湖南省紧急采购管理办法

湖南省紧急采购管理办法总则制定目的为了规范湖南省行政事业单位、国有企业等各类组织（以下统称“采购主体”）的紧急采购行为，提高紧急采购效率，保障紧急情况下各项工作的顺利开展，确保采购活动合法、公正、透明，依据相关法律法规，结合本省实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于湖南省内各级行政事业单位、国有企业以及其他依法设立且使用财政性资金或自有资金进行采购活动的组织，在遇到自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发紧急情况时，所开展的紧急采购活动。基本原则1.依法依规原则：紧急采购活动必须严格遵守国家和湖南省有关法律法规、政府采购政策以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.高效快捷原则：以满足紧急需求为首要目标，简化采购程序，提高采购效率，在最短时间内完成采购任务，保障紧急工作的顺利推进。3.公开透明原则：除涉及国家秘密、商业秘密等法律法规规定的情形外，紧急采购活动应尽量做到信息公开，接受社会监督，确保采购过程公正透明。4.质量保障原则：在追求采购效率的同时，不得忽视采购质量，确保所采购的货物、工程和服务符合相关标准和要求，能够满足紧急情况下的实际需求。紧急采购的情形界定自然灾害引发的紧急采购因地震、洪水、台风、泥石流等自然灾害导致公共设施损坏、物资短缺等情况，为保障受灾群众基本生活、恢复生产经营、开展抢险救灾等工作而急需进行的采购。例如，采购救灾帐篷、食品、饮用水、医疗用品等物资，以及紧急修复道路、桥梁、水利设施等工程所需的设备和材料。事故灾难引发的紧急采购包括生产安全事故、交通事故、火灾事故等各类事故灾难发生后，为救援抢险、事故调查、恢复正常秩序等而开展的紧急采购。如采购救援设备、防护用品、检测仪器等物资，以及进行事故现场清理、设施修复等工程所需的服务和材料。公共卫生事件引发的紧急采购在突发重大传染病疫情、群体性不明原因疾病等公共卫生事件期间，为防控疫情、救治患者、保障医疗物资供应等而实施的紧急采购。例如，采购医用口罩、防护服、护目镜、呼吸机、检测试剂等医疗物资，以及建设临时隔离场所、改造医疗设施等工程所需的设备和服务。社会安全事件引发的紧急采购针对恐怖袭击、群体性事件、公共安全事故等社会安全事件，为维护社会稳定、保障公共安全、开展应急处置等工作而进行的紧急采购。如采购安保设备、应急照明设备、通信设备等物资，以及实施应急指挥中心建设、治安防控设施改造等工程所需的服务和材料。采购程序采购需求申报1.需求部门提出申请：采购主体的相关部门在遇到紧急情况需要进行采购时，应及时填写《湖南省紧急采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、紧急情况说明等内容，并加盖部门公章。2.审核与批准：申报表提交至采购主体的采购管理部门或相关负责人进行审核。审核人员应根据紧急情况的真实性、采购需求的合理性以及资金来源的合规性等进行审查。对于符合紧急采购条件的申报项目，报经采购主体的主管领导或决策机构批准后，方可进入采购程序。采购方式选择1.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。在紧急情况下，为满足特定技术要求或确保与现有设备、系统的兼容性，需要从特定供应商采购的。2.竞争性谈判：若有多家供应商可供选择，且采购项目具有一定的复杂性和专业性，可采用竞争性谈判方式。采购主体应成立谈判小组，由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评定成交的标准等事项。邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，并与之进行谈判。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。3.询价采购：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的紧急采购项目，可采用询价采购方式。采购主体应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购主体根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。采购实施1.确定供应商：根据选定的采购方式，确定成交供应商后，采购主体应及时与供应商签订采购合同或协议。合同或协议应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务清晰明确。2.采购执行与监督：采购合同签订后，采购主体应跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按照合同约定及时、足额供应货物、提供工程或服务。采购管理部门或相关监督机构应加强对采购过程的监督检查，防止出现违规操作、谋取私利等问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其责任，并要求其承担相应的赔偿责任。采购验收1.验收准备：采购项目完成后，采购主体应组织成立验收小组，制定验收方案。验收小组应由采购管理部门、需求部门、使用部门、质量检测机构等相关人员组成，明确验收标准、验收程序和验收方法。2.实施验收：验收小组按照验收方案对采购项目进行验收，包括对货物的数量、规格、质量、性能等进行检查，对工程的质量、进度、安全等进行评估，对服务的内容、标准、效果等进行考核。验收过程中，应要求供应商提供相关证明材料和技术资料，并进行现场演示和测试。如发现采购项目存在质量问题或不符合合同约定的情况，验收小组应及时要求供应商进行整改或退换货，直至达到验收标准为止。3.验收报告：验收工作完成后，验收小组应出具《湖南省紧急采购项目验收报告》，详细记录验收情况、验收结果以及存在的问题和处理意见等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购主体公章。验收报告作为支付采购资金、办理资产入账等手续的重要依据。采购资金管理资金来源紧急采购资金来源包括财政性资金、自有资金以及其他合法合规的资金渠道。财政性资金应按照财政预算管理的相关规定进行安排和使用，确保专款专用。自有资金应按照组织的财务管理制度进行管理和调配，保障紧急采购活动的资金需求。预算编制与调整1.预算编制：采购主体应根据紧急采购的实际需求，合理编制紧急采购预算。预算编制应遵循真实性、合理性、完整性的原则，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、资金来源等内容，并按照规定的预算编制程序进行申报和审批。2.预算调整：在紧急采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购主体应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的预算应确保资金使用的合法性、合规性和合理性，不得随意扩大预算范围或提高预算标准。资金支付1.支付依据：采购主体应按照采购合同约定和验收报告，及时办理采购资金支付手续。支付凭证应包括采购合同、发票、验收报告、支付申请等相关资料，确保资金支付的依据充分、手续齐全。2.支付方式：采购资金支付方式应按照国家和湖南省有关财务管理制度的规定执行，可采用财政直接支付、财政授权支付、银行转账等方式。对于财政性资金的支付，应严格按照财政国库集中支付制度的要求进行操作，确保资金安全、高效地支付到供应商账户。监督管理内部监督1.采购管理部门监督：采购主体的采购管理部门应加强对紧急采购活动的全过程监督，建立健全内部监督管理制度，定期对采购项目进行检查和评估。监督内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，确保采购活动合法合规、公正透明。2.审计部门监督：采购主体的审计部门应定期对紧急采购项目进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购项目的立项审批、采购方式选择、采购合同签订、采购资金支付、采购验收等环节，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，防范采购风险。3.纪检监察部门监督：采购主体的纪检监察部门应加强对紧急采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对违反法律法规、采购政策以及组织内部规定的单位和个人，依法依规追究其责任，维护采购活动的正常秩序。外部监督1.财政部门监督：各级财政部门应加强对采购主体紧急采购活动的监督管理，建立健全紧急采购信息报告制度。采购主体应定期向财政部门报送紧急采购项目的实施情况，包括采购项目名称、采购金额、采购方式、采购合同签订与履行情况等。财政部门应加强对采购主体紧急采购资金使用情况的监督检查，确保财政资金安全、高效使用。2.审计机关监督：审计机关依法对采购主体的紧急采购活动进行审计监督，重点审查采购项目的真实性、合法性、效益性等方面。审计机关可根据需要对采购项目进行专项审计或审计调查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，促进采购活动规范运行。3.社会监督：鼓励社会各界对采购主体的紧急采购活动进行监督。任何单位和个人发现采购活动存在违法违规行为的，均可向相关部门举报。采购主体应及时受理举报，并对举报内容进行调查核实。对于经查实的违法违规行为，应依法依规严肃处理，并向社会公开处理结果，接受社会监督。法律责任采购主体责任1.采购主体有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购主体及其工作人员在紧急采购活动中存在贪污受贿、徇私舞弊、滥用职权等违法违纪行为的，依法追究其法律责任；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。供应商责任1.供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他