档案室安全工作自查报告

档案室安全工作自查报告第一章档案室安全工作自查概述

1.自查背景和目的

档案室是保存单位重要文件资料的关键场所，其安全直接关系到单位工作的正常开展和档案资料的完整性。随着信息化时代的到来，档案管理面临新的安全挑战，如电子档案的防盗、防火、防病毒等问题日益突出。因此，进行档案室安全工作自查，旨在全面排查安全隐患，提升安全管理水平，确保档案资料的安全、完整和可用。本次自查主要针对档案室的物理环境、设施设备、管理制度和人员操作等方面进行全面检查，找出存在的问题并提出改进措施。

2.自查范围和方法

本次自查的范围包括档案室的物理环境、消防设施、安防系统、温湿度控制、档案存放管理、电子档案安全等各个方面。自查方法采用现场检查、查阅资料、人员访谈和模拟演练等多种方式。具体来说，现场检查主要核对档案室的门窗、消防器材、监控系统等是否完好；查阅资料主要检查档案管理制度、操作流程、应急预案等是否健全；人员访谈主要了解档案管理人员的操作规范和安全意识；模拟演练主要检验应急预案的可行性和人员的应急处置能力。通过以上方法，确保自查工作全面、细致、不留死角。

3.自查时间和参与人员

本次自查工作于2023年10月1日至10月10日进行，历时10天。参与自查的人员包括档案室负责人、安全管理人员、信息技术人员和相关部门的负责人。档案室负责人主要负责统筹协调和资料整理；安全管理人员主要负责检查物理环境和安防系统；信息技术人员主要负责检查电子档案安全；相关部门负责人主要负责提供支持和监督。通过多部门协作，确保自查工作的高效性和准确性。

第二章档案室物理环境安全自查

1.门窗及空间布局检查

档案室的门窗是防止外人进入和内部文件被盗的关键。我们检查了档案室的门是否全部安装了防盗锁，窗户是否安装了防护栏或安全膜，确保没有容易攀爬或破坏的漏洞。同时，也检查了档案室的空间布局是否合理，档案架摆放是否整齐，留有足够的通道，方便人员走动和紧急情况下疏散。我们还特别留意了是否有不必要的杂物堆放在档案室内，这些都可能成为安全隐患。

2.消防设施及通道检查

消防安全是档案室的重中之重。我们检查了档案室内是否按规定安装了灭火器，并且检查了灭火器是否在有效期内，压力是否正常，摆放位置是否容易取用。此外，我们还检查了档案室是否安装了火灾报警系统和自动喷淋系统，并且测试了这些系统的运行情况。同时，确保档案室的消防通道畅通无阻，没有堆放任何物品，确保在发生火灾时能够迅速逃生和救援。

3.温湿度及通风检查

档案资料的保存对温湿度有严格要求。我们检查了档案室的温湿度记录是否完整，并且使用专业仪器测量了当前的温湿度，看是否符合档案保存的标准。此外，我们还检查了档案室的通风系统是否正常工作，确保空气流通，避免潮湿和霉变。如果发现温湿度过高或过低，或者通风不良，我们会及时采取措施进行调整，比如开启空调或除湿机，确保档案资料的安全。

第三章档案室设施设备安全自查

1.安防系统运行情况检查

档案室的安全防护系统非常重要，我们重点检查了监控摄像头的运行情况。看摄像头是否覆盖了所有关键区域，比如门口、窗户、档案架之间等，画面是否清晰，录像是否正常存储，并且检查了监控中心的设备是否正常运行，有人员定期查看监控录像。另外，我们还检查了档案室的门禁系统，看是否设置了访问权限，只有授权人员才能进入，并且有记录可查，防止无关人员随意进出。

2.档案保管设备检查

档案室使用的档案柜、档案架等设备也需要定期检查。我们检查了这些设备是否牢固，有无损坏或锈蚀，能否承受档案的重量。特别是对于存放重要或珍贵档案的设备，更要确保其安全可靠。同时，也检查了档案柜的锁是否完好，能否有效保护档案不被轻易打开。对于电子档案存储设备，比如服务器、硬盘等，我们检查了其运行状态是否正常，有无定期备份，存储环境是否安全，比如防尘、防静电等。

3.应急照明及电源检查

在紧急情况下，比如停电或火灾，应急照明和电源就非常重要了。我们检查了档案室的应急照明灯是否完好，有无定期测试，能否在断电后立即提供足够的光线。另外，我们也检查了档案室的备用电源，比如发电机或UPS不间断电源，看其是否能够正常启动，并且有人员定期维护保养，确保在需要时能够发挥作用，保障档案室的基本运行和安全。

第四章档案室管理制度及执行情况自查

1.安全管理制度完整性检查

我们首先检查了单位是否有完善的档案室安全管理制度，包括总体的安全管理规定，还有关于防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、以及电子档案安全等方面的具体细则。看这些制度是否覆盖了档案室安全工作的所有方面，是否清晰明确，易于操作。同时，也检查了这些制度是否经过正式的发布和传达，确保所有相关人员都知晓并了解。

2.人员操作规范及培训检查

档案室的安全也离不开人员的规范操作和专业知识。我们检查了档案管理人员是否有明确的岗位职责和操作流程，比如取用档案、归还档案、消毒、清洁等，看这些流程是否详细，是否强调了安全注意事项。此外，我们还检查了单位是否定期对档案管理人员进行安全培训，内容包括安全制度、操作规范、应急处置等，并且有培训记录和考核结果，确保人员的安全意识和操作能力不断提升。

3.档案出入库管理检查

档案的出入库管理是安全的重要环节。我们检查了档案出入库是否有严格的登记手续，包括谁借出、借什么、借多久、何时归还等，看登记是否清晰完整，是否有专人负责核对。对于重要或密级较高的档案，我们特别关注了其借阅审批流程是否严格，是否需要经过multiplelevelsofapproval，并且有相应的借阅限制和监督机制，确保档案不被非法获取或泄露。同时，也检查了档案归还时是否进行了检查，确保没有遗失或损坏。

第五章档案室消防安全专项自查

1.消防器材配备及有效性检查

档案室必须配备足够的消防器材来应对可能发生的火灾。我们检查了档案室内是否按照规定安装了灭火器，并且确认了灭火器的类型（比如是干粉灭火器还是二氧化碳灭火器）是否适合档案室的火灾类型。我们还检查了灭火器的数量是否足够，摆放位置是否显眼且容易取用，并且确认了所有灭火器都在有效期内，压力表显示正常，没有过期或者压力不足的情况。除了灭火器，如果规定有其他消防器材，比如消防栓、消防沙箱等，我们也进行了检查，确保它们完好可用。

2.火灾报警及自动灭火系统检查

火灾报警系统能够在火灾初期就发出警报，自动灭火系统则可以在一定范围内自动扑灭火源。我们检查了档案室的火灾报警器是否安装完好，能否正常发出声音和光信号，并且测试了是否能够与消防控制中心联网（如果有的话）。对于安装了自动喷淋系统的档案室，我们检查了喷头是否完好，系统是否能够正常启动，并且确认了相关的控制阀门位置正确。我们还特别留意了这些系统是否有定期维护和测试的记录，确保它们始终处于良好状态。

3.消防应急预案及演练情况检查

即使有了防火措施，也必须准备好应急预案，以便在火灾发生时能够快速、有效地进行处置。我们检查了单位是否有针对档案室的消防应急预案，预案是否详细规定了报警流程、疏散路线、扑救方法、人员分工等内容，并且是否与单位总的消防应急预案相衔接。我们还检查了是否定期组织档案室相关人员进行了消防演练，比如模拟火灾报警、疏散逃生、使用灭火器等，并且有演练记录，通过演练来检验预案的可行性，提高人员的应急处置能力。

第六章档案室电子档案安全自查

1.硬件设备安全及防护检查

现在好多档案都存放在电脑里了，所以保护这些硬件设备也很重要。我们检查了存放电子档案的服务器、电脑、存储介质（比如硬盘、U盘）等设备是否放置在安全的环境中，比如有专门的机房，并且机房有门禁控制。我们还检查了这些设备是否安装了必要的防护措施，比如防雷击设备、UPS电源（防止突然断电数据丢失或损坏）、防尘网等，确保设备运行稳定。对于重要的服务器，我们还检查了是否采取了物理隔离等措施，防止被非法访问。

2.网络安全防护措施检查

电子档案存储在网络上，网络安全防护是关键。我们检查了连接档案管理系统的网络是否采取了防护措施，比如安装了防火墙，能够阻止未经授权的访问和攻击。我们还检查了系统是否设置了访问权限控制，确保只有授权人员才能访问和操作电子档案，并且登录需要有密码，密码要定期更换，强度也要足够。此外，我们也关注了是否安装了防病毒软件，并且定期更新病毒库，对系统进行扫描，防止病毒感染导致数据损坏或泄露。

3.数据备份与恢复机制检查

电子档案最怕的就是数据丢失，所以备份非常重要。我们检查了单位是否有定期对电子档案进行备份的制度，比如每天、每周或者每月备份一次，并且明确了备份的内容、方式（是本地备份还是云备份，或者两者都做）和存储位置。我们还实际测试了备份数据的可恢复性，尝试从备份中恢复一部分数据，看是否能成功，恢复过程是否顺利，确保备份不是形式主义。同时，也检查了备份介质的安全存储，防止备份的数据也被盗取或损坏。

第七章档案室安全管理制度执行及人员意识自查

1.制度执行情况抽查

光有制度还不行，关键看制度能不能真正落到实处。我们抽查了最近一段时间的档案室安全相关工作记录，比如门禁系统使用记录、消防器材检查记录、温湿度记录、档案出入库登记簿等，看这些记录是不是真实、完整、规范地填写了。通过查看这些记录，可以判断日常的安全管理措施是不是按照制度的要求在执行，有没有经常性的检查和维护，有没有发现隐患并及时处理。如果记录乱七八糟或者缺失严重，就说明制度执行不到位，需要加强管理。

2.人员安全意识及行为规范检查

档案室的安全也离不开每个工作人员的意识和行为。我们通过现场观察和个别谈话的方式，了解档案管理人员对安全制度的了解程度，比如他们是否知道消防器材的位置和使用方法，是否清楚档案的保管要求，平时操作是否规范，比如会不会随意乱动消防设施，会不会在档案室吸烟或使用明火，会不会随意连接不明来源的设备到档案管理网络等。通过这些检查，可以评估大家的安全意识怎么样，行为习惯是否良好，有没有需要加强安全教育的环节。

3.应急处置能力评估

万一发生紧急情况，比如火灾、水灾或者系统故障，档案室人员能不能快速、正确地应对非常重要。我们结合之前的检查和模拟演练的情况，评估了档案管理人员的应急处置能力。看他们是否清楚自己在紧急情况下的职责和任务，比如火灾时怎么疏散，怎么使用灭火器，系统故障时怎么判断问题并进行初步处理或者如何联系技术人员等。如果发现人员在这方面存在不足，就需要加强培训和实践演练，确保关键时刻能拉得出、用得上。

第八章自查发现的主要问题及分析

1.物理环境方面存在的问题

在自查过程中，我们发现了一些物理环境方面的问题。比如，档案室的部分窗户没有安装防护栏，存在一定的攀爬风险；有少量杂物堆放在档案架附近，虽然不是太多，但稍微影响了整洁，也占用了一部分通道空间，存在消防隐患；温湿度记录显示，最近一段时间档案室的湿度有几次超过了档案保存的适宜范围，虽然及时采取了通风等措施，但仍反映出温湿度控制不够稳定。这些问题虽然看起来不大，但都可能埋下安全隐患。

2.设施设备方面存在的问题

设施设备方面，我们也发现了一些需要改进的地方。监控摄像头的其中一个镜头因为角度问题，无法清晰地拍摄到档案架深处的区域；门禁系统的登记本记录有些不规范，偶尔有手写模糊或者缺少时间信息的情况；存放电子档案的服务器房的UPS电源运行时间有点长，需要安排人员检查一下老化的程度。这些设备的问题可能会影响安全监控的全面性、访问控制的准确性以及电子档案系统的稳定性。

3.制度及执行方面存在的问题

在制度和执行层面，自查也暴露出一些问题。比如，关于电子档案备份的制度虽然有了，但备份的具体操作流程不够详细，人员在实际操作时还是有些不清楚；平时对档案管理人员的消防演练比较少，大家对于紧急情况下的应对还不太熟练；部分档案的出入库登记审核环节有点松懈，偶尔有审批手续不全的情况。这说明我们的安全管理还存在一些薄弱环节，制度的完善性和执行力都需要进一步加强。

第九章整改措施与建议

1.针对发现问题的具体整改措施

针对这次自查发现的问题，我们提出了一些具体的整改措施。对于物理环境方面的问题，比如窗户防护栏缺失的，会尽快安排安装；对于杂物堆放的问题，会规定一个时间，集中清理，并制定档案室保持整洁的制度，防止再发生；对于温湿度控制不稳定的问题，会检查并维护好通风设备，如果需要，会考虑添置更精确的温湿度调控设备，并加强日常监测记录。对于设施设备方面的问题，会调整监控摄像头的角度，确保无死角监控；规范门禁系统的登记要求，要求字迹工整，信息完整，并安排专人定期检查；对服务器房的UPS电源进行一次全面检查，根据情况安排更换。对于制度及执行方面的问题，会修订电子档案备份的操作流程，并打印出来供大家学习；增加消防演练的频率，比如每季度进行一次，提高大家的应急反应能力；加强档案出入库的审批审核环节，明确责任人，确保手续齐全。

2.整改责任与完成时限

每一项整改措施都会明确到具体的负责部门或者负责人，比如物理环境的整改由设施部门负责，制度流程的修订由档案管理部门负责，人员培训演练由综合办公室或档案室负责人来组织。同时，会为每一项整改任务设定一个明确的完成时限，比如安装防护栏要在一个月内完成，规范登记要在两周内落实，第一次演练要在下个月初进行。通过明确责任和时限，确保整改工作能够按时有效地完成。

3.持续改进与长效机制建设

安全工作不是一次自查、整改就能一劳永逸的，需要持续改进，形成长效机制。除了完成这次自查提出的整改措施外，我们还会建立定期的安全检查制度，比如每个月进行一次全面自查，或者每周抽查重点部位，及时发现新问题。同时，会鼓励大家提出安全改进建议，对于好的建议要给予采纳和奖励。还会持续关注新的安全技术和管理方法，不断更新档案室的安全防护措施，确保档案室的安全管理水平能够跟上时代发展