重工企业采购管理办法

重工企业采购管理办法一、总则（一）目的为规范重工企业采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证物资质量，提高企业经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于重工企业内所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，实现企业经济效益最大化。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合企业生产经营需求。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受企业内部监督和相关部门审计。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据企业生产经营需求，合理安排物资采购数量和时间。2.组织供应商选择与评估，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。4.收集市场信息，分析物资价格走势，为企业采购决策提供参考。（二）需求部门1.根据企业生产经营计划，提出物资需求申请，明确物资规格、型号、数量等要求。2.参与供应商选择与评估，提供技术支持和质量反馈。3.配合采购部门进行采购合同的签订、验收等工作。（三）质量部门1.制定物资检验标准和验收流程，负责对采购物资进行质量检验。2.对不合格物资提出处理意见，跟踪整改情况。3.参与供应商质量管理体系评估，协助采购部门选择优质供应商。（四）财务部门1.负责采购资金的预算编制和审核，确保采购资金的合理使用。2.审核采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应于每月末根据企业生产经营计划，结合库存情况，编制次月物资需求计划，提交至采购部门。2.采购部门收到需求计划后，进行汇总分析，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。（二）采购计划的审批1.采购计划编制完成后，提交至采购部门负责人审核，审核内容包括计划的合理性、准确性、可行性等。2.采购部门负责人审核通过后，将采购计划提交至分管领导审批。分管领导根据企业整体经营情况和资金状况，对采购计划进行审批。3.经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊原因需要变更采购计划，应按照原审批流程进行申请和审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购物资的类别和要求，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表，形成评估报告。4.根据评估结果，选择合格的供应商，与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核周期为每季度一次。考核内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格执行情况等方面。2.采购部门根据考核结果，对供应商进行评分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于考核结果为不合格的供应商，采购部门应与其沟通整改，如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。（三）供应商淘汰与更新1.如供应商出现严重质量问题、交货期延误、价格不合理等情况，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应按照合作协议的约定，终止合作关系，并将其从供应商数据库中删除。2.采购部门应定期对供应商数据库进行清理和更新，引入新的优质供应商，优化供应商结构，提高采购质量和效率。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明物资名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保申请内容真实、准确、合理。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，审核通过后提交至分管领导审批。2.分管领导根据企业采购政策和资金状况，对采购申请进行审批。对于金额较大或重要物资的采购申请，应提交至企业领导班子会议审议。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商，向其发送采购订单。采购订单应明确物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并经双方签字确认。2.采购部门应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如因特殊原因需要变更采购订单，应按照原审批流程进行申请和审批，并及时通知供应商。（四）物资验收1.物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照检验标准和验收流程对物资进行质量检验，需求部门对物资的数量、规格、型号等进行核对。3.如物资验收合格，质量部门和需求部门应在验收报告上签字确认；如物资验收不合格，质量部门应出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商处理，包括退货、换货、补货等。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单的真实性、准确性、合法性，审核通过后办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定提交预付款申请单，经审批后办理预付款支付手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于市场价格波动风险，采购部门应加强市场监测，建立价格预警机制，通过与供应商协商签订价格调整条款、套期保值等方式，降低价格波动对企业采购成本的影响。2.对于供应商违约风险，采购部门应在选择供应商时，要求其提供履约保证金或签订担保协议；加强对供应商的日常管理和考核，及时发现和解决潜在问题；如供应商出现违约行为，应按照合同约定追究其责任。3.对于质量问题风险，采购部门应选择质量可靠的供应商，加强对采购物资的质量检验和验收；如发现质量问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施，确保物资质量符合要求。4.对于法律风险，采购部门应加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规；在签订采购合同前，应审核合同条款，避免出现法律漏洞和风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改建议，跟踪整改情况，确保采购活动规范、透明、合法。（二）外部监督1.企业应接受政府相关部门的监督检查，积极配合审计、税务、工商等部门的工作，如实提供