况和下一年度工作需求，填写《行政办公设备采购需求申报表》，详细说明所需设备的名称、规格型号、数量、用途、技术参数等内容，并提交给行政部。2.采购计划编制：行政部对各部门提交的采购需求进行汇总和审核，结合宾馆整体发展规划和实际情况，编制年度《行政办公设备采购计划》。采购计划应明确采购项目名称、采购数量、采购预算、采购时间、采购方式等内容。3.预算审核与批准：财务部对行政部提交的采购计划进行预算审核，根据宾馆财务状况和资金安排，提出预算调整意见。采购计划经采购招标领导小组审核通过后，报宾馆总经理批准实施。对于预算金额较大或特殊的采购项目，需经宾馆管理层集体研究决定。4.采购计划调整：在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购项目、数量、预算等内容，相关部门应填写《行政办公设备采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，经行政部审核、采购招标领导小组批准后实施。四、招标文件编制1.招标文件内容：招标文件应包括以下主要内容：-招标公告：包括招标项目名称、招标单位名称、地址和联系方式、招标项目简要说明、招标范围、投标人资格要求、报名时间和地点、开标时间和地点等信息。-投标须知：对投标文件的编制、密封和标记、投标报价、投标有效期、投标保证金、开标、评标、定标等事项的详细说明和要求。-采购项目要求：明确采购办公设备的详细规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、交货地点、售后服务要求等内容。-合同条款：包括合同格式、双方权利义务、付款方式、质量保证、违约责任、争议解决方式等内容。-投标文件格式：提供投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等文件格式。2.招标文件编制要求-准确性：招标文件中的各项内容应准确、清晰，避免产生歧义，确保投标人能够准确理解招标要求。-完整性：招标文件应涵盖采购项目的各个方面，包括技术、商务、服务等要求，使投标人能够全面了解招标项目情况，编制完整的投标文件。-合理性：技术参数和商务条款应根据采购项目的实际需求制定，既不能过于苛刻，限制潜在投标人的参与，也不能过于宽松，影响采购项目的质量和效益。-合法性：招标文件的内容必须符合国家法律法规及相关政策规定，不得含有歧视性、排斥性条款。3.招标文件审核与批准：招标文件编制完成后，由采购招标工作小组组织相关部门和技术专家进行审核，重点审核招标文件的合法性、准确性、完整性和合理性。审核通过后的招标文件报采购招标领导小组批准后发布。五、招标公告发布与报名受理1.招标公告发布：采购招标工作小组应在宾馆内部网站、公告栏以及相关政府采购网站、行业网站等媒体上发布招标公告，广泛征集潜在投标人。招标公告发布时间不得少于规定的工作日。2.报名受理：潜在投标人在规定的报名时间内，持营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书等相关证明材料到指定地点报名。采购招标工作小组对报名投标人的资格进行初步审查，符合要求的投标人领取招标文件，并按照招标文件要求缴纳投标保证金。六、开标、评标与定标1.开标-开标时间和地点：按照招标文件规定的时间和地点举行开标会议，由采购招标工作小组主持，所有投标人或其授权代表参加。-开标程序：开标时，首先由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的其他主要内容。开标过程应记录在案，并存档备查。2.评标-评标委员会组成：评标委员会由采购招标工作小组从宾馆内部专家库中随机抽取的技术专家、经济专家以及使用部门代表等组成，成员人数为单数，且不少于5人。评标委员会成员应具备相应的专业知识和经验，与投标人无利害关系。-评标原则：评标委员会按照公平、公正、科学、择优的原则，依据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标过程应严格保密，任何单位和个人不得干预或影响评标结果。-评标方法：评标方法可采用综合评分法、最低价评标法等，具体评标方法在招标文件中明确规定。综合评分法是指对投标文件的商务、技术、价格、服务等方面进行综合评价，按照得分高低确定中标候选人；最低价评标法是指在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低者为中标候选人。-评标过程：评标委员会首先对投标文件进行初步评审，审查投标文件是否符合招标文件的要求，对不符合要求的投标文件予以否决。然后，对通过初步评审的投标文件进行详细评审，按照评标标准和方法进行打分和比较。评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单，中标候选人数量一般为1-3名。3.定标：采购招标领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标供应商。一般情况下，排名第一的中标候选人为中标供应商。如排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同或存在违法行为等情形，可按照中标候选人排名顺序依次确定其他中标候选人为中标供应商。中标结果确定后，采购招标工作小组应在宾馆内部网站、公告栏等媒体上进行公示，公示期不得少于规定的工作日。公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书。七、合同签订与执行1.合同签订：中标供应商在收到中标通知书后，应在规定的时间内与宾馆签订采购合同。合同内容应与招标文件和投标文件的内容一致，明确双方的权利义务、设备规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量保证、售后服务、付款方式等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。2.合同执行监督：行政部负责对采购合同的执行情况进行跟踪监督，及时掌握供应商的供货进度、设备质量等情况。如发现供应商存在违约行为，应及时要求供应商整改，如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，可按照合同约定追究其违约责任。3.付款管理：财务部按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。在支付款项前，应审核相关发票、验收报告等凭证，确保支付的款项符合合同规定和财务制度要求。八、验收管理1.验收组织：采购设备到货后，由行政部组织使用部门、技术专家等组成验收小组，按照合同要求和相关标准对设备进行验收。2.验收内容：验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、运行情况、售后服务等方面。验收小组应认真检查设备的各项指标是否符合合同约定，如有异议，应及时与供应商沟通解决。3.验收报告：验收完成后，验收小组应出具验收报告，详细记录验收情况和验收结果。验收报告经验收小组成员签字确认后，作为支付货款和设备入账的依据。如验收不合格，应要求供应商采取整改措施，直至验收合格为止。九、售后服务管理1.售后服务要求：在采购合同中应明确供应商的售后服务条款，包括设备的质保期、维修保养、技术支持、培训等方面的要求。供应商应按照合同约定提供优质的售后服务，确保设备正常运行。2.售后服务监督：行政部负责对供应商的售后服务质量进行监督，定期收集使用部门对设备售后服务的反馈意见。如发现供应商未按照合同约定提供售后服务，应及时要求供应商整改，如供应商拒不整改，可按照合同约定扣除质保金或追究其违约责任。3.售后服务档案管理：行政部应建立售后服务档案，记录设备的维修保养情况、故障处理记录、技术培训等信息，以便于对设备的售后服务进行跟踪和管理。十、供应商管理1.供应商资格审查：在采购招标过程中，对参与投标的供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审查。只有通过资格审查的供应商才有资格参与投标。2.供应商评价：建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，在后续采购项目中可给予优先考虑；对于评价结果为不合格的供应商，应暂停或取消其供货资格。3.供应商档案管理：行政部应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、投标情况、合同执行情况、评价结果等信息，以便于对供应商进行管理和选择。十一、监督与投诉处理1.监督检查：监督小组对采购招标活动全过程进行监督检查，定期对采购项目的执行情况进行抽查，发现问题及时提出整改意见。对违反本制度规定的行为，应依法依规进行严肃处理。2.投诉处理：供应商如对采购招标活动、中标结果或合同执行情况有异议，可在规定的时间内向监督小组提出投诉。监督小组