办公自动化(OA)详细解决方案

办公自动化(OA)系统

详细解决方案

二O一三年九月

目录

前言................................................1

I.办公自动化介绍..............................................................2

2.办公自动化特点..............................................................3

3.办公自动化的优点............................................................3

3.1提高团队工作效座..........................................................3

3.2节约开支..................................................................4

3.3实现一步到位的办公自动化..................................................4

4.系统功能清单..............................................................4

5.软件功能...................................................................6

5.1个人桌面...........................................................................................................................................6

5.2办公邮件..........................................................................................................................................6

5.3信息中心...........................................................................................................................................6

5.4工作支配...........................................................................................................................................7

5.5公文流转...........................................................................................................................................8

5.6会议管理...........................................................................................................................................8

5.7审批登记...........................................................................................................................................8

5.8档案管理...........................................................................................................................................9

5.9系统管理...........................................................................................................................................9

6.系统环境要求.............................................................10

6.1应用服务器要求...........................................................10

6.2客户机要求...............................................................10

刖B

随着学问经济的到来，如何加快企业内部信息的沟通，改进企业

业务流程和管理模式，提高运行效率，降低成本，提高竞争力，将是

摆在企业管理者面前的重要课题。而借助办公自动化(0A)软件将有

效快捷的帮助企业完成管理水平的大幅提升。

目前国内办公软件应用方面的市场需求与日俱增，办公自动化

(OA：OFFICEAUTOMATION)就是接受Internet/Intranet技术，基于

工作流的概念,使企业内部人员便利快捷地共享信息,高效地协同工

作；变更过去困难、低效的手工办公方式，实现快速、全方位的信息

采集、信息处理，为企业的管理和决策供应科学的依据。一个企业实

现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现

群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的沟通，工作的协调与合

作。由于网络的存在，这种沟通与协调几乎可以在瞬间完成，并且不

必担忧对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体

工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以

至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化建设是现代化办公的须要，现代计算机网络及通信技

术，为实现办公自动化供应了物质条件。技术转化为应用，须要管理

上的创新。领导支持、有效的行政协调是成功的保证。办公自动化是

一个不断发展的概念，因此办公自动化建设是一项长期的任务。变更

传统的办公方式，变更人们的思维方式和工作习惯，不能急于求成，

要按部就班。随着学问经济时代的来临，办公自动化将具有广袤的发

展空间和应用前景。

1.办公自动化介绍

随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得

Internet/Intranet正慢慢成为企业信息化建设的有力工具。凭借

Microsoft>UNIX等系统平台上的开发阅历，成功地推出了基于

Internet/Tntranet平台的企业级网络办公自动化应用软件---

OfficeAssistanto该软件接受Browser/Server模式，完全基于

Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而

成的一套便利、稳定、好用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨

的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企

事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决

策的左右手。它能使最困难、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、

数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。

办公自动化接受纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，

系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作

量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传

统方式相比有了质的飞跃。

系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵敏

便利；良好的系统开放实力和可扩展性，同时可依据各个不同企事业

特点，为其量身定制其业务模块。

2.办公自动化特点

•完全基于阅读器界面、安装便利，客户端只需安装大众的1E

阅读器，且操作简洁、便利，只要懂上网便能得心应手运用该

软件，不须要做额外的运用培训。

•设置灵敏、完善的平安管理和审批、工作流机制，可灵敏设置

审批路径、审批权限等工作流程。

•具有良好的适应性，客户端零维护，避开了C/S模式麻烦的系

统维护过程，系统管理员从今不再须要两头奔波。

•便利的系统流程和配置管理。

•供应用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的平安管

理机制，为系统正常运转供应平安保障。

•良好的系统开放实力和可扩展性，使企业轻松架构Internet

应用。

3.办公自动化的优点

3.1提高团队工作效率

•确保随时随地访问重要文件

•自动管理文档的团队更新版本

.随时随地与团队成员沟通

.共享联系人和日程支配

3.2节约开支

•完全基于阅读器，简洁易用，节约培训费用

•削减昂贵的会议、电话和交通开支

3.3实现一步到位的办公自动化

•具备国际标准的功能模块，覆盖企业信息化的各个方面

•在同一个应用中，保存您的电子邮件、待办事宜、通讯录、文档、

日程支配、项目的全部信息

•工作流管理，简洁易用，适用性强，可由客户随意定制

•可推出无线办公功能

4.系统功能清单

办公自动化系统功能清重

分类子功能功能描述

进行收文拟办、核签，审核，批示，批复看法填报，收文办理，

。收文管理

归档等工作。

。发文管理实现企业发文工作中的全部业务工作。

＞收文督办对收到的公文进行多条件的检索。

公文

。发文督办对发文进行多条件的检索。

管理

＞收文查询对收到的公文进行多条件的检索。

。发文查询对发文进行多条件的检索。

公文按部门供应选择代理人的信息，把自己的工作指定给所选择的工

・代理人设定

管理作人员。

。模板管理能够依据公司的实际须要建立、编辑、删除模板，具有分类检索。

为了收文、发文管理中主题词、隐私等级、紧急程度、文件种类、

•字典管理

签署看法等便利录入所设置。

系统

模块自由构造主题词。构造隐私等级、紧急程度、文件种类、签

设置。第一类别词

署看法。

模块自由构造主题词。构造隐私等级、紧急程度、文件种类、签

❷其次类别词

署看法。

模块自由构造上题词。构造隐私等级、紧急程度、文件种类、签

＞类属词

署看法。

模块自由构造主题词。构造隐私等级、紧急程度、文件种类、签

。类型词

署看法。

具有借阅批复权限的人，对档案借阅申请进行批复，及可查看自

档案・借阅批复

己的审批状况。

批复

）借阅收回档案管理员对到期的档案完成收回。

对公文办理完成须要归档的义件进行登记：也可以登记没有也于

•文件登记

文档的档案文件。

文件归档档案管理员对登记的文件进行归档操作。

档案，档案整理由档案管理员对归档的文件进行操作整理。

维护＞销毁清册经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置。

＞案卷阅读以1一级书目-卷宗-文件］的层次阅读档案文件。

依据标题、关键词、年度、责任者、文号、保管期限、密级等条

・文件查询

件来查找所需档案。

档案

＞全宗设置设置全宗号，全宗名称。

管理

）档案书目在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定性。

・案卷设置在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹。

•存放地设置案卷的存放地址，包括档案室、框架、书格。

，保管期限依据档案价值确定的档案应当保存的时间。

系统。密级设置文件保密程度的等级。

设置・载体类型档案存放形式即载体类型。

，责任者设司.对档案内容进行创建、负有责任的团体或个人。

•权限设置对每个档案类型指定档案管理员及审批领导。

＞流程模板管理对模板进行增加、修改、删除操作。

＞流程管理对流程进行新增、修改、删除操作。

＞流程定义对流程节点进行增加定义。

,借阅申请填写个人申请文件的详细信息。

）借阅查制查看借阅文件所处的状态。

）H程支配运用个人H程支配功能查询、新增、编辑和删除个人的H程支配。

个人

运用名片管理查询、新增、编辑和删除单位或个人的常用电话和

办公・名片管理

信息。

。记事本运用个人记事本查询、新增、编辑和删除个人的文件。

•电子邮件实现电子部件的收发、转发、管理。

上传人员管理通过选择不同的组织机构进行维护人员的设定。

系统

设置操作人员权限的功能，部门、人员信息由办公自动化系统供

管理❷权限管理

应。权限分为角色权限和业务权限。

对基础数据的编码进行分级设置。进而构成用户分级核算、统计

■编码规则

和管理的基础。

用于设置公文审核流程的帐户，主要设置部门负贡人，厂办领导，

。审核角色设定

厂长三种帐户。

＞流程设定用户可依据实际的业务流程自己定义计算机中的公文办理流程。

＞编码规则设定对基础数据的编码进行分级设置。

•公文维护公文维护实现了收文管理、发文管理以及公文审批。

5.软件功能

5.1个人桌面

个人桌面是为提高员工的日常工作效率供应的特性化服务功能。

在这里，员工可以刚好了解须要办理的各项事务，查看最新新闻、进

行自己的工作日程支配，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以

修改个人的登录口令等。

5.2办公邮件

办公邮件管理主要功能是发送、接收、回复和转发内部邮件，将

极大的便利公司内部工作人员的工作，解决日常文件传递问题，加快

信息的传递和沟通。

5.3信息中心

信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息沟

通与共享的公共平台。在这里，用户可以依据本身实际状况自行定义

信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩

通报。。。。）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公

告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。。。。）,

设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置

为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织

中的最新消息，各种规章制度等等，运用常用链接可以刚好访问所关

切的Web站点。

功能包括：信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、常用链接

管理、常用链接。

5.4工作支配

工作支配管理可针对整个组织机构、票门或详细的工程项目进行

管理。管理人员可以运用本功能制订整个机构工作支配、部门工作支

配或项目工作支配，同时将这些支配分解到详细的执行人员；并可以

随时检查支配的执行状况及其相关费用状况。员工依据支配到的工作

支配，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传

相应的附件。

工作支配管理的处理流程时：首先设置、建立相应的支配类别和

报告类别；然后即可制订相应的工作支配并进行支配的分解、指定相

应的执行负责人；执行负责人填写相应的工作报告和工作日志；支配

的制订人员（发布人）可随时检查支配的执行状况及其相关费用状况,

对员工完成的任务进行检查，考评和管理；当员工执行完某个工作支

配时，可提出完成申请，由支配的发布人负责核准。

5.5公文流转

公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用

计算机网络的高速迅捷和计算机限制的严格精确性实现公文的处理。

公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理

效率和精确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、

发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登

记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公

文查询以