项目自行采购管理办法

项目自行采购管理办法一、总则（一）制定目的为规范公司项目自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，维护公司利益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有自行组织采购的项目，包括但不限于工程建设项目中的设备采购、服务采购、物资采购等。凡使用公司自有资金、专项经费等进行的项目自行采购活动，均应遵守本办法。（三）采购原则1.公开透明原则：采购信息应及时、准确、全面地公开，确保采购过程的透明度，接受公司内部和相关部门的监督。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则：在采购过程中，严格按照规定的程序和标准进行评审和决策，公正对待所有供应商。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得有欺诈、虚假宣传等行为。二、组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、财务部门负责人、项目负责人等相关人员组成。2.职责-负责制定和修订公司项目自行采购的相关政策和制度。-审议和批准重大采购项目的采购方案和预算。-监督采购活动的全过程，协调解决采购过程中出现的重大问题。-对采购工作进行绩效评估和考核。（二）采购部门1.组成：由专业的采购人员组成，负责具体的采购操作。2.职责-负责编制采购计划和采购文件，包括采购需求说明、采购清单、采购合同等。-发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。-组织开标、评标、定标等采购活动，与中标供应商签订采购合同。-跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。-整理和归档采购文件和资料。（三）项目部门1.职责-提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。-参与采购过程中的技术评审和验收工作，对采购物品或服务的质量和性能负责。-协助采购部门解决采购过程中与项目相关的问题。（四）财务部门1.职责-负责审核采购预算和采购资金的使用情况，确保采购资金的合理安排和有效使用。-参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行审查。-办理采购资金的支付手续，监督采购资金的流向。（五）审计部门1.职责-对采购活动进行审计监督，检查采购过程是否符合法律法规和公司制度的要求。-对采购资金的使用情况进行审计，防止出现浪费和贪污等问题。-对采购绩效进行审计评价，提出改进建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划的编制1.项目部门应根据项目的实际需求，在项目启动阶段编制采购计划。采购计划应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、预计采购时间、预算金额等内容。2.采购计划应与项目进度计划相匹配，确保采购物品或服务能够及时满足项目的需求。3.采购计划应经过项目部门负责人审核后，报采购部门。（二）采购计划的审核与批准1.采购部门收到项目部门提交的采购计划后，应进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的可行性等。2.对于重大采购项目的采购计划，应提交采购管理委员会审议批准。3.经审核批准后的采购计划，作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定的程序进行审批。（三）采购预算的编制与管理1.项目部门在编制采购计划的同时，应编制采购预算。采购预算应根据市场价格、历史采购数据等因素进行合理估算。2.财务部门应对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。3.采购预算一经批准，应严格执行。在采购过程中，如实际采购金额超过预算，应按照规定的程序进行追加预算审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、潜在供应商较多的项目。公开招标应按照国家相关法律法规和公司规定的程序进行，发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、潜在供应商较少的项目。邀请招标应向至少三家特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：适用于技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求的项目，或者紧急情况下需要尽快采购的项目。竞争性谈判应邀请不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的合理性和合法性。5.询价采购：适用于采购金额较小、规格型号统一、市场价格相对稳定的项目。询价采购应向至少三家供应商发出询价单，根据供应商的报价确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：项目部门根据采购计划，填写采购申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，经项目部门负责人审核签字后，报采购部门。2.采购文件编制：采购部门根据采购申请，编制采购文件。采购文件应包括采购需求说明、采购清单、采购合同条款、评标标准等内容。3.采购信息发布：采购部门应根据采购方式的不同，及时发布采购信息。公开招标应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标应向特定的供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购和询价采购应向相关供应商发出采购邀请。4.供应商资格审查：采购部门应对参与投标或报价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等。只有通过资格审查的供应商，才能参与后续的采购活动。5.开标、评标与定标-开标：按照规定的时间和地点，公开开启投标文件或报价文件。-评标：评标委员会应按照评标标准对投标文件或报价文件进行评审，确定中标候选人。-定标：采购部门根据评标委员会的评审意见，确定中标供应商。对于重大采购项目的定标结果，应提交采购管理委员会审议批准。6.合同签订：采购部门应与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。7.合同执行与验收-供应商应按照合同约定的时间、地点和质量要求提供采购物品或服务。采购部门应跟踪合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。-项目部门应在采购物品或服务交付后，按照合同约定的标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。对于验收不合格的采购物品或服务，应要求供应商进行整改或更换。8.付款结算：财务部门应根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。付款方式应按照合同约定执行，一般采用分期付款的方式。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与中标供应商签订。合同签订前，应经过法务部门的审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行各自的职责。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时支付采购资金，供应商应按时交付采购物品或服务。2.在合同履行过程中，如出现变更合同条款的情况，应按照规定的程序进行协商和签订补充协议。（三）合同变更与解除1.如因特殊情况需要变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应符合法律法规和公司规定的程序，确保公司利益不受损失。2.对于因供应商原因导致合同变更或解除的，供应商应承担相应的违约责任。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，应首先通过协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。2.采购部门应及时收集和整理与合同纠纷相关的证据材料，积极维护公司的合法权益。六、采购监督与评估（一）采购监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购过程是否符合法律法规和公司制度的要求。审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行等。2.采购管理委员会应加强对采购活动的日常监督，定期听取采购部门的工作汇报，及时发现和解决采购过程中出现的问题。3.公司员工有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在违规行为，应及时向相关部门举报。（二）采购评估1.采购部门应定期对采购工作进行自我评估，总结采购工作