高校档案实体管理办法

高校档案实体管理办法一、引言亲爱的各位同事，档案对于高校而言，就如同是一部部记录学校发展历程的史书，承载着学校教学、科研、管理等各方面的珍贵记忆与重要信息。在高校的日常运营中，档案实体管理至关重要，它不仅关系到学校各项工作的有序开展，更是对学校历史和文化的传承与守护。为了更好地规范和加强高校档案实体管理工作，依据国家相关法律法规以及档案管理行业标准，结合我校实际情况，特制定本管理办法。希望大家能够认真学习并积极遵守，共同做好学校档案实体管理工作。二、管理职责分工（一）档案管理部门1.统筹规划：档案管理部门要对全校档案实体管理工作进行全面规划。就像一位领航员，为档案管理工作指引方向。要根据学校发展战略和实际需求，制定档案实体管理的长远目标和年度计划，确保档案管理工作与学校整体发展相契合。2.制度建设与监督：负责起草、修订和完善档案实体管理的各项规章制度。这些制度是档案管理工作的准则，如同交通规则保障道路畅通一样，保障档案管理工作规范有序。同时，要对各部门档案实体管理工作进行定期检查和监督，及时发现问题并给予指导和纠正。3.档案接收与保管：接收各部门移交的档案实体，就像收纳宝物一样，要认真清点、核对，确保档案的完整性和准确性。然后将档案妥善保管在符合标准的库房内，为档案提供安全、适宜的存放环境。4.档案利用服务：积极为学校各部门、师生以及校外相关单位和个人提供档案利用服务。当大家需要查阅档案时，要热情接待，高效办理，让档案发挥出应有的价值。（二）各部门1.本部门档案收集整理：各部门就像是档案的“生产者”，要负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并按照档案管理部门的要求进行整理。要确保收集的档案材料齐全、完整，整理规范有序，为后续的档案移交工作做好准备。2.档案移交：按照规定的时间和要求，及时将整理好的档案实体移交给档案管理部门。就像接力赛中的交接棒一样，要确保交接过程顺畅，不出现档案丢失、损坏等问题。3.协助档案管理部门工作：在档案管理部门开展检查、统计等工作时，各部门要积极配合，提供必要的支持和帮助。共同推动学校档案实体管理工作的顺利进行。三、档案实体的收集（一）收集范围1.教学档案：涵盖了从招生录取到学生毕业整个过程中形成的各类文件材料。像招生计划、学生录取名册、教学大纲、课程教案、学生成绩册、毕业论文等。这些档案记录着学校教学工作的轨迹，见证着学生的成长与进步。2.科研档案：包括科研项目的申报材料、研究过程中的实验记录、研究报告、成果鉴定材料等。科研档案是学校科研实力的体现，对推动学校科研事业发展具有重要意义。3.行政管理档案：涉及学校行政管理工作的方方面面，如学校的规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事任免文件等。这些档案反映了学校的管理决策过程和运行机制。4.后勤保障档案：像校园建设规划、设备采购合同、维修记录等都属于后勤保障档案。它们为学校的正常运转提供了有力支持，保障了师生的学习和生活环境。5.党群工作档案：包含党组织建设、党员发展、工会活动、共青团工作等方面的文件材料。党群工作档案体现了学校的思想政治工作和组织建设情况。（二）收集要求1.及时性：各部门在文件材料形成后，要及时进行收集。就像及时采摘成熟的果实一样，避免因时间过长导致文件材料丢失或遗忘。一般来说，当年形成的文件材料应在次年上半年完成收集工作。2.完整性：要确保收集的档案材料齐全完整，不遗漏重要内容。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等都要一并收集。例如，一份科研项目申报材料，不仅要有申报书，还应包含相关的可行性研究报告、前期研究成果等附件。3.准确性：收集的档案材料要内容准确，数据真实可靠。对于一些涉及重要信息的文件，要认真核对，确保无误。比如学生成绩册，成绩记录必须准确，不能出现错误。（三）收集流程1.部门内部收集：各部门指定专人负责档案收集工作。在日常工作中，及时将本部门形成的文件材料收集起来，并进行初步分类。2.整理与预立卷：收集完成后，按照档案管理部门制定的分类方案和整理要求，对文件材料进行系统整理，进行预立卷。将相关文件按照一定的逻辑顺序排列，编写页码，填写卷内目录等。3.移交档案管理部门：整理完毕后，填写档案移交清单，将档案实体和移交清单一并移交给档案管理部门。档案管理部门核对无误后，双方在移交清单上签字确认。四、档案实体的整理（一）分类1.按年度分类：将档案按其形成年度分开，不同年度的档案分别存放。这样便于按照时间顺序查找和管理档案，也符合档案形成的自然规律。例如，2023年形成的档案放在2023年度档案中。2.按组织机构分类：按照学校内部的组织机构进行分类，每个组织机构形成的档案归为一类。比如学校的教务处、科研处、各学院等形成的档案分别归类。这种分类方法能够清晰地反映各部门的工作情况。3.按问题分类：根据档案内容所反映的问题进行分类。例如，将所有关于教学评估的文件归为一类，关于校园文化建设的文件归为一类等。这种分类方法便于集中查找某一专题的档案。（二）组卷1.组卷原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。比如，将同一科研项目的相关文件组成一卷，这样可以完整地反映该科研项目的全貌。2.组卷方法：按文件的时间顺序组卷：对于一些时间顺序性较强的文件，如年度工作计划、总结等，可以按照时间先后顺序排列组卷。按文件的重要程度组卷：将重要的文件排在前面，次要的文件排在后面。例如，在一组关于学校重大决策的文件中，将决策文件放在前面，相关的讨论记录等放在后面。（三）编目1.卷内文件目录编制：要详细填写卷内文件的序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。序号要从1开始连续编号；文号要准确填写文件的发文字号；责任者就是文件的发文单位或个人；题名要如实反映文件的主要内容；日期填写文件的形成日期；页号填写文件所在的页码。通过编制卷内文件目录，方便快速查找卷内文件。2.案卷目录编制：以案卷为单位，按照一定的顺序编制案卷目录。包括案卷序号、案卷题名、保管期限、档号等内容。案卷序号也是从1开始连续编号；案卷题名要概括案卷内文件的主要内容；保管期限根据档案的价值确定；档号是档案的唯一标识，便于档案的管理和查找。五、档案实体的保管（一）库房建设与设施配备1.库房选址：档案库房要选择在地势较高、干燥、排水通畅的地方，避免因地势低洼导致雨水倒灌，损坏档案。同时，要远离火源、水源和污染源，确保档案存放环境安全。2.库房建筑要求：库房的建筑结构要坚固，具备良好的隔热、防潮、防火、防盗性能。库房的墙壁和屋顶要进行隔热处理，防止外界温度对库房内温度产生较大影响；地面要进行防潮处理，避免档案受潮发霉。3.设施配备：库房内应配备空调、除湿机、温湿度计等设备，用于调节库房内的温湿度。一般来说，库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。同时，要配备消防器材，如灭火器、消防栓等，确保消防安全。还要安装防盗门窗、监控设备等，防止档案被盗。（二）档案存放与排列1.存放方式：档案一般采用密集架或档案柜存放。密集架具有节省空间、便于管理的优点；档案柜则相对灵活，可以根据档案的大小和数量进行调整。无论采用哪种方式，都要确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.排列方法：档案排列要按照分类方案和编号顺序进行。可以先按照年度排列，再在每个年度内按照组织机构或问题分类排列。例如，先将2023年度的档案放在一起，然后在2023年度档案中，按照教务处、科研处等组织机构顺序排列。这样可以使档案的排列具有逻辑性，方便查找。（三）库房管理1.温湿度管理：安排专人每天定时记录库房内的温湿度情况。当温湿度超出规定范围时，要及时采取调节措施。比如，当温度过高时，可以开启空调制冷；当湿度过大时，开启除湿机除湿。2.清洁卫生管理：要定期对库房进行清洁，保持库房内整洁干净。避免灰尘、杂物等对档案造成污染。同时，要防止鼠虫等对档案的破坏，在库房内放置防虫、防鼠药品。3.安全管理：严格执行库房管理制度，非库房管理人员未经许可不得进入库房。库房管理人员要定期对库房进行安全检查，检查消防器材是否完好、防盗门窗是否正常、监控设备是否运行良好等。发现问题要及时报告并采取措施解决。六、档案实体的鉴定与销毁（一）鉴定组织与职责1.成立鉴定小组：学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门的负责人和专业人员组成。鉴定小组就像是档案的“评审团”，负责对档案的价值进行评估和鉴定。2.职责分工：档案管理部门负责组织鉴定工作，提供档案相关信息和资料；相关业务部门负责人和专业人员根据自身业务知识和经验，对档案的价值进行判断。大家共同协作，确保鉴定工作科学、准确。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准：依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，制定本校档案保管期限表。档案保管期限分为永久、定期（一般分为30年、10年等）。对于反映学校重要历史事件、具有重要凭证作用和长远利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保管。2.鉴定方法：采用直接鉴定法，即鉴定人员直接对每份档案进行审查，根据档案的内容、形式、来源等因素，综合判断其价值。在鉴定过程中，要全面、客观地分析档案的作用，避免片面性。（三）销毁程序1.提出销毁意见：鉴定小组对档案进行鉴定后，对失去保存价值的档案提出销毁意见。填写档案销毁清册，详细列出销毁档案的名称、档号、数量、起止日期等内容。2.审批：档案销毁清册报学校主管领导审批。主管领导要认真审核销毁意见和清册内容，确保销毁的档案确实已无保存价值。3.销毁执行：经审批同意后，由档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁时，要指定两人以上监销，确保档案销毁彻底，不出现遗漏或流失。销毁完毕后，监销人员要在销毁清册上签字确认。七、档案实体的利用（一）利用原则1.合法合规：档案利用必须遵守国家法律法规和学校档案管理规定。不能为了满足个人或单位的不当需求，违规查阅、复制档案。要确保档案利用在合法的框架内进行。2.方便利用：在保证档案安全的前提下，要尽可能为利用者提供方便快捷的服务。简化利用手续，提高服务效率，让档案能够及时发挥其应有的作用。（二）利用方式1.查阅：利用者可以到档案管理部门指定的场所查阅档案。档案管理人员要根据利用者的需求，提供相应的档案，并指导利用者正确查阅。查阅过程中，要遵守查阅场所的规定，爱护档案，不得涂改、损坏档案。2.复制：对于需要复制档案的利用者，要按照规定办理复制手续。档案管理部门根据档案的密级和利用者的需求，确定是否给予复制以及复制的范围。复制档案要使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制质量。3.借阅：一般情况下，档案不外借。但对于特殊情况，如因工作需要必须借出档案的，要经过严格的审批手续。借阅者要填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不宜过长，借阅者要按时归还档案，归还时档案管理人员要认真检查档案是否完好无损。（三）利用登记与统计1.利用登记：档案管理部门要对每一次档案利用情况进行登记，包括利用者的姓名、单位、利用目的、查阅或复制的档案内容、利用时间等信息。通过登记，了解档案的利用情况，为档案管理工作提供参考。2.统计分析：定期对档案利用登记信息进行统计分析，