全球集中采购管理办法

全球集中采购管理办法一、总则（一）目的为了规范公司全球集中采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的内部控制与管理，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在全球范围内进行的各类物资、服务及工程项目的集中采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：通过集中采购，整合资源，优化采购流程，实现规模经济，降低采购成本，提高公司整体经济效益。3.质量优先原则：在保证采购物资、服务及工程项目质量的前提下，开展采购活动，确保满足公司生产经营的需求。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部和外部的监督，保障各利益相关方的知情权。5.诚实守信原则：采购活动中应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的信誉和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立全球集中采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议和批准重大采购事项，包括采购战略、年度采购计划、重大采购项目的供应商选择等。领导小组由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。（二）采购执行部门公司设立全球集中采购中心，作为采购执行部门，负责具体实施全球集中采购活动。采购中心应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施、合同管理等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购过程中的技术评审、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项等财务工作，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。3.法务部门：负责审查采购合同，提供法律意见和支持，确保采购活动的合法性和合规性。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况，防范采购风险。三、采购计划管理（一）采购需求预测各需求部门应定期对物资、服务及工程项目的需求进行预测，结合公司的生产经营计划、市场变化等因素，提出准确的采购需求预测报告。采购需求预测报告应包括需求数量、规格型号、需求时间等详细信息。（二）年度采购计划编制采购中心根据各需求部门的采购需求预测报告，结合公司的库存情况、采购预算等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策机构审议批准。（三）采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时提出调整申请，说明调整的原因、内容和影响。采购中心应根据调整申请，对采购计划进行评估和调整，并报采购决策机构备案。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商筛选标准：采购中心应制定供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商申请与审核：供应商应向采购中心提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购中心对供应商的申请进行审核，审核合格的供应商纳入供应商名录。3.供应商实地考察：对于重要的采购项目，采购中心应组织对供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况，评估其是否符合公司的要求。（二）供应商评估与考核1.评估指标设定：采购中心应建立供应商评估指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.定期评估：采购中心应定期对供应商进行评估，根据评估结果对供应商进行分类管理。对于评估结果优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评估结果不合格的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.动态管理：采购中心应根据供应商的表现，对供应商名录进行动态管理，及时更新供应商信息。（三）供应商关系管理1.沟通与合作：采购中心应与供应商保持密切的沟通与合作，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。2.激励与约束：采购中心应建立供应商激励与约束机制，对表现优秀的供应商给予奖励，对违反合同约定的供应商进行处罚。3.战略合作伙伴关系建立：对于长期合作、信誉良好、实力较强的供应商，采购中心应与其建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、成本控制等方面的合作，实现互利共赢。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购中心应按照国家法律法规和公司内部规定，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.评标标准：评标标准应明确、具体、公平、公正，包括价格、技术、商务等方面的因素。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请对象确定：采购中心应根据采购项目的特点和要求，从供应商名录中选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。3.招标程序：邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在招标公告发布、投标邀请书发放等环节有所不同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购中心应成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件确定的谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购中心应组织相关部门对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。论证通过后，报采购决策机构批准。采购中心与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购中心应向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。采购中心对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商。六、采购流程（一）采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、需求时间等内容，并提交给采购中心。采购申请表应经需求部门负责人审核签字。（二）采购审批采购中心收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核通过后提交给采购决策机构进行审批。采购决策机构根据采购项目的性质、金额等因素，进行审批决策。（三）采购实施1.采购文件编制：采购中心根据采购审批结果，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.供应商选择：采购中心按照采购文件的要求，选择合适的供应商，并向其发出采购文件或邀请其参与采购活动。供应商应在规定的时间内提交响应文件。3.开标、评标、谈判、询价：采购中心按照采购文件规定的程序，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确定成交供应商。4.合同签订：采购中心与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报法务部门审核备案。（四）采购验收1.验收准备：采购中心在采购合同签订后，应及时通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.验收实施：需求部门按照验收方案对采购项目进行验收，验收过程中应严格按照合同要求和相关标准进行检查。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.验收结果处理：如验收不合格，需求部门应及时通知采购中心，采购中心应与供应商协商解决问题。如供应商未能按时解决问题或解决结果不符合要求，采购中心应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.付款申请：采购中心根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，提交给财务部门。付款申请表应包括采购项目名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并经采购中心负责人审核签字。2.付款审批：财务部门对付款申请表进行审核，审核通过后提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司资金状况和采购合同约定，进行付款审批决策。3.付款执行：财务部门按照付款审批结果，办理付款手续，将款项支付给供应商。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购中心应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估与考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：加强采购过程中的质量控制，严格按照合同要求和相关标准进行验收，确保采购物资、服务及工程项目的质量。4.合同风险应对：加强合同管理，签订规范、严谨的采购合同，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷。（三）风险监控与预警采购中心应建立风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。八、信息管理（一）采购信息收集采购中心应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等，为采购决策提供依据。（二）采购信息分析与利用采购中心应定期对采购信息进行分析和利用，通过数据分析，了解市场动态和采购趋势，优化采购策略，提高采购效率和效益。（三）采购信息系统建设公司应建立采购信息系统，实现采购信息的集中管理和共享。采购信息系统应包括采购需求管理、供应商管理、采购计划管理、采购流程管理、合同管理、风险管理等功能模块，提高采购管理的信息化水平。九、监督与检查（一）内部监督1.审计监督：审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情