成都分散采购管理办法

成都分散采购管理办法一、前言亲爱的各位同事，在咱们公司的运营过程中，采购工作就像一条条细密的丝线，编织起公司运转的庞大网络。其中，分散采购虽然规模相对较小、形式较为灵活，但同样举足轻重。为了规范这一重要工作环节，确保采购活动合理、合规、高效，同时为公司降低成本、提高效益，特制定本《成都分散采购管理办法》。希望大家认真学习，在日常工作中严格遵守。二、适用范围本办法适用于公司在成都区域内开展的金额未达到集中采购标准的各类物资、服务及工程类项目的分散采购活动。这里所说的未达到集中采购标准，是根据公司整体采购规划和实际业务情况设定的具体金额界限，各部门在进行采购前务必确认清楚。我们鼓励大家遇到疑问及时与采购管理部门沟通，避免因误判而产生不必要的问题。三、采购原则1.合法合规原则：所有的分散采购活动都必须严格遵守国家法律法规以及地方相关政策要求。像《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等一系列法律法规，都是我们开展采购工作的基本准则。我们要时刻保持法律意识，确保每一个采购环节都经得起法律的检验。希望大家在日常工作中，主动关注法律法规的更新变化，积极参加公司组织的法律培训，提升自身法律素养。2.公正公平原则：对待每一个供应商，我们都要秉持公正公平的态度，不偏袒、不歧视。在采购过程中，无论是资格审查、评标定标，还是合同签订，都要依据事先明确、统一的标准和程序进行。为了保证这一点，我们会建立完善的监督机制，确保采购流程透明、公正。希望大家在工作中，自觉抵制各种不正当行为，共同维护公司采购环境的公正性。3.效益优先原则：公司的采购活动，归根结底是为了支持业务发展，实现经济效益最大化。在分散采购过程中，要综合考虑采购成本、质量、交付时间等因素，通过合理的市场调研、谈判议价，力求以最优的性价比获得所需物资或服务。我们鼓励大家积极探索创新采购方式，不断优化采购流程，为公司创造更大的价值。4.诚实信用原则：无论是与供应商的沟通，还是采购文件的编制、合同的执行，都要做到诚实守信。我们要以诚信为本，树立公司良好的商业形象。同时，也希望合作的供应商能够诚实守信，对于不诚信的供应商，我们将按照规定采取相应的处罚措施。让我们共同营造一个诚信的采购生态环境。四、职责分工（一）采购管理部门1.制度制定与完善：负责本管理办法的起草、修订和解释工作。随着公司业务的发展和市场环境的变化，制度也需要不断更新优化。采购管理部门会定期收集各部门的反馈意见，结合实际情况对制度进行调整完善。希望大家积极提供宝贵意见，共同推动制度建设。2.供应商管理：建立和维护公司的供应商库，负责供应商的准入、评估、考核与清退工作。在选择供应商时，采购管理部门会综合考虑供应商的资质、业绩、信誉等多方面因素，确保引入优质供应商。同时，也会定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商及时进行处理。我们鼓励大家向采购管理部门推荐优质供应商，但要确保推荐信息真实可靠。3.采购过程监督：对分散采购活动进行全程监督，确保采购流程符合规定。在采购过程中，采购管理部门会不定期抽查采购文件、合同等资料，检查采购程序是否合规。一旦发现问题，会及时督促相关部门整改。希望各部门积极配合监督工作，共同保障采购活动的规范进行。4.培训与指导：为各部门提供分散采购相关的政策法规、业务知识培训，指导各部门规范开展采购工作。采购管理部门会根据实际需求，定期或不定期组织培训活动，希望大家踊跃参加，不断提升自身采购业务能力。（二）使用部门1.采购需求提出：根据本部门的业务发展需要，及时、准确地提出采购需求。在提出需求时，要详细说明采购物资或服务的规格、数量、质量标准、交付时间等要求。为了避免需求不明确导致采购失误，建议使用部门在提出需求前，进行充分的内部沟通和调研。我们鼓励大家提前规划采购需求，尽量避免临时紧急采购情况的发生。2.采购执行协助：配合采购管理部门开展供应商选择、商务谈判、合同签订等工作。在供应商选择过程中，使用部门要从专业角度对供应商提供的产品或服务进行评估，提出合理意见。在商务谈判和合同签订环节，使用部门要积极参与，确保合同条款符合实际使用需求。希望大家充分发挥专业优势，为公司采购到优质适用的物资或服务。3.验收与使用：负责对采购物资或服务进行验收，确保其符合采购合同要求。验收过程要严格按照合同约定的标准和程序进行，验收合格后才能投入使用。如发现质量问题，要及时与采购管理部门和供应商沟通协调解决。希望大家认真履行验收职责，把好质量关。（三）财务部门1.预算管理：负责审核分散采购项目的预算，确保采购支出在预算范围内。各部门在提出采购需求时，要同时提交相应的预算申请，财务部门会根据公司整体预算安排进行审核。对于超出预算的采购项目，需按照规定的程序进行调整。希望各部门在编制采购预算时，要科学合理，提高预算的准确性。2.资金支付：根据采购合同和验收报告，及时办理采购资金的支付手续。在支付过程中，财务部门会严格审核相关资料，确保资金支付合法合规。希望各部门在采购活动完成后，及时提交相关付款资料，以便财务部门顺利办理支付。（四）其他相关部门1.法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律支持和风险防范建议。在合同签订前，法务部门会对合同条款进行仔细审查，确保合同合法有效，避免法律风险。希望大家在涉及采购合同等法律事务时，及时与法务部门沟通，充分尊重法务部门的专业意见。2.审计部门：定期或不定期对分散采购活动进行审计监督，检查采购活动的合规性、效益性。审计部门会对采购项目从预算编制、采购过程到资金使用等各个环节进行全面审计。对于审计发现的问题，相关部门要积极配合整改。我们希望通过审计监督，不断规范采购行为，提高采购管理水平。五、采购流程（一）采购需求申报1.使用部门根据业务需求，填写《分散采购需求申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购金额、交付时间等信息。在填写申请表时，请务必认真仔细，确保信息准确无误。如果对某些内容不确定，可以先与采购管理部门沟通。2.使用部门负责人对申请表进行审核签字，确认采购需求的合理性和必要性。审核时，要从部门整体业务规划和资源配置的角度进行综合考虑，避免不必要的采购。希望各部门负责人认真履行审核职责，为公司把好采购需求关。3.将审核通过的申请表提交至采购管理部门。采购管理部门收到申请表后，会进行初步审查，若发现问题，会及时与使用部门沟通核实。（二）采购方式确定1.采购管理部门根据采购项目的特点、金额大小及市场情况等因素，确定合适的采购方式。常见的采购方式有询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。一般情况下，金额较小、规格标准统一的采购项目，可采用询价采购方式；技术复杂、需求不确定的项目，可考虑竞争性谈判；而对于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，则采用单一来源采购。2.如果采用询价采购方式，采购管理部门会向至少三家符合要求的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提供报价。在选择供应商时，要综合考虑其信誉、资质和报价等因素。希望大家在询价过程中，充分了解市场行情，确保询价结果合理。3.若采用竞争性谈判方式，采购管理部门会成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商参加谈判。在谈判过程中，谈判小组要与供应商就采购项目的技术、商务等条款进行充分沟通，寻求最优解决方案。希望谈判小组成员认真准备，充分发挥专业能力，为公司争取最大利益。4.当采用单一来源采购方式时，采购管理部门需要说明采用该方式的原因，并按照规定程序报相关领导审批。对于单一来源采购项目，我们要严格把关，确保确实符合法定条件，防止出现违规操作。（三）供应商选择1.供应商筛选：无论是哪种采购方式，采购管理部门都要对参与的供应商进行筛选。首先，从公司供应商库中选择符合项目要求的供应商；若供应商库中没有合适的，可通过市场调研、其他企业推荐等方式寻找新的供应商。在选择新供应商时，要对其进行严格的资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩证明等。2.综合评估：采购管理部门会同使用部门等相关人员，对供应商提供的产品或服务、报价、交货期、售后服务等方面进行综合评估。评估过程要客观公正，依据明确的评估标准进行打分或评价。希望大家在评估过程中，认真负责，为选择优质供应商提供准确依据。3.确定供应商：根据综合评估结果，按照得分高低或其他预定的选择标准，确定最终的供应商。对于确定的供应商，要及时通知其准备后续的合同签订事宜。（四）合同签订1.采购管理部门与供应商就采购合同条款进行协商，达成一致后起草合同文本。合同内容应包括但不限于采购产品或服务的名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。在起草合同时，要确保合同条款清晰、明确，避免出现歧义。2.将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门会从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法有效，防范法律风险。希望法务部门认真细致审核，为公司保驾护航。3.经法务部门审核通过后，合同由公司授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。同时，要求供应商也按规定签字盖章。合同签订后，采购管理部门要将合同副本分发给使用部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（五）采购执行与跟踪1.供应商按照合同约定组织生产或提供服务。采购管理部门要定期与供应商沟通，了解采购项目的进展情况，督促供应商按时交付。如果供应商出现可能影响交付的问题，采购管理部门要及时协调解决，确保采购项目顺利进行。希望采购管理部门密切关注采购项目动态，做好跟踪服务。2.使用部门在采购项目执行过程中，如有特殊需求或发现问题，应及时与采购管理部门沟通，共同协商解决方案。我们鼓励大家保持密切沟通，及时处理各种突发情况，避免影响采购项目的最终交付。（六）验收与结算1.物资验收：采购物资到达公司后，使用部门要及时组织验收。验收人员要对照合同约定的规格、数量、质量等标准，对物资进行逐一检查。对于需要进行专业检测的物资，要安排专业人员或委托有资质的检测机构进行检测。如验收合格，验收人员填写《物资验收单》，签字确认。若发现物资存在质量问题或数量不符等情况，要及时与采购管理部门和供应商联系，协商处理办法。希望大家认真做好验收工作，确保采购物资符合要求。2.服务验收：对于采购的服务项目，使用部门要按照合同约定的服务标准和要求进行验收。可以通过现场检查、客户反馈、成果评估等方式对服务质量进行评价。验收合格后，填写《服务验收单》。如果对服务质量不满意，要及时提出整改要求，督促供应商改进。希望大家客观公正地对服务项目进行验收，切实维护公司利益。3.结算付款：使用部门将验收合格的验收单提交给财务部门，财务部门根据合同约定和验收情况，办理采购资金的结算付款手续。在付款前，财务部门会再次审核相关资料，确保付款金额准确、手续完备。希望各部门积极配合财务部门工作，及时提交相关资料，保障采购资金顺利结算。六、监督与考核1.内部监督：公司建立健全内部监督机制，采购管理部门、审计部门、法务部门等要各司其职，对分散采购活动进行全方位监督。采购管理部门负责日常监督，审计部门定期开展专项审计，法务部门对采购活动的合法性进行审查。各部门在监督过程中发现问题，要及时提出整改意见，督促相关部门整改落实。希望大家认真履行监督职责，共同维护公司采购管理制度的严肃性。2.供应商投诉处理：设立专门的供应商投诉渠道，接受供应商对公司采购活动的投诉。对于供应商的投诉，要及时进行调查核实，若情况属实，要按照规定严肃处理，并将处理结果及时反馈给供应商。我们重视供应商的意见和建议，希望通过妥善处理投诉，不断改进采购工作。3.考核评价：建立对各部门及相关人员的采购工作考核评价制度。从采购需求准确性、采购流程合规性、采购成本控制、供应商管理等方面进行综合考核。对于在采购工作中表现