长春科研会议管理办法

长春科研会议管理办法一、总则（一）制定目的为了加强长春地区科研会议的管理，规范科研会议的组织与举办流程，提高科研会议的质量和效率，促进科研信息的交流与共享，推动科研事业的发展，结合长春地区科研工作的实际情况和相关法律法规、行业标准，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于在长春地区举办的各类科研会议，包括学术研讨会、专题讲座、科研成果交流会、项目论证会等，无论会议的主办单位是高校、科研机构、企业还是其他社会组织。（三）管理原则1.合法性原则：科研会议的举办必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保会议内容和形式合法合规。2.学术性原则：突出科研会议的学术性和专业性，注重科研成果的交流和分享，提高会议的学术水平和影响力。3.规范性原则：建立健全科研会议的管理制度和流程，规范会议的组织、筹备、举办和后续工作，确保会议的顺利进行。4.节俭性原则：坚持节俭办会的理念，合理安排会议经费，杜绝铺张浪费，提高经费使用效益。二、会议审批与备案（一）审批主体1.对于涉及重大科研项目、重要科研成果发布以及跨地区、跨行业的大型科研会议，由长春市科技行政管理部门负责审批。2.一般性的科研会议，由会议主办单位的上级主管部门或本单位内部审批机构进行审批。（二）审批流程1.提交申请：会议主办单位应在会议举办前[X]个工作日，向审批主体提交会议申请材料，包括会议方案、会议议程、参会人员名单、经费预算等。2.审核评估：审批主体收到申请材料后，应在[X]个工作日内进行审核评估，重点审查会议的合法性、学术性、必要性和可行性。3.作出决定：审批主体根据审核评估结果，在[X]个工作日内作出批准或不批准的决定，并书面通知会议主办单位。（三）备案要求1.经审批同意举办的科研会议，主办单位应在会议举办前[X]个工作日，将会议的详细信息报长春市科技行政管理部门备案。2.备案信息包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、会议内容、主办单位、承办单位等。三、会议组织与筹备（一）成立会议组织委员会1.会议主办单位应成立会议组织委员会，负责会议的总体策划、组织协调和决策指导。2.组织委员会成员应包括会议主办单位的相关负责人、科研领域的专家学者、会议承办单位的代表等。（二）制定会议方案1.会议组织委员会应根据会议的主题和目的，制定详细的会议方案，包括会议议程、报告安排、讨论话题、分组情况等。2.会议方案应充分考虑参会人员的需求和意见，确保会议内容丰富、形式多样、富有成效。（三）邀请参会人员1.会议主办单位应根据会议的主题和规模，邀请相关领域的专家学者、科研人员、企业代表等参加会议。2.邀请参会人员应提前发出邀请函，明确会议的时间、地点、内容、费用等信息，并提供必要的交通、住宿等安排。（四）安排会议场地和设备1.会议主办单位应根据会议的规模和需求，选择合适的会议场地，并提前进行预订和布置。2.会议场地应具备良好的交通、通讯、餐饮等条件，配备必要的音响、投影、灯光等设备，确保会议的顺利进行。（五）筹集会议经费1.会议主办单位应根据会议的预算，通过多种渠道筹集会议经费，包括政府资助、企业赞助、参会人员缴费等。2.会议经费应专款专用，严格按照预算进行使用，确保经费使用的合理性和透明度。四、会议举办与管理（一）会议签到与入场1.会议主办单位应在会议现场设置签到台，安排专人负责参会人员的签到和入场工作。2.参会人员应凭有效证件签到入场，并遵守会议现场的秩序和规定。（二）会议主持与组织1.会议应安排专业的主持人，负责会议的主持和组织工作，确保会议按照议程有序进行。2.主持人应掌握会议的节奏和时间，引导参会人员积极参与讨论和交流，及时处理会议中出现的问题。（三）会议报告与讨论1.会议报告人应按照会议议程的安排，准时进行报告，并确保报告内容的科学性、创新性和实用性。2.会议讨论环节应鼓励参会人员积极发言，充分发表自己的观点和意见，促进科研信息的交流和共享。（四）会议记录与资料收集1.会议主办单位应安排专人负责会议的记录工作，记录会议的主要内容、讨论结果、重要观点等。2.会议结束后，主办单位应及时收集会议的相关资料，包括会议报告、论文集、照片、视频等，并进行整理和归档。（五）会议安全与保密1.会议主办单位应加强会议现场的安全管理，确保参会人员的人身安全和财产安全。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的会议内容，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。五、会议经费管理（一）经费预算编制1.会议主办单位应在会议申请时，编制详细的会议经费预算，包括会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议餐饮费用、会议住宿费用、会议交通费用、会议资料印刷费用等。2.经费预算应根据会议的实际情况进行合理编制，确保预算的科学性和合理性。（二）经费使用管理1.会议经费应严格按照预算进行使用，不得随意突破预算。2.会议经费的使用应符合国家相关法律法规和财务制度的规定，确保经费使用的合法性和合规性。3.会议主办单位应建立健全经费使用管理制度，加强对经费使用的监督和管理，确保经费使用的透明度和效益。（三）经费报销与审计1.会议结束后，会议主办单位应及时进行经费报销工作，提供相关的发票、凭证等资料。2.经费报销应按照财务制度的规定进行审核和审批，确保报销的真实性和合理性。3.对于使用政府资助或企业赞助的会议经费，会议主办单位应接受相关部门的审计和监督，确保经费使用的合规性和效益。六、会议评估与总结（一）会议评估1.会议结束后，会议主办单位应组织参会人员对会议进行评估，了解参会人员对会议的满意度和意见建议。2.会议评估可以采用问卷调查、现场访谈等方式进行，评估内容包括会议的组织安排、会议内容、会议效果等方面。（二）会议总结1.会议主办单位应根据会议评估的结果，对会议进行总结，分析会议的成功经验和不足之处，提出改进措施和建议。2.会议总结应形成书面报告，报上级主管部门和相关单位备案。（三）成果应用与推广1.会议主办单位应及时对会议的科研成果进行整理和分析，推动科研成果的转化和应用。2.对于具有重要价值的科研成果，会议主办单位应积极向相关部门和企业进行推广，促进科研成果的产业化发展。七、违规处理（一）未经审批擅自举办科研会议的，由审批主体责令其停止会议，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。（二）会议主办单位违反本办法规定，存在虚假宣传、骗取经费、泄露机密等行为的，由审批主体责令其改正，并视情节轻重给予警告、通报批评、暂停或取消会议举办资格等处理；构成违法犯罪