高校校内合同管理办法

高校校内合同管理办法一、引言亲爱的各位同事，合同管理在高校的日常运营与发展中起着至关重要的作用。随着高校各项业务的不断拓展，与外部机构、企业以及个人的合作日益增多，合同作为明确双方权利义务关系的重要法律文件，其规范管理显得尤为迫切。为了确保学校的合法权益，保障各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及教育行业的标准，结合我校实际情况，特制定本《高校校内合同管理办法》。希望大家认真学习并遵守本办法，共同维护学校良好的运营秩序。二、适用范围本办法适用于我校校内各部门、学院、研究机构等（以下统称“校内各单位”）以学校名义签订的各类合同。这里所指的合同，涵盖了教学科研合作、物资采购、工程建设、服务外包、资产租赁等与学校业务相关的各种类型。需要注意的是，涉及国家机密、个人隐私等特殊性质的合同，除遵循本办法的通用原则外，还需按照国家相关保密规定及其他特殊要求进行管理。三、合同管理原则1.合法性原则：所有合同的签订、履行和管理必须符合国家法律法规的规定。在拟定合同条款时，务必确保其内容不与现行法律相抵触，以保障合同的法律效力。我们鼓励大家在合同起草阶段就积极咨询学校的法务部门或专业法律人士，确保合同从源头上合法合规。2.全面性原则：合同管理应贯穿合同生命周期的全过程，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、转让、终止以及纠纷处理等各个环节。校内各单位要建立健全合同管理流程，确保每个环节都有相应的规范和责任人，做到全程管控，不留死角。3.归口管理与分级负责相结合原则：学校设立专门的合同管理部门（以下简称“合同管理部门”），对全校合同进行统一指导和监督。同时，根据合同的性质和业务归属，明确各职能部门为相应合同的归口管理部门，负责本部门业务范围内合同的具体管理工作。各校内单位在其职责范围内对合同的签订和履行负责，形成分级负责的管理格局。希望大家明确各自的职责，积极配合，共同做好合同管理工作。4.风险防控原则：合同管理要注重风险识别、评估和防范。在合同签订前，要对合作方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，对合同条款中的风险点进行认真分析和预判，并采取相应的防范措施。在合同履行过程中，要密切关注合同履行情况，及时发现并处理可能出现的风险，将风险损失降到最低。四、合同管理职责分工1.合同管理部门职责负责制定和完善学校合同管理制度，并组织实施和监督检查。对校内各单位提交的合同文本进行合法性审查，提出审查意见。负责学校合同专用章的管理和使用，建立合同专用章使用登记制度。组织开展合同管理培训和宣传工作，提高全校师生的合同管理意识和法律素养。协调处理合同纠纷，代表学校参与诉讼、仲裁等法律程序。2.归口管理部门职责负责制定本部门业务范围内合同的管理细则，并组织实施。对本部门业务范围内合同的立项、谈判、起草、审核等环节进行管理和指导。对合作方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估，形成评估报告。跟踪本部门业务范围内合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。定期向合同管理部门报送本部门业务范围内合同的签订、履行等情况。3.校内各单位职责负责本单位业务范围内合同的具体经办工作，包括合同的立项申请、合作方选择、谈判、起草、报审等。严格按照合同管理制度和审批流程办理合同相关事宜，确保合同的签订和履行符合规定。负责本单位合同的履行，及时向归口管理部门反馈合同履行情况，配合处理合同履行过程中出现的问题。妥善保管本单位签订的合同及相关资料，按照档案管理规定进行归档。五、合同的签订流程1.立项申请：校内各单位因业务需要签订合同的，应首先填写《合同立项申请表》，详细说明合同的项目名称、合作方、主要内容、预算金额、预期效益等情况，并提交相关的立项依据和背景材料。申请表经本单位负责人审核同意后，报归口管理部门审批。2.合作方选择：归口管理部门根据校内各单位提交的立项申请，对合作方的选择进行指导和监督。校内各单位应通过公开招标、竞争性谈判、询价等方式，选择具有良好信誉和履约能力的合作方。对于重大项目的合作方，还应组织相关专家进行评审。在选择合作方过程中，要严格遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保公平、公正、公开。3.合同谈判：校内各单位与合作方就合同的主要条款进行谈判。谈判过程中，要充分考虑学校的利益和风险，明确双方的权利义务关系。对于涉及专业技术、经济、法律等方面的重大问题，应邀请学校相关职能部门和专业人员参与谈判。谈判结束后，形成谈判纪要，作为合同起草的依据。4.合同起草：校内各单位根据谈判纪要，按照法律法规和学校合同管理的要求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确、语言规范准确。对于格式合同，要认真审查合同条款，对不合理或可能存在风险的条款进行修改或补充。合同起草完成后，填写《合同审批表》，连同合同文本及相关附件一并提交归口管理部门审核。5.归口管理部门审核：归口管理部门收到校内各单位提交的合同审批材料后，应在规定时间内对合同的业务内容、技术条款、预算安排等进行审核。审核通过的，签署审核意见并报合同管理部门进行合法性审查；审核不通过的，提出修改意见并退回校内各单位修改。6.合同管理部门合法性审查：合同管理部门对归口管理部门审核通过的合同进行合法性审查，重点审查合同的主体资格、合同内容、合同形式、合同条款等是否符合法律法规的规定。审查通过的，签署审查意见；审查不通过的，提出修改意见并退回校内各单位修改。对于重大合同或涉及法律关系复杂的合同，合同管理部门可邀请学校法律顾问或外部律师参与审查。7.领导审批：经合同管理部门合法性审查通过的合同，按照学校规定的审批权限，报学校相关领导审批。领导审批通过后，合同方可签订。8.合同签订：合同由学校法定代表人或其授权代理人签订。授权代理人签订合同的，应持有法定代表人签署的授权委托书。合同签订时，应加盖学校合同专用章，并由双方当事人签字或盖章。合同签订后，校内各单位应将合同原件及相关审批材料及时归档。六、合同的履行与变更1.合同履行：合同签订后，校内各单位作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行自己的义务，并督促合作方履行合同义务。在合同履行过程中，要建立健全合同履行跟踪机制，及时记录合同履行情况，如货物交付、服务提供、款项支付等。对于合同履行过程中出现的问题，要及时与合作方沟通协商解决；协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式处理。2.合同变更：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，校内各单位应及时与合作方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议的签订程序与原合同签订程序相同，需经归口管理部门审核、合同管理部门合法性审查及学校相关领导审批。未经法定程序变更的合同，视为无效变更，学校不承担由此产生的法律责任。3.合同转让：合同的转让必须经学校书面同意，并按照相关法律法规和学校规定办理转让手续。未经学校同意，校内各单位不得擅自将合同权利义务转让给第三方。七、合同的终止与纠纷处理1.合同终止：合同履行完毕或出现合同约定的终止情形时，合同自动终止。校内各单位应及时清理合同相关事宜，如办理结算手续、收回相关文件资料等。对于因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，校内各单位应及时通知合作方，并按照法律法规和合同约定处理善后事宜。2.合同纠纷处理：合同履行过程中发生纠纷的，校内各单位应首先与合作方协商解决。协商应遵循平等、自愿、合法的原则，力求通过友好协商达成一致解决方案。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼途径解决。在纠纷处理过程中，校内各单位应及时向合同管理部门报告纠纷情况，并积极配合合同管理部门收集证据、准备材料，参与仲裁或诉讼活动。八、合同档案管理1.档案范围：合同档案包括合同文本、合同审批表、立项申请表、合作方资质证明材料、谈判纪要、合同变更协议、纠纷处理文件等与合同相关的所有资料。2.档案保管：校内各单位负责本单位签订合同档案的收集、整理和保管工作，并按照档案管理规定定期将合同档案移交学校档案馆。合同管理部门和归口管理部门应建立合同档案台账，对合同档案的归档、借阅、销毁等情况进行记录和管理。3.档案利用：因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在单位负责人和档案保管部门负责人批准后，方可查阅。查阅人应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。九、监督与考核1.监督检查：合同管理部门和归口管理部门应定期对校内各单位的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订和履行情况、合同档案管理情况等。对监督检查中发现的问题，应及时提出整