高校软件采购管理办法

高校软件采购管理办法一、总则（一）目的为规范高校软件采购行为，加强软件采购管理，提高资金使用效益，保障软件质量和安全，根据国家相关法律法规和行业标准，结合我校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于我校各部门、各学院（系）、各直属单位在教学、科研、管理等活动中进行的软件采购行为。（三）基本原则1.合法性原则软件采购应严格遵守国家法律法规，确保采购活动合法合规。2.规范性原则采购过程应遵循规范的流程和标准，保证采购活动公正、透明、有序。3.效益性原则在满足教学、科研和管理需求的前提下，注重资金使用效益，合理控制采购成本。4.质量保障原则优先采购质量可靠、功能适用、技术先进的软件产品，确保软件能够满足实际工作需要。二、采购计划管理（一）需求调研1.使用部门应根据教学、科研和管理工作的实际需求，进行充分的软件需求调研。调研内容包括软件功能、性能、兼容性、安全性等方面的要求，并形成详细的需求调研报告。2.需求调研报告应提交给学校信息化建设管理部门进行审核，信息化建设管理部门应组织相关专家对需求进行论证，确保需求的合理性和可行性。（二）采购计划编制1.根据需求调研报告和学校实际情况，使用部门负责编制软件采购计划。采购计划应明确软件名称、功能要求、采购数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制完成后，应提交给学校财务部门进行预算审核。财务部门应根据学校预算安排和资金情况，对采购计划的预算金额进行审核，并出具审核意见。3.经财务部门审核通过的采购计划，由使用部门提交给学校采购管理部门，采购管理部门负责汇总编制学校年度软件采购计划。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研和管理工作需要对采购计划进行调整，使用部门应及时提交采购计划调整申请。2.采购计划调整申请应说明调整原因、调整内容、调整后的预算金额等，并按照采购计划编制流程进行审核。3.经审核通过的采购计划调整申请，由采购管理部门负责对学校年度软件采购计划进行相应调整。三、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，应当采用公开招标方式：（1）采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的；（2）采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书，并按照相关法律法规的规定进行开标、评标、定标等程序。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，由学校采购管理部门、使用部门、财务部门等相关人员以及技术专家组成。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判，并按照相关法律法规的规定确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，由学校采购管理部门、使用部门、财务部门等相关人员以及技术专家组成。采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和满足采购需求的前提下，确定成交价格，并按照相关法律法规的规定签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，由学校采购管理部门、使用部门、财务部门等相关人员以及技术专家组成。询价小组应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并按照相关法律法规的规定确定成交供应商。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据软件采购计划，填写软件采购申请表。采购申请表应包括软件名称、功能要求、采购数量、预算金额、采购方式、售后服务要求等内容。2.采购申请表经使用部门负责人签字确认后，提交给学校采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应按照采购方式选择的相关规定进行审核。对于需要招标的项目，应按照招标程序进行审批；对于不需要招标的项目，应按照学校相关规定进行审批。2.采购审批通过后，采购管理部门应向使用部门发出采购审批通知书，并通知使用部门按照采购方式选择的相关规定组织采购活动。（三）采购实施1.对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式，采购管理部门应按照相关法律法规的规定组织招标代理机构或自行组织采购活动。2.对于单一来源采购方式，采购管理部门应按照相关法律法规的规定与供应商进行协商，并签订采购合同。3.在采购实施过程中，采购管理部门应严格按照采购文件的要求进行开标、评标、定标等工作，确保采购活动公正、透明、有序。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购管理部门应根据评标结果或协商结果，与中标供应商或成交供应商签订软件采购合同。2.软件采购合同应明确软件名称、功能要求、采购数量、价格、交货时间、售后服务等内容，并按照相关法律法规的规定进行签订。3.采购管理部门应将软件采购合同副本提交给学校财务部门和使用部门，作为付款和验收的依据。（五）验收1.软件到货后，使用部门应按照软件采购合同的要求进行验收。验收内容包括软件功能、性能、兼容性、安全性等方面的要求。2.使用部门应成立验收小组，由使用部门相关人员以及技术专家组成。验收小组应按照验收标准进行验收，并出具验收报告。3.对于验收合格的软件，使用部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的软件，使用部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决，并重新组织验收。（六）付款1.软件验收合格后，使用部门应按照软件采购合同的要求填写付款申请表，并提交给学校财务部门。2.财务部门应根据软件采购合同和验收报告，对付款申请表进行审核。审核通过后，财务部门应按照学校财务管理制度的规定进行付款。五、软件使用与维护管理（一）软件使用培训1.软件采购完成后，供应商应负责为使用部门提供软件使用培训服务。培训内容应包括软件功能、操作方法、注意事项等方面的内容。2.使用部门应组织相关人员参加软件使用培训，确保相关人员能够熟练使用软件。（二）软件使用管理1.使用部门应按照软件使用说明书的要求正确使用软件，不得擅自修改软件功能或数据。2.使用部门应建立软件使用记录制度，记录软件使用情况、运行状况等信息，并定期进行统计分析。3.对于涉及学校机密信息的软件，使用部门应按照学校保密制度的要求进行管理，确保信息安全。（三）软件维护管理1.供应商应按照软件采购合同的要求为学校提供软件维护服务，包括软件升级、故障排除、技术支持等方面的内容。2.使用部门在软件使用过程中发现问题，应及时通知供应商进行处理。供应商应在规定的时间内响应并解决问题。3.学校应建立软件维护档案制度，记录软件维护情况、故障处理情况等信息，并定期进行总结分析。六、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对软件采购项目进行审计，检查采购活动是否合法合规、采购程序是否规范、采购资金使用是否合理等方面的内容。2.学校纪检监察部门应加强对软件采购项目的监督检查，对采购活动中的违规违纪行为进行严肃查处。（二）外部监督1.学校应积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供软件采购项目的相关资料和信息。2.对于财政、审计、监察等部门提出的整改意见，学校应认真落实，及时整改到位。七、法律责任（一）供应商责任1.供应商在软件采购活动中如有下列行为之一的，应承担相应的法律责任：（1）提供虚假材料谋取中标、成交的；（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（3）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；（4）向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；（5）在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；（6）拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有前款所列行为之一的，中标、成交无效，处采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校的采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任。给采购人造成损失的，依法承担赔偿责任。（二）采购人责任1.采购人在软件采购活动中如有下列行为之一的，应承担相应的法律责任：（1）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；（2）擅自提高采购标准的；（3）委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；（4）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；（5）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（6）中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；（7）拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有前款所列行为之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报。（三）其他人员责任1.参与软件采购活动的其他人员如有下列行为之一的，应承担相应的法律责