法院智能印章管理办法

法院智能印章管理办法一、前言在法院的日常工作中，印章作为重要的权力象征和法律文件生效的关键标识，其管理的规范性、安全性和高效性至关重要。随着信息技术的飞速发展，传统的印章管理方式逐渐暴露出诸多弊端，如人工管理易出现疏忽、印章使用记录不精确、存在盗用风险等。为适应法院工作现代化的需求，提高印章管理的安全性与效率，我们引入智能印章管理系统，并制定本管理办法。希望大家能充分认识到智能印章管理对于法院工作的重要性，积极配合执行本办法，共同维护法院工作的严肃性与规范性。二、适用范围本办法适用于本法院内所有涉及印章使用、保管、监督等相关工作的部门及工作人员。无论是院级印章，还是各庭室、派出法庭的专用印章，均应按照本办法进行智能化管理。三、职责分工1.综合管理部门：作为智能印章管理的统筹部门，负责制定和完善智能印章管理制度，协调各部门间的印章管理工作。同时，对智能印章管理系统进行日常维护与技术支持，确保系统的稳定运行。我们鼓励综合管理部门积极关注技术发展动态，不断优化智能印章管理系统，提升管理水平。2.印章保管部门：负责具体印章的保管工作，将印章妥善放置于智能印章设备中，并按照规定流程进行印章的启用、停用操作。在印章使用过程中，严格审核用印申请，确保用印符合规定。希望印章保管部门工作人员认真履行职责，以高度的责任心对待印章保管工作。3.用印申请部门：在用印前，需通过智能印章管理系统如实填写用印申请，详细说明用印事由、文件内容、用印次数等信息，并按照审批流程提交申请。在获得批准后，方可使用印章。各用印申请部门应严格遵守申请流程，确保申请信息真实、准确。4.审批部门：根据用印申请的具体情况，依据相关法律法规、政策文件及法院内部规定，对用印申请进行审批。审批人员应认真审核申请内容，确保用印的合法性与必要性。希望审批部门工作人员秉持严谨的态度，认真履行审批职责。四、智能印章设备管理1.设备采购与安装：综合管理部门应选择符合国家相关安全标准、技术成熟稳定的智能印章设备。在设备采购后，由专业技术人员进行安装调试，确保设备能够正常运行，并与法院内部网络及管理系统实现有效对接。在设备安装过程中，技术人员应做好相关记录，以便后续维护。2.设备日常维护：定期对智能印章设备进行检查与维护，包括设备硬件的清洁、保养，软件系统的更新升级等。如发现设备出现故障，应及时联系供应商或专业维修人员进行维修。综合管理部门应建立设备维护档案，详细记录设备维护情况。希望负责设备维护的工作人员能够定期巡检，及时发现并解决潜在问题，保障设备的正常运行。3.设备安全管理：智能印章设备应放置在专门的保管场所，场所应具备防火、防盗、防潮等安全措施。设备的使用权限应严格限定，只有经过授权的人员才能操作设备。同时，应设置设备访问密码，并定期更换，确保设备的安全性。我们强调设备安全管理的重要性，希望相关人员严格遵守安全规定，防止设备被非法操作。五、印章的启用与停用1.印章启用：新印章刻制完成后，印章保管部门应将印章信息录入智能印章管理系统，包括印章名称、规格、启用日期等。同时，将印章安装到智能印章设备中，并进行设备与印章的绑定操作。在完成上述操作后，由综合管理部门进行审核确认，审核通过后，印章正式启用。希望印章保管部门在印章启用过程中，严格按照流程操作，确保信息准确无误。2.印章停用：因机构调整、印章损坏、更换等原因需要停用印章时，印章保管部门应及时在智能印章管理系统中提交停用申请，说明停用原因。经审批部门批准后，将印章从智能印章设备中取出，并妥善保管。同时，在系统中对印章状态进行更新，标记为停用状态。希望各部门在印章停用过程中，及时办理相关手续，避免因印章管理不善造成不良影响。六、用印申请与审批流程1.用印申请：用印申请部门登录智能印章管理系统，填写用印申请表。申请表应包含以下内容：用印部门、申请人、申请日期、用印事由、文件名称及文号、文件内容摘要、用印次数、预计用印时间等。申请人应上传用印文件的电子文档，以便审批人员查阅。填写完成后，提交用印申请。希望各用印申请部门在填写申请表时，务必详细、准确地提供相关信息，以便审批工作的顺利进行。2.部门审核：用印申请提交后，首先由用印申请部门负责人进行审核。部门负责人应根据工作实际情况，对用印事由的合理性、文件内容的合规性进行审核。如审核通过，在系统中签署审核意见，并提交至审批部门；如审核不通过，应注明原因，退回给申请人进行修改。希望部门负责人认真履行审核职责，把好用印申请的第一道关。3.审批部门审批：审批部门收到用印申请后，依据相关法律法规、政策文件及法院内部规定，对用印申请进行全面审批。审批人员应仔细查阅用印文件的电子文档，核实用印事由、用印次数等信息。对于重大事项的用印申请，审批部门可组织相关部门进行会审。如审批通过，在系统中签署审批意见，并通知印章保管部门；如审批不通过，应详细说明原因，退回给申请人。希望审批部门工作人员严谨、公正地进行审批，确保用印合法合规。七、用印操作规范1.现场用印：获得用印批准后，用印申请人应携带经审批的纸质文件到印章保管部门指定地点进行用印。印章保管人员核对纸质文件与系统中电子文档的一致性后，通过智能印章设备进行用印操作。用印过程应在监控范围内进行，确保用印行为的规范性与可追溯性。希望用印申请人和印章保管人员在现场用印过程中，严格遵守操作规范，保证用印质量。2.远程用印：对于因特殊情况需要远程用印的，用印申请人应在智能印章管理系统中选择远程用印功能，并按照系统提示进行操作。印章保管人员在接到远程用印申请后，通过视频监控等方式核实用印现场情况，确认无误后，在智能印章设备上进行远程授权用印操作。远程用印过程应全程记录，包括视频、音频等资料，以备后续查阅。我们鼓励在符合安全规定的前提下，合理利用远程用印功能，提高工作效率，但同时也希望相关人员严格遵守远程用印的操作流程，确保用印安全。八、印章使用记录与档案管理1.使用记录：智能印章管理系统自动记录每一次用印操作的详细信息，包括用印部门、申请人、审批人、用印时间、用印文件名称、用印次数等。这些记录将作为印章使用的重要依据，长期保存。希望大家认识到使用记录的重要性，不得随意篡改或删除系统记录。2.档案管理：综合管理部门应定期对印章使用记录进行整理归档，形成电子档案和纸质档案。电子档案应进行备份，存储在安全的存储设备中；纸质档案应妥善保管，按照档案管理规定进行分类、编号、装订。档案保存期限按照国家相关法律法规及法院档案管理规定执行。希望档案管理人员认真做好档案管理工作，确保印章使用档案的完整性与可查阅性。九、监督与检查1.内部监督：法院内部设立专门的监督小组，定期对智能印章管理工作进行检查。检查内容包括印章保管情况、用印申请与审批流程的执行情况、智能印章设备的运行情况等。监督小组应及时发现问题，并提出整改意见，督促相关部门进行整改。希望监督小组认真履行监督职责，确保智能印章管理工作规范有序进行。2.外部监督：积极接受上级法院、纪检监察部门等外部机构的监督检查。对于外部监督提出的问题，应虚心接受，并及时进行整改。同时，应定期向上级法院汇报智能印章管理工作的开展情况，以便上级部门了解工作动态。我们希望通过内外部监督相结合的方式，不断提升智能印章管理水平。十、责任追究1.违规用印责任：对于未经批准擅自用印、伪造用印申请、篡改用印记录等违规用印行为，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过等纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。希望大家严格遵守印章使用规定，切勿触碰违规用印的红线。2.管理失职责任：