汽车销售公司销售合同存档制度​

汽车销售公司销售合同存档制度​

一、总则本汽车销售公司销售合同存档制度旨在规范公司销售合同的存档管理，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，为公司的运营决策、客户服务以及法律风险防范提供有力支持。公司秉持“诚信为本，客户至上，高效运营，创新发展”的企业文化与经营理念，通过本制度的实施，实现销售合同管理的规范化、科学化和高效化。本制度适用于汽车销售公司全体员工，涉及销售合同存档相关的所有活动。在管理过程中，遵循扁平化管理原则，减少不必要的层级限制，提高信息传递与工作执行效率，以保障运营效益的最大化。同时，将安全生产理念融入其中，确保合同存储环境的安全可靠。在制度执行过程中，充分体现人文关怀，尊重员工的权益与需求，鼓励员工积极参与合同存档管理工作。二、组织架构与职责划分1.销售部门-负责销售合同的签订与初步整理。销售人员在合同签订后，需确保合同内容完整、准确，将相关资料及时传递给合同存档管理部门。-配合合同存档管理部门进行合同信息的核对与查询工作。在需要时，提供与合同相关的详细背景信息和客户情况。2.合同存档管理部门-作为销售合同存档管理的核心部门，负责制定合同存档计划与流程，确保存档工作有序进行。-接收销售部门提交的合同及相关资料，进行审核、分类、编号、装订等工作，并按照规定的存储方式进行妥善保管。-建立合同电子档案库，及时录入合同信息，确保电子档案与纸质档案的一致性和准确性，方便公司内部的查询与调用。3.财务部门-负责审核销售合同中的财务条款，确保合同的收款安排、价格条款等符合公司财务规定。-协助合同存档管理部门进行合同款项收付情况的记录与核对，为合同的跟踪与管理提供财务数据支持。4.法务部门-对销售合同的法律条款进行审核，确保合同的合法性与有效性，防范法律风险。-在合同存档过程中，为合同管理提供法律意见和支持，处理与合同相关的法律纠纷。三、管理流程1.合同收集-销售合同签订完成后，销售人员应在2个工作日内将合同原件及所有相关附件（如客户身份证明、车辆资料、配置清单等）一并提交给合同存档管理部门。提交时需填写《合同交接清单》，注明合同编号、客户姓名、车辆信息、合同金额等关键信息，双方签字确认。-对于涉及特殊情况或变更的合同，销售人员应及时向合同存档管理部门说明情况，并提供详细的书面说明材料。2.合同审核-合同存档管理部门收到合同及相关资料后，首先进行完整性审核，检查合同内容是否完整，附件是否齐全。如发现问题，及时与销售部门沟通补齐。-财务部门对合同的财务条款进行审核，重点关注收款方式、付款期限、价格构成等内容，确保符合公司财务制度和预算安排。审核通过后，在合同上加盖财务审核章。-法务部门对合同的法律条款进行审核，审查合同的合法性、合规性以及潜在的法律风险。如发现问题，提出修改意见，由销售部门与客户协商解决。审核无误后，在合同上加盖法务审核章。3.合同编号与分类-合同存档管理部门根据公司规定的编号规则，为每份销售合同赋予唯一的编号。编号应包含年份、部门代码、合同顺序号等信息，以便于识别和查询。-按照合同的销售区域、客户类型、车辆品牌等因素进行分类，如国内销售合同、海外销售合同；个人客户合同、企业客户合同；豪华品牌合同、普通品牌合同等。分类完成后，将合同放入相应的文件夹或存储区域。4.合同装订与存储-对于纸质合同，按照一定的规格和顺序进行装订，确保合同资料整齐、牢固。装订内容包括合同封面、正文、附件、审核意见等。-建立专门的合同档案室，配备必要的存储设备，如档案柜、货架等，对合同进行分类存放。合同档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等条件，确保合同资料的安全保存。同时，要建立完善的档案出入库登记制度，详细记录合同的出入库时间、借阅人、用途等信息。-建立电子档案库，使用专业的档案管理软件，将合同的电子文档按照分类和编号进行存储。电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，以防数据丢失。5.合同查询与调用-公司内部员工因工作需要查询或调用销售合同，应填写《合同查询/调用申请表》，注明查询/调用原因、合同编号或相关信息，经所在部门负责人审批后，提交给合同存档管理部门。-合同存档管理部门根据申请进行查询或提供合同原件（或复印件），并在《合同查询/调用登记册》上记录相关信息。对于重要合同或涉及机密信息的合同，需经更高层级领导审批后方可提供。-外部机构（如政府部门、法院、审计机构等）因法定事由需要查询或调用公司销售合同，必须提供合法有效的证明文件和查询/调用公函。合同存档管理部门在核实无误后，按照公司规定的程序进行处理，并及时向公司领导汇报。四、权利与义务1.员工权利-公司员工有权按照规定的流程和权限查询、调用销售合同资料，以满足工作需要。对于涉及自身业务的合同信息，员工有知情权。-员工在发现合同存档管理工作存在问题或漏洞时，有权向相关部门提出改进建议和意见。2.员工义务-所有员工有义务遵守本销售合同存档制度，积极配合合同存档管理部门的工作，确保合同资料的及时、准确提交。-销售人员有义务确保销售合同签订过程的合规性，如实记录合同相关信息，并对合同信息的真实性负责。在合同履行过程中，如发生变更或其他重要事项，应及时通知合同存档管理部门。-接触销售合同资料的员工有义务保守合同中的商业秘密和客户信息，不得擅自泄露给外部人员或用于非工作目的。3.公司权利-公司有权对销售合同存档管理工作进行监督和检查，确保制度的有效执行。对于违反制度的行为，公司有权采取相应的处罚措施。-公司有权根据业务发展和管理需要，对销售合同存档制度进行修订和完善。4.公司义务-公司有义务为合同存档管理工作提供必要的资源支持，包括人员配备、办公设备、存储场地等。-公司应加强对员工的培训和教育，提高员工对合同存档管理工作重要性的认识，提升员工的业务能力和保密意识。五、监督与奖惩机制1.监督机制-公司设立专门的监督小组，成员包括行政部门、财务部门和法务部门的相关人员，负责对销售合同存档制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。-监督小组检查的内容包括合同的收集、审核、编号、装订、存储、查询与调用等各个环节，重点检查是否符合制度规定，是否存在违规操作或管理漏洞。-定期对合同存档管理工作进行评估，根据检查结果和实际工作情况，提出改进建议和措施，确保合同存档管理工作的质量和效率不断提升。2.奖励机制-对于在销售合同存档管理工作中表现出色的员工，如严格遵守制度、工作认真负责、提出创新性建议并取得良好效果等，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。-对及时发现并避免重大合同风险的员工，公司将给予特别奖励，以鼓励员工积极参与合同风险防范工作。3.惩罚机制-对于违反销售合同存档制度的员工，根据情节轻重，公司将给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。-因员工故意或重大过失导致销售合同资料丢失、损坏、泄露等情况，给公司造成经济损失或不良影响的，员工应承担相应的赔偿责任，并接受公司的纪律处分。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜或与国家法律法规相冲突的条款，以国家法律法