铁路材料物资管理办法

铁路材料物资管理办法一、总则（一）目的为加强铁路材料物资管理，规范材料物资采购、供应、储备、使用等行为，提高材料物资管理水平，保障铁路运输生产的顺利进行，降低成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于铁路系统内各单位的材料物资管理活动，包括材料物资的计划编制、采购、验收、储存、发放、核算、清查等环节。（三）基本原则1.统一管理原则铁路材料物资实行统一管理，由专门的物资管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全路的材料物资管理工作，确保管理的规范性和一致性。2.保障供应原则以满足铁路运输生产需求为首要目标，合理安排材料物资的采购、储备和供应，确保运输生产所需物资及时、足额供应，不影响运输生产的正常进行。3.厉行节约原则在保证材料物资质量和满足生产需求的前提下，加强成本控制，减少浪费，提高物资使用效率，降低采购成本和库存成本。4.依法合规原则严格遵守国家法律法规和铁路行业相关标准、规定，规范材料物资管理行为，确保管理活动合法、合规、有序进行。二、管理职责（一）物资管理部门职责1.贯彻执行国家有关物资管理的法律法规和铁路行业标准、规定，制定和完善本单位的材料物资管理制度，并组织实施。2.负责编制铁路材料物资年度采购计划，汇总审核各部门、各单位的物资需求计划，根据运输生产任务和库存情况，合理安排采购数量和时间。3.组织开展物资采购工作，按照规定的采购方式和程序，选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。4.负责物资的验收工作，组织相关人员对采购物资进行检验、清点，确保物资数量准确、质量合格，对验收中发现的问题及时与供应商协商解决。5.建立健全物资储备管理制度，合理确定物资储备定额，组织物资的储备、保管和发放工作，定期对库存物资进行清查盘点，确保物资安全、完整。6.负责物资的核算工作，建立物资台账，及时记录物资的采购、验收、发放、库存等情况，定期进行物资成本核算和分析，为成本控制提供依据。7.监督检查各部门、各单位的物资管理工作，对违反物资管理制度的行为进行纠正和处理，定期向上级主管部门报告物资管理工作情况。8.组织开展物资管理信息化建设，建立物资管理信息系统，实现物资采购、供应、储备、使用等环节的信息化管理，提高管理效率和透明度。（二）使用部门职责1.根据运输生产任务和实际需求，按时编制本部门、本单位的物资需求计划，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给物资管理部门。2.负责本部门、本单位物资的领用和使用管理，按照规定的程序办理物资领用手续，合理使用物资，避免浪费和积压。3.配合物资管理部门做好物资的验收、清查盘点等工作，及时反馈物资使用过程中出现的问题，协助物资管理部门做好物资管理工作。（三）财务部门职责1.负责制定物资采购资金预算，审核物资采购计划和采购合同，确保采购资金的合理使用。2.按照财务管理制度和相关规定，及时支付物资采购款项，做好物资采购资金的核算和管理工作。3.参与物资成本核算和分析工作，提供财务数据支持，协助物资管理部门做好成本控制工作。（四）审计部门职责1.对物资采购、供应、储备、使用等环节的管理活动进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.对物资采购项目进行专项审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等，防范采购风险。三、计划管理（一）需求计划编制1.各部门、各单位应根据年度运输生产任务、设备维修计划、技术改造项目等，结合物资消耗定额和库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度的物资需求计划。2.物资需求计划应详细列出物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息，并注明物资的用途和使用部门。对于批量较大、金额较高的物资采购，应单独编制采购申请，并提供详细的技术规格和技术要求。3.物资需求计划编制完成后，应经本部门、本单位负责人审核签字，并加盖公章后报物资管理部门。（二）计划审核与汇总1.物资管理部门收到各部门、各单位报送的物资需求计划后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括物资需求的合理性、准确性、必要性，是否符合运输生产实际需要，是否与库存情况相匹配等。2.对于审核中发现的问题，物资管理部门应及时与需求部门沟通协调，要求其进行修改完善。审核通过后的物资需求计划，由物资管理部门进行汇总，编制铁路材料物资年度采购计划。3.铁路材料物资年度采购计划应包括物资名称、规格、型号、数量、预计采购金额、采购时间、采购方式等内容，并按照物资类别和用途进行分类汇总。采购计划编制完成后，应报上级主管部门审批。（三）计划调整1.在年度采购计划执行过程中，如因运输生产任务变化、设备故障、技术改造等原因，需要调整物资需求计划的，需求部门应及时向物资管理部门提出书面申请，并说明调整的原因和内容。2.物资管理部门收到需求部门的计划调整申请后，应进行审核评估，根据实际情况决定是否同意调整。如同意调整，应及时对年度采购计划进行修改，并报上级主管部门备案。3.对于因紧急情况需要临时采购的物资，需求部门应填写临时采购申请表，经本部门、本单位负责人批准后，报物资管理部门。物资管理部门应按照规定的采购程序及时组织采购，确保物资及时供应。四、采购管理（一）采购方式1.铁路材料物资采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。具体采购方式应根据物资的性质、金额、市场供应情况等因素确定。2.对于达到国家规定的招标规模标准的物资采购项目，应采用公开招标或邀请招标方式进行采购。公开招标应通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。3.对于采购金额较小、技术规格简单、市场供应充足的物资采购项目，可以采用询价采购方式。询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.对于只有唯一供应商或发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的物资采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。（二）供应商管理1.物资管理部门应建立供应商准入制度，对申请进入铁路物资供应市场的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩情况、信誉状况等。2.经审查合格的供应商，应纳入铁路物资供应商名录，并定期进行评估和考核。评估考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评估考核不合格的供应商，应及时取消其供应资格。3.物资管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应严格按照法律法规和铁路行业相关标准、规定签订，确保合同的合法性和有效性。（三）采购程序1.物资管理部门根据批准的年度采购计划，按照确定的采购方式组织实施采购。对于公开招标和邀请招标采购项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。2.采购项目实施前，物资管理部门应编制采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购文件应经审核批准后发布。3.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或报价文件，并在规定的时间内提交给物资管理部门或招标代理机构。物资管理部门或招标代理机构应按照规定的程序组织开标、评标、定标等工作。4.采购项目确定成交供应商后，物资管理部门应与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。五、验收管理（一）验收准备1.物资到货前，物资管理部门应通知使用部门和相关人员做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资性能和使用要求的人员参与验收。2.验收人员应根据采购合同和相关标准、规定，准备好验收所需的工具、量具、检测设备等，并熟悉验收流程和验收方法。（二）验收内容1.物资验收应包括数量验收、质量验收、规格型号验收等内容。数量验收应按照合同约定的数量进行清点，确保物资数量准确无误。质量验收应按照相关标准、规定和合同要求，对物资的质量进行检验，确保物资质量符合要求。规格型号验收应核对物资的规格型号是否与合同约定一致。2.对于重要物资和关键设备，应进行现场检验或试验，确保其性能和质量符合要求。对于涉及安全、环保等方面的物资，应按照国家相关法律法规和行业标准进行验收。（三）验收程序1.物资到货后，验收人员应首先核对物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息是否与采购合同一致。核对无误后，按照验收内容进行验收。2.验收过程中，如发现物资数量短缺、质量不合格、规格型号不符等问题，验收人员应及时做好记录，并与供应商联系，要求其限期解决。对于验收不合格的物资，应按照合同约定进行处理，如退货、换货、补货等。3.物资验收合格后，验收人员应填写物资验收单，注明物资的名称、规格、型号、数量、质量情况、验收结论等内容，并签字确认。物资验收单应一式多份，分别交物资管理部门、使用部门、财务部门等相关部门。六、储备管理（一）储备定额制定1.物资管理部门应根据铁路运输生产特点、物资消耗规律、供应周期等因素，制定各类物资的储备定额。储备定额应包括最高储备量、最低储备量、安全储备量等指标。2.最高储备量是指为保证铁路运输生产不间断进行，在正常供应条件下，物资储备所能达到的最大数量。最低储备量是指为防止物资供应中断，在正常供应条件下，物资储备应保持的最低数量。安全储备量是指为应对突发情况或供应中断等意外事件，物资储备应额外增加的数量。3.储备定额制定完成后，应报上级主管部门审批，并根据实际情况定期进行调整。（二）储备管理措施1.物资管理部门应按照储备定额组织物资的储备工作，合理安排储备资金，确保储备物资的数量和质量符合要求。对于储备物资，应分类存放，标识清晰，便于管理和发放。2.建立健全储备物资管理制度，定期对储备物资进行清查盘点，确保物资账实相符。清查盘点内容包括物资的数量、质量、规格型号、存放位置等。对于清查盘点中发现的问题，应及时查明原因，进行处理。3.加强储备物资的保管保养工作，根据物资的特性和保管要求，采取相应的保管措施，如防潮、防锈、防火、防盗等，确保物资安全、完整。对于有保质期要求的物资，应定期检查其保质期，及时处理临近保质期的物资。4.定期对储备物资的储备情况进行分析评估，根据运输生产任务变化、物资消耗情况、市场供应情况等因素，合理调整储备定额和储备结构，提高储备物资的使用效率。七、发放管理（一）发放原则1.物资发放应遵循“先进先出、急用先供”的原则，确保库存物资的合理周转和有效利用。2.严格按照物资领用计划和审批程序发放物资，不得超计划发放或擅自发放物资。（二）发放程序1.使用部门应根据生产需要，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经本部门、本单位负责人审批签字。2.物资管理部门收到物资领用申请表后，应进行审核。审核内容包括领用计划的合理性、审批手续的完整性等。审核通过后，按照规定的程序办理物资发放手续。3.物资发放人员应根据物资领用申请表，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放物资与申请一致。发放物资时，应填写物资发放单，注明物资的名称、规格、型号、数量、领用部门、领用日期等内容，并由发放人员和领用人员签字确认。4.物资发放单应一式多份，分别交物资管理部门、使用部门、财务部门等相关部门。财务部门根据物资发放单进行账务处理，记录物资的发出情况。八、核算管理（一）账务处理1.物资管理部门应建立健全物资台账，详细记录物资的采购、验收、发放、库存等情况。物资台账应按照物资类别、品种、规格型号等进行分类设置，做到账账相符、账实相符。2.财务部门应根据物资采购合同、物资验收单、物资发放单等原始凭证，及时进行账务处理，记录物资采购成本、库存增减变动、物资消耗等情况。物资采购成本应包括物资的价款、运输费、装卸费、保险费等相关费用。3.定期对物资成本进行核算和分析，计算物资采购成本、库存成本、物资消耗成本等指标，分析成本变动原因，为成本控制提供依据。（二）成本控制1.物资管理部门应加强物资采购成本控制，通过招标采购、集中采购、谈判采购等方式，降低采购价格，减少采购费用。同时，应加强对供应商的管理，确保采购物资的质量和交货期，避免因质量问题和交货延迟导致的额外成本。2.合理控制物资库存水平，降低库存成本。通过优化储备定额、加强库存管理等措施，减少库存积压和浪费，提高库存物资的周转速度。3.加强物资使用管理，提高物资使用效率，降低物资消耗成本。通过制定物资消耗定额、开展节能降耗活动等措施，减少物资的浪费和损耗，提高物资的利用价值。九、清查盘点管理（一）清查盘点计划1.物资管理部门应制定年度清查盘点计划，明确清查盘点的范围、内容、时间、人员等要求。清查盘点范围应包括本单位所有的库存物资、在途物资、委托加工物资等。2.清查盘点时间应根据实际情况