信访档案规范管理办法

信访档案规范管理办法一、总则（一）目的为加强公司信访档案的规范化管理，提高信访工作质量和效率，维护公司的正常秩序，依据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及全体员工涉及的信访档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：信访档案应如实反映信访事项的发生、处理过程及结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与信访事项相关的各类文件、资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管信访档案，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、存储等管理工作。二、信访档案管理职责（一）信访工作领导小组职责1.全面领导和监督公司信访档案管理工作。2.研究解决信访档案管理工作中的重大问题。（二）信访部门职责1.负责信访档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定信访档案管理的具体操作规程。3.对各部门信访档案管理工作进行指导和检查。（三）各部门职责1.负责本部门信访事项的记录和初步整理，并及时移交信访部门。2.配合信访部门做好信访档案管理相关工作。（四）档案管理人员职责1.严格按照档案管理规定，做好信访档案的日常管理工作。2.确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失。3.积极为档案利用者提供服务，做好档案查阅、借阅等登记工作。三、信访档案的收集（一）收集范围1.信访人提交的信访材料，包括书信、电子邮件、走访记录、电话记录等。2.公司内部处理信访事项过程中形成的文件、资料，如信访登记表、调查处理报告、答复意见书等。3.与信访事项相关的会议纪要、领导批示、处理意见等。4.其他与信访事项有关的材料。（二）收集要求1.及时性：各部门应在信访事项处理完毕后[X]个工作日内，将相关材料移交信访部门。2.完整性：确保收集的材料齐全、完整，能够全面反映信访事项的全貌。3.准确性：对收集的材料进行认真核对，保证内容准确无误。（三）收集程序1.各部门指定专人负责将本部门的信访材料进行初步整理，填写《信访材料移交清单》。2.在规定时间内，将整理好的信访材料及《信访材料移交清单》一并移交信访部门。3.信访部门对接收的材料进行审核，对不符合要求的材料退回原部门补充完善。四、信访档案的整理（一）分类标准1.按信访事项性质分类：分为投诉类、建议类、咨询类等。2.按信访事项涉及部门分类：明确涉及的具体部门。3.按信访时间顺序分类：便于查找和统计。（二）整理方法1.装订：对纸张大小不一致、破损的材料进行裱糊、修补，使其规格统一，然后用线绳或缝纫机进行装订。2.编页号：在每份材料的右上角或右下角编写页号，空白页不编号。3.编目：编制《信访档案目录》，包括档案编号、信访人姓名、信访事项、处理结果、归档日期等内容。（三）整理流程1.信访部门收到移交的信访材料后，按照分类标准进行分类。2.对每一类信访材料进行整理，依次完成装订、编页号、编目等工作。3.将整理好的信访档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、信访档案的编号（一）编号规则信访档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的方式。例如：20XXTF001，其中“20XX”表示年度，“TF”表示投诉类信访档案类别代码，“001”表示该类别信访档案的顺序号。（二）编号方法1.年度编号：按照公历年份填写。2.类别代码：根据信访事项性质确定，具体代码表如下：投诉类：TF建议类：JY咨询类：ZX其他：QT3.顺序号：从“001”开始，依次顺序编号，每年年初重新编号。六、信访档案的存储（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案存放在专用的档案柜中，按照类别、年度顺序排列。3.电子档案存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立专门的文件夹进行分类管理，并定期进行备份。（二）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案柜应摆放整齐，便于查找和取用，避免阳光直射和潮湿。3.电子档案存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。七、信访档案的保管期限（一）保管期限划分1.短期保管：保管期限为[X]年，适用于一般性信访事项，处理完毕后对后续工作无重要参考价值的档案。2.中期保管：保管期限为[X]年，适用于有一定参考价值的信访事项档案。3.长期保管：保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有典型意义或对公司发展有重要影响的信访事项档案。（二）保管期限确定1.信访部门在整理档案时，根据信访事项的性质、重要程度等因素，初步确定保管期限，并在档案目录中注明。2.信访工作领导小组定期对档案保管期限进行审核和调整，确保保管期限的合理性。八、信访档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门为处理信访事项、总结工作经验、完善管理制度等查阅信访档案。2.因工作需要，经公司领导批准，外部单位或个人可以查阅相关信访档案，但必须严格遵守保密规定。（二）利用程序1.内部查阅：查阅人填写《信访档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。经所在部门负责人签字同意后，到信访部门办理查阅手续。信访部门档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.外部查阅：查阅人提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，并加盖单位公章。经公司领导批准后，由信访部门与查阅人签订《信访档案查阅保密协议》。按照内部查阅程序办理查阅手续。（三）利用限制1.查阅人必须在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.未经公司同意，查阅人不得擅自复制、拍照、传播档案内容。九、信访档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.信访部门定期对保管期满的信访档案进行鉴定，成立由信访部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，填写《信访档案销毁申请表》，经鉴定小组组长签字、信访工作领导小组批准后，予以销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人在《信访档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告信访工作领导小组。十、监督与检查（一）监督检查职责1.公司内部审计部门负责对信访档案管理工作进行定期审计和监督检查。2.信访工作领导小组不定期对信访档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量