农行档案中心管理办法

农行档案中心管理办法一、总则（一）目的为加强中国农业银行（以下简称“农行”）档案中心管理，规范档案管理工作流程，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于农行各级档案中心及涉及档案管理工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则农行档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。各级档案中心负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.依法合规原则档案管理工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则加强档案安全保密管理，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为农行各项工作提供及时、准确的档案信息支持。二、档案管理职责（一）档案中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和农行档案管理办法，制定本单位档案管理制度和工作流程。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.指导和监督本单位各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为农行决策和业务发展提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理要求，定期向档案中心移交应归档的文件材料，并办理交接手续。3.配合档案中心做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保密工作，指定专人负责档案管理，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围农行档案收集范围包括以下几类：1.党群工作类：包括党组织建设、宣传教育、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括行政事务、人力资源、财务管理、审计监督、安全保卫、信息技术等方面的文件材料。3.业务经营类：包括公司业务、个人金融业务、信贷业务、风险管理、金融市场业务等方面的文件材料。4.科技研发类：包括软件开发、系统建设、技术创新等方面的文件材料。5.客户服务类：包括客户信息、服务记录、投诉处理等方面的文件材料。6.其他类：包括外事工作、档案管理、法律事务等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管、鉴定、统计和检索。（四）整理方法档案整理采用分类、编号、编目等方法，具体如下：1.分类：根据档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务经营类、科技研发类、客户服务类、其他类等六大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。编号采用“年度+类别+顺序号”的方式，如“2023行政001”。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所档案中心应设置专门的档案库房，档案库房应符合以下要求：1.具有良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，定期进行检查和维护。（二）保管方式档案保管采用纸质档案与电子档案相结合的方式，具体如下：1.纸质档案：应按照档案整理要求进行装订、编目，装入档案盒或档案柜进行保管。档案盒和档案柜应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和利用。2.电子档案：应按照相关标准和规范进行存储和管理，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全、完整和可检索。电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定，详见《中国农业银行档案保管期限表》。（四）档案清查档案中心应定期对档案进行清查，确保档案的账实相符。清查工作每年至少进行一次，清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。清查结果应形成报告，对发现的问题及时进行整改。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案中心负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定应依据国家有关法律法规和农行档案管理办法，结合档案的历史价值、现实利用价值和保管状况等因素，综合考虑确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，逐份鉴定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.对鉴定为销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经档案中心负责人审核、行领导批准后，进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应采用数据擦除或物理销毁等方式销毁。销毁过程应进行记录，并存档备查。六、档案的统计与移交（一）统计工作档案中心应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计报表应定期报送上级档案管理部门和本单位领导，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.档案移交应按照国家有关规定和农行档案管理办法进行，确保档案的顺利交接。2.档案中心应定期向上级档案管理部门移交应归档的档案，并办理交接手续。交接双方应在《档案移交清册》上签字确认。3.档案中心应按照规定将到期档案移交同级国家综合档案馆，并办理交接手续。交接双方应在《档案交接文据》上签字确认。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循以下原则：1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和农行档案管理办法提供档案利用服务。2.保密原则：确保档案信息安全，严格控制档案的查阅范围，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等，具体如下：1.查阅：利用者可到档案中心查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经档案中心负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案中心负责人批准后，按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案中心印章，注明用途。（三）利用登记档案中心应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量等信息。利用登记应定期进行整理和归档，以备查询。八、档案信息化建设（一）建设目标农行档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平，为农行各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。2.档案管理系统建设：开发档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源开发：利用档案信息化成果，开展档案信息资源开发，为农行决策和业务发展提供支持。（三）安全管理档案信息化建设应加强安全管理，确保档案信息安全。具体措施包括：1.建立安全管