常用文书格式及发放流程

湘潭大学法学院第十三届团委学生会踏实才能留下脚印同心才能走得更远常用文书格式及发放流程一、关于常用文件的统一格式要求（一）指示性通知【样本参见附表八】１、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“关于XXXX的通知”。2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（二）会议性通知1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出，首条空两格，其余均与首条向左对齐。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（三）报告性、建议性文件1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX报告（建议）”。2、正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。3、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（四）会议记录会议记录，是由专人在开会时当场把会议的基本情况、基本精神以及会上各发言人的观点如实记录的一种文体。会议记录可以作为历史资料来保存备用。因此，会议记录必须有严格的要求。一般来说主要包括以下内容。一是会议的组织情况。如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、记录人等。二是会议的内容。包括会议议题、会议报告、会议传达的事项、对某一问题讨论时各发言人的观点、会议作出的决议或决定等。需要注意的是，会议记录应准确无误，特别是对某些有争议问题的讨论发言，更不能由记录人随意更改发言人的观点。为防止此类情况的发生，重要的会议记录要请发言人核对，需要转发的记录，要整理后送发言人审阅。用四号宋体书写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。二、关于常用文件的统一要求1、档案形式要求:对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。2、格式要求：

文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：上，下2.54cm，左3.17cm，右3.173、字体要求：

标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或者二号黑体加粗格式，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采用四号。4、表：

表中参数应表明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表内容采用五号送体字。图，表与正文之间要有一行的间距，文中的图，表，附注一律采用阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。5、页脚页眉、页码要求：（1）采用五号宋体（2）页眉左边写：湘潭大学法学院，右边写：第XX届团委学生会（3）页脚居中写：踏实才能留下脚印同心才能走得更远（4）页码要求：页码居中，首页封面不写页码。（5）标点符号：

注意中英文标点符号的区别，不能混用。三、策划的拟稿、核稿和签发1、策划的拟稿由部门的部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。（如：拟稿人为干事，核稿人则必须为部长或部长的上级；拟稿人为部长，则核稿人必须为主管该部门的主席团成员）3、签发文稿必须由院里主管学生工作的负责人签名，即学工办老师、团委书记、主管本科教育的院党委副书记任意一人。4、通知的签发文稿必须由主席团成员签名，预算超过100元的必须由主管本科教育的院党委副书记签名认可，方可复印并下发。5、通知必须经落款单位盖章、团（学）号方能生效。附表八关于XXXX的通知湘法团发［200X］X号湘法学发［200X］X号签发：发放对象：通知正文法学院团委（盖章）法学院学工办）（盖章）XXXX年XX月XX日字体：标题为黑体，其余为宋体；字体大小：标题为二号字体，团号、学工号为五号，其余为四号字体；加粗部分：标题、发放对象、落款。落款：落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。附表九拟稿核稿签发湘潭大学法学院第╳╳届团委学生会___________（活动名称）总结材料法学院团委学生会╳年╳月╳日目录一、序二、总结材料整个活动的总结各个分项活动的总结部长、干事的个人总结三、活动剪影四、跋五、附（包括活动经费决算等）字体:标题为黑体,其余为宋体；字体大小：目录两字为一号，标题为二号，其余为四号；加粗部分：标题、主干。附表十拟稿核稿签发湘潭大学法学院第╳╳届团委学生会