天宁区存储档案管理办法

天宁区存储档案管理办法总则目的与依据为了加强天宁区存储档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本区实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于天宁区内各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的存储档案管理工作。基本原则存储档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案的真实性、完整性、系统性和安全性，便于社会各方面有效利用的原则。档案管理机构与职责档案管理部门设置各单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备与档案管理工作相适应的专业人员，并保持人员相对稳定。档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类存储档案，确保档案的完整与安全。3.对本单位形成的档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制检索工具，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务。4.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。6.对本单位各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。档案的收集与整理档案收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等。2.上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与本单位工作相关的文件材料。3.本单位对外签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.本单位人事、财务、资产等管理活动中产生的文件材料。6.本单位科研、生产、经营等业务活动中形成的技术文件、产品资料、业务报表等。7.本单位获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等。8.其他具有保存价值的文件材料。档案收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应按照相关标准进行收集，确保格式规范、元数据完整，并与纸质文件相对应。4.照片、录音录像等特殊载体档案应同时收集相关的文字说明材料，详细记录其形成时间、地点、人物、内容等信息。5.实物档案应保持其原始状态，并附上相关的说明材料。档案整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。3.电子档案应按照年度、类别进行分类，建立电子档案数据库，确保电子档案的存储、检索和利用方便快捷。4.照片档案应按照年度、专题进行分类，编号并注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，冲印或扫描后进行整理保存。5.录音录像档案应按照年度、内容进行分类，标注录制时间、地点、主题、人物等信息，转录或数字化后进行整理保存。6.实物档案应按照类别进行整理，建立实物档案目录，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息。档案的保管档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离易燃、易爆、易腐蚀物品存放场所。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案实体安全。3.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和保管期限进行排列存放，便于查找和管理。5.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。档案存储介质管理1.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式，定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别异地存放。2.电子档案存储介质应选用质量可靠、兼容性好的产品，并按照相关标准进行标识和管理。3.对存储电子档案的介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。4.照片、录音录像等特殊载体档案应采用适宜的存储介质进行保存，并定期进行检查和转换，防止介质老化导致档案信息丢失。档案安全管理1.各单位应建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.档案库房应配备必要的安全防范设备，如消防器材、防盗报警装置、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.严格控制档案库房的访问权限，无关人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员应妥善保管钥匙、密码等，防止档案信息泄露。4.档案的借阅、利用应严格按照规定办理手续，确保档案的安全。归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。5.加强对档案信息安全的保护，采取加密、访问控制等技术手段，防止档案信息被篡改、窃取或泄露。档案的利用档案利用原则1.档案利用应遵循依法依规、服务为本、方便快捷的原则，在确保档案安全的前提下，为单位各项工作和社会利用提供有效服务。2.各单位应积极推进档案信息化建设，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的档案信息查询服务。档案利用方式1.档案查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.档案出具证明：单位或个人需要档案管理部门出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，说明证明用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门根据档案内容如实出具证明，并加盖档案管理部门印章。4.档案数字化利用：档案管理部门应积极推进档案数字化工作，建立档案数字化副本，为利用者提供远程查阅、下载等服务。利用数字化档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称及数量等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供决策依据。统计数据应及时、准确、完整，并按照规定向上级主管部门报送。档案的鉴定与销毁档案鉴定工作组织各单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成，负责对本单位保管期满的档案进行鉴定。档案鉴定标准1.对保管期满的档案，应根据其历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。2.具有重要历史价值、科学研究价值、文化价值或对本单位工作有重要查考利用价值的档案，应继续保存。3.保管期满但仍有未了事项的档案，应待事项了结后再行鉴定销毁。4.对已失去保存价值的档案，可予以销毁。档案销毁程序1.档案鉴定工作小组对保管期满的档案进行逐卷（件）鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案名称、年度、保管期限、数量、销毁原因等内容，并经档案鉴定工作小组负责人审核签字。3.将《档案销毁清册》报本单位分管领导审批，经批准后方可实施销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、年度等，确保销毁档案与《档案销毁清册》一致。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.对电子档案的销毁，应采用符合国家相关标准的技术手段进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁或物理销毁，确保电子档案信息无法恢复。监督与检查监督检查主体天宁区档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的存储档案管理工作进行监督检查。各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查，确保档案管理工作规范有序。监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案安全管理措施的落实情况。4.档案鉴定与销毁工作的合规性。监督检查方式1.定期检查：档案行政管理部门定期组织对各单位档案管理工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题或特定领域，开展专项检查，及时发现和解决问题。3.日常监督：档案行政管理部门通过日常工作中的指导、咨询等方式，对各单位档案管理工作进行监督。4.单位自查：各单位应定期开展档案管理工作自查，及时发现问题并进行整改，并